Vedat Erdem
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bilim Uzmanı
vedaterdem1@gmail.com

İşletmelerde Stok Kontrol Yöntemleri

Üretim ve ticaret işletmelerinin stok yönetim yapıları işletme performansına doğrudan etki etmektedir. Bir taraftan planlanan üretimin aksamaması, müşterilere zamanında ürün teslim edilmesi ve stokların elde bulundurulma maliyetleri ile tedarik maliyetlerinin optimum düzeyde kalması için gerekli önlemlerin alınması gerekir.  Etkin bir stok yönetiminin gerçekleştirilebilmesi stok kontrol yöntemleri ile mümkündür.

Stok Kontrolünün İşletmeye Sağladığı Avantajlar

1-Etkin bir stok kontrolü işletmelerin eksik ve fazla ürünlerini tespit etmesine yardımcı olabilir. Bu tespitler ile zamanında satın alma işlemlerine başlayabilir veya elde bulunan fazla ürünlerin hızlı bir şekilde pazarlanması adına yeni adımların (kampanya, reklam, pazar arayışı vs.) atılması sağlanabilir.

2-Etkin bir stok kontrolü yapan üretim işletmeleri faaliyetlerini düzenler ve üretim safhasında gereksiz beklemelerin azalmasına yardımcı olabilir.

3-Etkin bir stok kontrolü işletmelere stok fazlası ürünlerini eritmek ve stok açığı olan ürünleri de tedarik etmede etkin bir analiz yeteneği kazandırabilir.

4-Etkin bir stok kontrolü ile tedarik masrafları azalabilir.

5-Etkin bir stok kontrolü ile maliyet muhasebesi kayıtlarının düzgün bir şekilde oluşturulmasına yardımcı olabilir.

“İşletmelerde stok kontrol sistemlerinde kullanılan yöntemler farklılıklar göstermektedir. Bunların bazıları aşağıda açıklanmıştır:” *

1-En Düşük-En Yüksek Yöntemi

Stok kontrolünden sorumlu yetkili,

1-En düşük ve en yüksek olmak üzere iki stok düzeyi belirler.

2-Stoklar en düşük düzeyine ulaştığında, stokları yeniden doldurmak amacıyla sipariş verilir.

3-En yüksek düzey, stok miktarı olarak aşılmaması gereken düzeydir. En düşük düzeye ulaşıldığında, en yüksek düzey aşılmayacak şekilde sipariş verilir. Aksi takdirde işletme; finansal açıdan, depolama, israf ve fazla kullanım açılarından önemli ölçüde zorlanacaktır.

Bu yönteme göre, stoklar iki düzey arasında bir yerlerde olduğu sürece, herhangi bir sorun yoktur. En düşük-en yüksek yöntemi, basittir ve stokların dengelenmesi görevinin oldukça anlaşılır bir şekilde yürütülebilmesini sağlayan bir yöntemdir. Sipariş miktarı çok fazla olduğunda veya sipariş teslim alınıncaya kadar geçen sürede stokların tükenmesi durumunda, sorunlarla karşılaşılabilir.

2-Görsel Kontrol Yöntemi

Ambar biriminde görevli deneyimli bir çalışan,

1-Belirli aralıklarla stokları gözden geçirir.

2-Bu deneyimli çalışanın kişisel görüşüne göre, belirli bir düzeyin altına düştüğü belirlenen stokların yeniden tedariki sağlanır.

Stokların sipariş verme düzeyi ve siparişteki stok kalemi miktarı tamamen çalışanın görüşüne ve sorumluluğuna kalmıştır. Bu yöntem, küçük işletmelerde birim değeri düşük, düşük hacimli ancak çok sayıdaki stokların kontrolünde kolaylıkla uygulanabilir. Görsel kontrol yöntemi, maliyeti düşük bir yöntem olarak kabul görmüştür. Ancak, gözden geçirme aralığı, sipariş düzeyi ve sipariş miktarının kişisel olarak belirlenmesi, yanlışlıkların olabilme olasılığını yükseltebilmektedir. Ayrıca, stokların ambarda düzenli bir şekilde yerleştirilmemiş olması yanılgılara yol açabilir. Stokların hızla tüketimi ve tedarik süresi gibi etkenlerde değişim olması durumlarında da bu yöntemin olumlu sonuçlar vermesi güçleşir.

