Umut Özer
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
umutoozer@gmail.com

431 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği’ Nin Mükelleflere Getirdiği Kayıt Saklama Gereksinimleri

Kanun koyucu günümüzde gelişen bilgi ve iletişim teknolojilerinin sunduğu imkânlar çerçevesindeki ilerlemelere ayak uydurmuştur. Ben meslekte çok eski olmadığım için üstatlarımdan duyduğum kadarıyla daha beyannamelerin vergi dairelerinde elden verilmesinin bırakılıp e-beyanname sistemine geçilmesi zamanlarında dahi üstatlarımızın büro ve şirketlerinde bulunan teknolojik aletlerin çoğunun devlet kurumlarında bulunmadığı ve bu devlet kurumlarına iş için gittiklerinde o eski püskü bilgisayarlara, yazıcılara nasıl tepeden baktıklarını işitmiştim. Ama günümüzde devlet kurumları bu arayı kapattı hatta biz SMMM ve YMM’ leri kat kat geçmiş olup artık sahip oldukları denetleme teknolojisiyle mükelleflerin her türlü bilgi ve kayıtlarına ulaşabilmekte, analiz edebilmektedir.

İşte bu gelişmeler dâhilinde mükelleflere elektronik ortamda kayıt tutma ve saklama konusunda birçok zorunluluk getirilmiş ve vergi sistemi e-vergi sistemine dönüşmüştür. E-Fatura, E-Defter, E-Devlet, E-Tebligat gibi uygulamaların yanında 01.07.2014 tarihinde yürürlüğe giren ve mükelleflerin 01.01.2015 tarihinden itibaren uymak zorunda olduğu 431 Sıra Nolu Vergi Usul Kanunu Tebliği ile yine tebliğde belirtilen mükelleflere elektronik ortamda kayıt saklama zorunluluğu getirilmiştir. Yazımızda bu tebliği uygulamadaki yetkili mercileri, kapsam içi ve istisna sayılan mükellefleri, kayıtların oluşturulması ve ibrasındaki kuralları, bilgi sistemlerinin uyumlu olması gereken yazılımları ve tebliğe uyulmaması durumunda karşılaşılacak cezaları ele alacağız.

Öncelikle tebliğin uygulanmasındaki yetkiyi ele alalım.

04.01.1961 tarihli ve 213 sayılı Vergi Usul Kanununun mükerrer 257’ nci maddesinin birinci fıkrasının birinci bendinde, Maliye Bakanlığının mükellef ve meslek grupları itibarıyla muhasebe usul ve esaslarını tespit etmeye, mezkûr Kanuna göre tutulmakta olan defter ve belgeler ile bunlara ilaveten tutulması veya düzenlenmesini uygun gördüğü defter ve belgelerin mahiyet, şekil ve ihtiva etmesi zorunlu bilgileri belirlemeye, bunlarda değişiklik yapmaya; bedeli karşılığında basıp dağıtmaya veya üçüncü kişilere bastırıp dağıtmaya veya dağıttırmaya, bunların kayıtlarını tutturmaya bu defter ve belgelere tasdik, muhafaza ve ibraz zorunluluğu getirmeye veya kaldırmaya, yine mezkûr Kanuna göre tutulacak defter ve düzenlenecek belgelerin tutulması ve düzenlenmesi zorunluluğunu kaldırmaya yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.

Elektronik ortamda kayıt saklama gereksinimleri ile ilgili olan bölüm ise 2’ nci maddenin 3 ve 4’ üncü bölümleridir.

3’ üncü bölümde mezkûr Kanunun mükerrer 242’ nci maddesinin ikinci fıkrası ile Maliye Bakanlığı, elektronik defter, kayıt ve belgelerin oluşturulması, kaydedilmesi, iletilmesi, muhafazası ve ibrası ile defter ve belgelerin elektronik ortamda tutulması ve düzenlenmesi uygulamasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye, elektronik ortamda tutulmasına ve düzenlenmesine izin verilen defter ve belgelerde yer alması gereken bilgileri internet de dâhil olmak üzere her türlü elektronik bilgi iletişim araç ve ortamında Maliye Bakanlığına aktarma zorunluluğu getirmeye, bilgi aktarımında uyulacak format ve standartlar ile uygulamaya ilişkin usul ve esasları tespit etmeye, mezkûr Kanun kapsamına giren işlemlerde elektronik imza kullanım usul ve esaslarını düzenlemeye ve denetlemeye yetkili kılınmıştır. Söz konusu fıkrada ayrıca, Vergi Usul Kanunu ve diğer vergi kanunlarında defter, kayıt ve belgelere ilişkin olarak yer alan hükümlerin elektronik defter, kayıt ve belgeler için de geçerli olduğu; Maliye Bakanlığının, elektronik defter ve kayıtlar için diğer, belge ve kayıtlara ilişkin usul ve esaslardan farklı usul ve esaslar belirlemeye yetkili olduğu hükme bağlanmıştır.