3-Çift Depo Yöntemi

Herhangi bir stok,

1-İki bölmeli bir depoda tutulur.

2-Deponun ana bir bölümü vardır. Bunun yanı sıra ikincil bir yedek depo bölümü de bulunur.

Yöntem, yedek bölümü olan bir benzin deposuna da benzetilebilir. Normal olarak ana depo kullanılır. Bu depodaki stoklar tamamen kullanıldığı zaman, yeniden sipariş verilir. Yeni stok teslim alınıncaya kadar yedek depo kullanılır. Ancak, yedek depoda sipariş teslim alınıncaya kadar geçecek sürede gereksinim duyulan miktar kadar stok miktarı bulunmalıdır. Bu yöntem de görsel kontrol yönteminin olumlu ve olumsuz yanlarını taşımaktadır. Ayrıca, olağan dışı durumlar ve talepteki ani yükselmelere karşılık, yedek stok bulundurulması iyi bir durumdur. Ancak, yedek depoda bulunan stoklar, ana depoya geçilinceye kadar bozulabilir ve kullanılamaz hale gelebilir. Ayrıca, bu yöntemde elde bulundurma maliyetleri yükselebileceğinden yedek depodaki miktar çok dikkatle belirlenmelidir.

4-Sabit Sipariş Yöntemi

Bu çok temel bir stok kontrol yöntemidir. Toplam stok maliyetini minimum yapacak şekilde önceden belirlenmiş sabit bir miktarda veya her ay veya her haf­ta gibi, sabit bir süre sonrasında, sipariş verilir. Stokların tüketim hızının her zaman farklı olabilmesi, bu yöntemin sakıncasını oluşturur. Bu nedenle, verilecek sipariş miktarlarının değişik miktarlarda olması gerekebilir. Farklı özelliklerde çok sayıda stok kaleminin bulunduğu bir sistemde sipariş aralıklarının ayrı ayrı inceleme sonucu hesaplanması ve bulunacak sürelere göre kontrol yapılması çok güç bir iştir. Bu da sabit sipariş yönteminin uygulanmasını güçleştirir.

5-ABC Yöntemi

Bu yöntemde, amaç stoklara yapılan toplam yatırımı en düşük düzeyde tutmaktır. ABC yönteminin uygulanmasında iki ilkeye dikkat edilmelidir. Bunlar;

1-Parasal değeri düşük olan stok unsurlarından çok miktarda bulundurmak,

2-Parasal değeri yüksek olan stok kalemlerinin miktarını düşük tutup kontrolünü sıklaştırmaktır.

Bu amaçla, ambar çalışanları, stokları önem ve parasal değerleri açısından üç ana gruba ayırmaktadırlar: (A) grubu, (B) grubu ve (C) grubu.

“A” grubu: Bu gruptaki stok unsurlarının birim maliyetleri, diğer gruplardaki stok unsurlarından daha yüksektir. Bu nedenle, bunlardan ambarda miktar olarak daha az bulundurulur. “A” grubuna giren stok unsurlarının miktarı, toplam stok miktarının %15-20’sini, yıllık toplam stok değerinin de %75-80’ini oluştururlar. Bir otomobilin üretim maliyeti içinde, değer olarak, motorun maliyeti oldukça önemli olduğundan ve bir otomobil motoru olmadan üretilemeyeceği düşünüldüğünde bir otomobil üreticisi için motor “A” grubundaki bir stok unsurudur.

“B” grubu: Bu gruptaki stokların birim maliyetleri, “A” grubuna göre daha düşüktür. “B” grubundaki stoklar, miktar olarak, “A” grubuna göre daha fazla bulundurulur. “B” grubuna giren stok unsurlarının miktarı, toplam stok miktarının %20-40’ını, yıllık toplam stok değerinin de %10-15’ini oluştururlar.