4’ üncü bölümde; Son olarak yine aynı Kanunun 175’ inci maddesinin son fıkrasında, Maliye Bakanlığının, muhasebe kayıtlarını bilgisayar programları aracılığıyla izleyen mükellefler ile bu bilgisayar programlarını üreten gerçek ve tüzel kişilerce uyulması gereken kuralları ve bilgisayar programlarının içermesi gereken asgari hususlar ile standartları ve uygulamaya ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkili olduğu hükmü yer almaktadır.

Aşağıda belirteceğim mükellefler, tebliğ ekinde yer alan konular itibarıyla belirlenen asgari içeriklere uygun kayıtları, elektronik ortamda oluşturmak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere elektronik ortamda muhafaza etmek zorundadırlar. Bu kapsamda oluşturulacak kayıtların, söz konusu mükelleflerin tüm faaliyetlerine ilişkin olarak hazırlanması mecburidir.

1.       06.06.2012 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi (ÖTV) Kanunu ekinde yer alan (I) sayılı liste kapsamında ÖTV mükellefiyeti olanlar ile ÖTV mükellefiyeti olmasa dahi aşağıdaki faaliyetlerde bulunanlar;

a.       04.12.2013 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında bayilik, taşıma, dağıtıcı, depolama (deniz taşıtları dâhil), madeni yağ, serbest kullanıcı, ihrakiye teslimi, iletim, rafinerici ve işleme lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

b.      18.04.2001 tarihli ve 4646 sayılı Doğal Gaz Piyasası Kanunu kapsamında CNG, depolama, toptan satış, dağıtım, iletim, ithalat ve ihracat lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

c.       02.03.2005 tarihli ve 5307 sayılı Sıvılaştırılmış Petrol Gazları (LPG) Piyasası Kanunu kapsamında dağıtıcı, depolama, taşıma ve oto gaz bayilik lisanslarından lisanslarından herhangi birisine sahip olanlar,

2.       Özel Tüketim Vergisi Kanunu ekinde yer alan (II) sayılı listenin B cetvelinde yer alan ürünlerle ilgili olarak,

a.       Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Tütün Ticareti Yetki Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

b.      Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişiler,

c.       Tütün ve Alkol Piyasası Düzenleme Kurumundan Üretim ve Faaliyet Uygunluk Belgesi almış gerçek ve tüzel kişilerin mamullerinin, Toptan Satış Belgesi sahibi mükelleflere pazarlama ve dağıtımını gerçekleştiren gerçek ve tüzel kişiler,

10.12.2003 tarihli ve 5108 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu kapsamındaki kurum ve kuruluşlar, kamu iktisadi kuruluşları ve sermayesinin yüzde 50 veya daha fazlası kamuya ait olan kurum ve kuruluşlar yukarıda belirlenen kapsamın dışındadır.

Kayıtların oluşturulması, muhafazası ve ibrazı tebliğin 4’ üncü maddesinde düzenlenmiş; bu Tebliğ ile belirlenen usul ve esaslara uygun kayıtların, elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere yine elektronik ortamda muhafaza edilmesi zorunludur denmiş, Tebliğ ekinde belirlenen konulara ilişkin kayıtlar, Tebliğ ekinde belirlenen asgari içeriğe sahip olacak şekilde ve yasal defterlerin tutulduğu para biriminde oluşturulması istenilmiştir. Ancak mükellefler, ihtiyaç duymaları halinde söz konusu kayıtlara, belirlenen asgari içeriğe ilave bilgiler de ekleyebilirler. Bu durumda, muhafaza ve ibraz yükümlülüğü ilave bilgileri de kapsar.

Tebliğ ekinde yer alan konulara ilişkin kayıtların elektronik ortamda oluşturulması ve istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmesi sırasında kullanılacak olan bilgi sisteminin (yazılım ve donanım) taşıması gereken asgari özellikler aşağıda yer almaktadır.

Muhafaza edilen kayıtların kontrol, denetim, inceleme veya başka bir nedenle kısmen veya tamamen istenilmesi durumunda, istenilen kayıtların aşağıda yer alan ve yaygın olarak kullanılan dosya formatlarından en az birisi ile kaydedilebilmesi konusunda gerekli imkânlara sahip olmalıdır.