“C” grubu: Bu gruptaki stoklar ise birim fiyatı en düşük stoklardır. “C” grubundaki stoklar, toplam stok miktarının %40-50’sini, toplam stok değerinin %5-10’unu oluştururlar. Bu gruba giren stok unsurları, toplam stok miktarının önemli bir bölümünü oluştururlar. Bu gruptaki stok unsurlarının birim maliyetleri, diğer gruplardakilere göre, en düşük düzeydedir.

ABC yönteminde, “C” grubundaki stoklar için kontrol, sipariş ve kayıt işlemleri basitleştirilir. Hatta bu gruptaki bazı stok unsurları için bu faaliyetlerin bazıları yerine getirilmez. “C” grubundaki stokların miktarı yüksek tutulduğundan sık gözden geçirme ve sipariş işlemlerine gerek kalmaz. İşlemler basit olduğundan daha az kalifiye personel tarafından yürütülebilir. Buna karşılık, “B” grubundaki unsurlar için “A” ve “C” gruplarının ortası bir yol izlenir. “A” grubu stok unsurlarını tedarik edenler ile ilişkiler çok dikkatli yürütülmelidir. Ayrıca “A” grubundaki stok unsurlarının fiziksel sayımı ve talep tahminleri özenle yerine getirilmelidir.

6-Çizgi İmleme (Barkodlama) Yöntemi

Çizgi im(barkod); iliştirildiği nesne hakkında değişik verileri temsil eden, ince veya kalın, koyu veya açık renkte çubuk şeklindeki çizgilerden oluşmaktadır. Bunların aralarında değişik boyutta boşluklar vardır. Çubuklardan oluşan bir dizgi halinde bir araya getirilmiş bu çizgiler, özel olarak hazırlanmış aletler tarafından taranır. Bu aletler bu dizgideki bilgileri özel bilgisayar yazılımları ile okuyarak bilgiye dönüştürür ve bu bilgiyi de yazıcılara aktarır. Bu çizgi imler sayesinde, çok sayıda ilk madde/malzeme birbirinden kolaylıkla ayırt edilebilmektedir. Ayrıca, çizgi imler (barkodlar), bu ilk madde/malzemelerin; tedarikçileri, ilk madde/ malzemenin sahip olduğu renk-büyüklük-boyut gibi farklı özellikleri, seri numaraları, türleri, kilogram veya metre gibi ölçü birimleri, işletmeye teslim ve kabul tarihleri, satın alma birim maliyetleri gibi çok yararlı olabilecek bilgiler sağlar.

Hazırlanma maliyeti çok düşük olan çizgi imler (barkodlar), özellikle büyük pazarlama ve üretim işletmelerinde,

1-Stok hareketlerinin izlenmesinde,

2-Stok düzeylerinin belirlenmesinde,

3-Stokların ambardaki yerinin bildirilmesinde,

4-Stokların kontrol edilmesinde yaygın olarak kullanılmaktadır.

İlk madde/malzemeler tedarik aşaması sonrasında ambara alınırken ve ambardan da üretime gönderilirken, bunların üzerine iliştirilmiş çizgi imler kullanılarak kolaylıkla stok kontrolü yapılabilmektedir.

Çizgi imleme stok kontrol yönteminde, çizgi imler sayesinde, stok kontrol sistemine ilk madde/malzemeler hakkında hızlı ve güvenilir bilgi girilebilmektedir. Bu nedenle bu yöntem, güvenilir ve zamandan tasarruf açısından çok iyi bir stok kontrol yöntemi olarak kabul edilir. Ancak, bu yöntemin genel giderleri artırması söz konusudur. Ayrıca, yöntemin kullanılabilmesi için, teknolojiye yatırım yapılması gerekir.

7-Radyo Frekansı ile Tanımlama (RFIT) Yöntemi

Gerçek zamanlı stok kontrol yöntemlerinden birisi olan bu yöntemde, radyo frekansı kullanılır. RFIT yönteminde temel olarak bir etiket ve okuyucu vardır. Stok unsurlarını tanımlamak ve bu unsurları ambarda takip etmek amacıyla, tek tek otomatik ve elektronik olarak tanımlanan RFIT künyesini oluşturan etiketler kullanılır. Bu etiketler, radyo frekansı ile yapılan sorguları almaya ve cevaplamaya olanak tanıyan bir silikon yonga, anten ve kaplamadan oluşurlar. Yonga, etiketin üzerinde bulunduğu nesne ile ilgili bilgileri saklar. Anten, radyo frekansı kullanarak stok unsurunun bilgilerini okuyucuya iletir. Kaplama ise etiketin bir nesne üzerine yerleştirilebilmesi için yonga ve anteni çevreler.