Bunlar;

1.       .xls - Microsoft Excel dosyası,

2.       .xlsx - Microsoft Excel dosyası,

3.       .txt - Düz metin dosyası,

4.       .csv - Virgül ile ayrılmış değer dosyası,

5.       .xml. - Genişletilebilir işaretleme dili dosyası.

Oluşturulan kayıtlarda yer alması gereken asgari unsurlar ile söz konusu kayıtların elektronik ortamda muhafazası ve istenildiğinde ibrazına ilişkin olarak bu Tebliğ ile getirilen zorunluluklara uymayanlar hakkında, Vergi Usul Kanununun ceza hükümleri tatbik olunur.

Tebliğ hakkında bazı önemli notları da belirtmek isterim.

        I.            Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, oluşturulan kayıtlara ilişkin her türlü dosya, veri tabanı dosyası, saklama ortamı ve görüntüleme araçlarını kapsamakta olup, elektronik kayıtlara istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

      II.            Muhafaza ve ibraz işleminin Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yapılması zorunludur. Elektronik ortamda oluşturulan kayıtların muhafazası, mükelleflere ait bilgi işlem sistemlerinde gerçekleştirilir.

    III.            Bu tebliğ kapsamındaki kayıtlara ilişkin olarak mükellefler, Maliye Bakanlığı veya vergi incelemesine yetkili olanların talebi üzerine, ilgili bilgi sistem veya sistemlerinin bulunduğu adres veya adreslere inceleme ve tespit yapılabilmesi için gerekli olacak her türlü teknik ve fiziki imkânı (uygun donanım ve yazılımlar, terminallere ulaşım izinleri ve uzman personel gibi) sağlamak zorundadır.

    IV.            Mükellefler, bu Tebliğ kapsamındaki kayıtların oluşturulması sırasında kullanılan bilgi işlem sistemlerinin sağlıklı bir biçimde çalışabilmesi ile ilgili her türlü önlemi almak zorundadırlar.

    V.            Maliye Bakanlığı, bu Tebliğ kapsamında belirlenen esaslar çerçevesindeki kayıtların oluşturulması için kullanılacak bilgi sistemlerine yönelik, başta elektronik imza ve mali mühür kullanımı ile veri aktarımına ilişkin standartlar olmak üzere her türlü standardı belirlemeye ve kullanım zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Maliye Bakanlığı bu yetkisini, sektörler, mükellef grupları ve/veya faaliyet hacimleri itibarıyla kullanabilir.

Gelelim elektronik kayıtlarda bulunması gereken asgari bilgilerin neler olduğuna. Bu satış, alış, envanter kayıtları, ithalat kayıtları, ihracat kayıtları ve üretim kayıtları olarak 6 şekilde ortaya çıkmaktadır. Tebliğ ekinde de bu şekilde belirtilmiştir.

Satış Kayıtları;

a.       Yevmiye tarihi,
b.      Yevmiye numarası,
c.       Belge tarihi,
d.      Belge seri-sıra no,
e.      Alıcının adı veya unvanı,
f.        Alıcının soyadı,:
g.       Alıcıya ait vergi kimlik numarası,
h.      Ürün kodu,
i.         Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi,
j.        Satılan her bir mal cinsine ilişkin miktar,
k.       Ölçü birimi,
l.         Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsine ilişkin birim fiyat,
m.    Satılan her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsine ilişkin tutar,
n.      Her bir vergi türü itibarıyla satış belgesi üzerinde gösterilmesi gereken vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV vb.) ile söz konusu yükümlülüklere ilişkin tecil, istisna, mahsup ve benzeri unsurlar,
o.      Belge üzerinde yer alan indirim ve iskonto gibi unsurlar,
p.      Belge toplam tutarı.

Alış Kayıtları;

a.       Yevmiye tarihi,
b.      Yevmiye numarası,
c.       Belge tarihi,
d.      Belge seri-sıra no,
e.      Satıcının adı veya unvanı,
f.        Satıcının soyadı,
g.       Satıcıya ait vergi kimlik numarası,
h.      Ürün kodu,
i.         Alınan her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsi,
j.        Alınan her bir mal cinsine ilişkin miktar,
k.       Ölçü birimi
l.         Alınan her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsine ilişkin birim fiyat,
m.    Alınan her bir mal veya sunulan her bir hizmetin cinsine ilişkin tutar,
n.      Her bir vergi türü itibarıyla satış belgesi üzerinde gösterilmesi gereken vergisel yükümlülükler (KDV, ÖTV vb.) ile söz konusu yükümlülüklere ilişkin tecil, istisna, mahsup ve benzeri unsurlar,
o.      Belge toplam tutarı.