Çoğunlukla, kum gibi büyük hacimli katı ilk maddelere, çimento, sulu harç veya çeşitli sıvılara ilişkin stok hareketleri bu yöntemle izlenerek stok kontrolü sağlanır. Bir kutu, bir benzin deposu veya bir kazan içerisindeki ilk madde/malzemeye etiket takılabilir. Bir başka ifade ile, her bir stok unsuruna bir kimlik verilir. RFIT etiketlerinin, radyo frekans kullanan okuyucular aracılığıyla okunması sonrasında ilgili stok unsurunun kimliği, otomatik olarak belirlenir ve bu unsurdaki stok hareketi kayıt altına alınır

Ortaya çıkan stok hareketleri hakkındaki bilgi, kablosuz halde, birbirileri ile bağlantılı ve aynı yerel alanda bulunan iki bilgisayar terminalinin bir ağ içinde karşılıklı olarak iletişim kurması ile merkezî veri tabanına iletilir. Böylece fiziki stok sayımı ve stok devir hızı için bilgi elde edilebilmektedir.

En güvenilir stok kontrol yöntemlerinden birisi olan RFIT yönteminde, çizgi imleme yönteminde olduğu gibi, ilk madde/malzemelerin elle okuyuculara gösterilmesine gerek duyulmaması çok önemli bir zaman tasarrufu sağlar. Bu yöntemde, ilk madde/malzemelerin radyo frekansı okuyucularına yeterince yakınlıkta bir yerde tutularak etiketlerinin okunmasının sağlanması, bunların sıraya sokularak okutulması sorununu da ortadan kaldırır. Bu da RFIT yöntemini daha üstün ve verimli hale getirir. Ancak, bu yöntemde de yöntemin kullanılabilmesi için teknolojiye yatırım yapılması gerekliliği, genel giderlerin artması sonucunu doğurur.

8-Tam Zamanında (Just-In-Time-JIT) Stok Kontrol Yöntemi

Tam zamanında stok kontrolünde “sıfır stok” ile çalışılmak istenmektedir. Bu yöntemde, tedarikçiler ilk madde/malzemeleri tam gereksinim duyulduğu zamanda ve en uygun yerde işletmeye teslim eder. Tedarikçiler ile karşılıklı güvene ve eşgüdüme dayalı olarak kurulan sistemde, gereksiz stoklar ortadan kaldırılmaya, böylece de stok bulundurma maliyetlerinden tasarruf sağlanmaya çalışılmaktadır. Bu yöntemle, fazla üretimden, beklemeden, ulaştırmadan, stoktan, fazla sayıda süreçten, hareketten ve hatalı üretimden kaynaklanan israf yok edilmeye çalışılmaktadır.

Tam zamanında stok kontrolü yönteminde, ilk madde/malzemenin bir işletmeden veya bir yerden bir başka işletmeye veya yere nakliyesi için katlanılan mesafe azaltılarak emniyet stokları ortadan kaldırılmaya çalışılmaktadır.

Tam zamanında sistemleri, herhangi bir üretim merkezinde belirli bir zamanda sadece gereksinim duyulan miktarda ilk madde/malzeme bulunmasını gerektirir. Ek ilk madde/malzeme, ancak gerektiğinde istenebilir, tedarikçiden çekilebilir. Bu durum düşük stok düzeylerinin ortaya çıkmasına neden olur. Tam zamanında sisteminde amaç, sık ve düzenli ilk madde/malzeme teslimatlarıyla gerek tedarikçinin gerekse alıcının stok seviyesini düşürmektir. Sistem ilk madde/malzeme maliyetlerini doğrudan etkileyerek, satın alma, teslimat, kontrol ve stok maliyeti gibi fonksiyonlardaki maliyetlerden tasarruf­lar elde edilmesini sağlar. Ayrıca, yarı mamul ve nihai mamul stoklarında da aynı hedef­lere ulaşılmaya çalışılır. Böylece, depolama gereksinimleri ve depolama maliyetleri düşürülmeye çalışılır. Stok devir hızında artış gözlemlenir.