Dönem başı ve dönem sonu mal stoklarına ilişkin envanter kayıtları;

a.       Ürün kodu,
b.      Cinsi,
c.       Ölçü birimi,
d.      Miktar,
e.      Varsa üretim süreci tamamlanmayan yarı mamüllerin tamamlanma yüzdesi,
f.        Birim maliyet
g.       Toplam tutar.

İhracat Kayıtları;

a.       Yevmiye tarihi,

b.      Yevmiye numarası,

c.       Belge tarihi,

d.      Belge seri-sıra no,

e.      Alıcının adı veya unvanı,

f.        Alıcının soyadı,

g.       Alıcının ülkesi,

h.      Alıcının kodu,

i.         İhracatın gerçekleştirildiği gümrük idaresi,

j.        Fiili ihracat tarihi,

k.       Gümrük beyannamesi tescil tarihi,

l.         Gümrük beyannamesi tescil numarası,

m.    İhraç edilen malın G.T.İ.P. numarası,

n.      Ürün kodu,

o.      İhraç edilen her bir malın veya sunulan her bir hizmetin cinsi,

p.      İhraç edilen her bir mal cinsine ilişkin brüt miktar,

q.      İhraç edilen her bir mal cinsine ilişkin net miktar,

r.        Ölçü birimi,

s.       İhraç edilen her bir malın veya sunulan her bir hizmetin cinsine ilişkin birim fiyat,

t.        İhraç edilen her bir malın veya sunulan her bir hizmetin cinsine ilişkin toplam tutar,

u.      Belge toplam tutarı,

v.       İhracat bedelinin ödendiği hesaba ilişkin bankanın ası/şubesi ve IBAN’ ı.

İthalat Kayıtları;

a.       Yevmiye tarihi,

b.      Yevmiye numarası,

c.       Belge tarihi,

d.      Belge seri-sıra no,

e.      Satıcının adı veya unvanı,

f.        Satıcının soyadı,

g.       Satıcının ülkesi,

h.      Satıcının kodu,

i.         İthalatın gerçekleştirildiği gümrük idaresi,

j.        Fiili ithalat tarihi,

k.       Fiili ithalat miktarı,

l.         Gümrük beyannamesi tescil tarihi,

m.    Gümrük beyannamesi tescil numarası,

n.      İthal edilen malın G.T.İ.P. numarası,

o.      Ürün kodu,

p.      İthal edilen her bir malın veya sunulan her bir hizmetin cinsi,

q.      İthal edilen her bir mal cinsine ilişkin brüt miktar,

r.        İthal edilen her bir mal cinsine ilişkin net miktar,

s.       Ölçü birimi,

t.        İthal edilen her bir malın veya sunulan her bir hizmetin cinsine ilişkin birim fiyat,

u.      İthal edilen her bir malın veya sunulan her bir hizmetin cinsine ilişkin toplam tutar,

v.       İthalat işlemleri ile ilgili her bir vergi türü itibarıyla vergi yükümlülükleri (KDV, ÖTV gibi.),

w.     Belge toplam tutarı,

x.       İthalat bedelinin ödendiği hesaba ilişkin bankanın ası/şubesi ve IBAN’ ı.

Üretim Kayıtları;

a.       Üretim girdileri için;

 

1.       Dönem başlangıcı,

2.       Dönem bitişi,

3.       Girdi malın ürün kodu,

4.       Girdi malın cinsi,

5.       Miktarı,

6.       Ölçü birimi,

7.       Birim maliyet,

8.       Toplam maliyet.

       b. Üretim çıktıları için;

1.       Dönem başlangıcı,

2.       Dönem bitişi,

3.       Üretilen malın ürün kodu,

4.       Üretilen malın cinsi,

5.       Miktarı,

6.       Ölçü birimi,

7.       Birim maliyet,

8.       Toplam maliyet.

       c. Üretim süreci için;

1.       Mamul ya da yarı mamulü üretebilmek için kullanılması gereken ilk madde ve malzeme, yarı mamuller ile üretim süreci sonunda elde edilecek ürünlerin miktar bilgileri ile tarif edildiği ürün reçeteleri,

2.       Hammadde, malzeme ve mamuller ile ilgili olarak, stok sevk ve üretim süreçlerinde oluşan fire ve zayiatın cinsi, miktarı ve ürün kodu,

17.02.2016

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.