9-Kurumsal Kaynak Planlaması (Enterprise Resource Planning-ERP)

Emek (işçi), sermaye (makine), doğa (ilk madde malzeme) gibi üretim faktörlerinin etkin ve verimli olarak kullanılmasını sağlayan bütünleşik bir yönetim sistemi yazılımıdır. Kurumsal kaynak planlaması sisteminde, bir işletmenin tüm bölümleri bir bilgisayar sistemi altında bütünleştirilerek farklı bölümlerin eldeki verileri ortaklaşa kullanımı sağlanır. Kurumsal kaynak planlaması yazılımlarında, bir işletmenin alınan siparişten mamul satışı, maliyet hesaplamadan muhasebeye, üretimden insan kaynaklarına, stok değerlemeden müşteri ilişkileri yönetimine kadar çok sayıda işletme faaliyeti bütünleştirilerek sunulur.

-Malzeme İhtiyaç Planlaması (Material Requirements Planning-MRP-), kurumsal kaynak planlaması sistemlerinin en eski ve temel parçasıdır. Malzeme ihtiyaç planlamasının ana düşüncesi; doğru ilk madde/malzemeyi, doğru miktarda ve doğru zamanda almaktır.

Malzeme İhtiyaç Planlaması yazılımı, bir üretim işletmesinde, üretim için gereksinim duyulan ilk madde/malzemelerin hesaplanmasını sağlar. Bu hesaplamalar sırasında ambarda var olan stoklar, alınan iş emirleri ve diğer faktörler dikkate alınır. Böylece üretim sırasında herhangi bir ilk madde/malzeme yetersizliği sorunu ile karşılaşılması ortadan kaldırılmaya çalışılır.

-Üretim Kaynak Planlaması (Manufacturing Resource Planning- MRP II) ise, malzeme ihtiyaç planlamasının yetersiz kaldığı noktalarda, planlama amacıyla; zaman, makine ve insan gücü gibi, diğer kaynakların da katılması ile genişletilmiş bir yazılımdır.

Stok kontrolü ve yönetimi için kurumsal kaynak planlaması sisteminin uygulanmasının olumlu yanları arasında;

1-İşletmenin bölümleri arasında bütünleşmenin ve iletişimin artırılabilmesi,

2-Karar mekanizmaları için kolay veri sağlaması,

3-Nakit akışlarının daha rahat izlenebilmesi,

4-Oluşan bilgi sayesinde doğru raporlama sonuçlarının çıkması sayılabilir.

Buna karşılık Kurumsal kaynak planlaması sisteminin olumsuz yanları arasında,

1-Sistemi oluşturabilmek için ciddi bir finansal kaynağın gerekliliği,

2-Sistemin işletmeye uyarlanması sırasında direnç ile karşılaşılması ve bu nedenle de uyarlama aşamasının zorluğu,

3-Sistemin uygulanabilmesi için personel eğitimlerinin zaman alacağı söylenebilir.

Özetlemek gerekirse görüldüğü üzere birden çok stok kontrol yöntemi bulunmaktadır. İşletmelerin yapılarına uygun yöntem ya da yöntemlerin karması uygulandığında yaşanabilecek problemlerin önlenmesi sağlanabilir.

Son olarak benzer iki söz ile yazıyı noktalamak istiyoruz.

“Ölçemediğin şeyi yönetemezsin”

“Ölçemediğiniz hiçbir şeyi kontrol edemez, kontrol edemediğiniz hiçbir şeyi yönetemezsiniz”

KAYNAK

*Akdoğan, N., Gündüz, E., & Sevim, A. (2018). Maliyet Muhasebesi. Anadolu Üniversitesi Yayınları, (2738).

10.01.2022

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.