Tolga Ertem
Vergi Müfettişi
Daire Başkanı
tolgaertem88@gmail.com

Elektronik Belge Yönetim Sistemleri (EBYS) İle Kamuda Tasarruf Dönemi! EBYS Nedir?

1.EBYS Nedir?

Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS); en basit tanımıyla yazışmalarla ilgili süreçlerin elektronik ortamda yapılmasını sağlayan bir sistemdir. 10/06/2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik de ise; İdarelerin faaliyetlerini yerine getirirken hazırladıkları ve faaliyetlerinin delili olabilecek e-Yazışma Teknik Rehberi’ne uygun belgelerin içerik, üstveri, format ve ilişkisel özelliklerini koruyan, belgelerin ait olduğu fonksiyon veya işlem için delil teşkil eden ve aidiyet zinciri içerisindeki yönetimini elektronik ortamda sağlayan sistem olarak tanımlanmıştır.

2. Etkinlik ve Verimlilik

Hemen hemen kamunun her alanında kullanılmaya başlanan Elektronik Belge Yönetim Sistemi(EBYS); zaman içerisinde yapılacak olan değişiklik ve güncellemelerle hem devletimiz açısından yüksek maliyet kalemlerini oluşturan yazıcı, toner, kağıt gibi kalemlerde israfı önleyecek hem de işlerin yürütülmesinde zaman tasarrufu sağlayarak kamu sektöründe etkinlik ve verimliliği arttıracaktır.

Elektronik belge yönetim sistemi (EBYS); kamuda kırtasiyeciliğin ortadan kaldırılması, şeffaf, hızlı ve hesap verebilir bir yapının kurulması ile kamuda etkinlik ve verimliliğin artması açısından son derece iyi fırsatlar sunmaktadır.

3.Mükellef Odaklılık

“Mükellef odaklılık” ülkemizde son yıllarda mali idare açısından ön plana alınan ve desteklenen konuların başında gelmektedir. Desteklenen ve öne alınan bu kavram mükelleflerin vergiye uyumunu arttırmayı ve vergi idaresi-mükellef ilişkilerinin geliştirilmesine önemli katkı sağlamayı amaçlamaktadır. İşte EBYS de bu güven ve iyileştirmeyi sağlayacak en önemli noktaların başında gelmektedir.

4.Geri Dönüş Mekanizmasının İşletilmesi

Geri dönüş mekanizmalarının kurumsal organizasyonlarda işletilmesiyle geçiş aşamalarında ortaya çıkan sıkıntılar daha çabuk sürede çözüm ortamının oluşturulması ile giderilebilir. Günümüzde bilgisayar ve iletişim teknolojilerinin hayatın her alanında yoğun olarak kullanılması ile birlikte kurumlarda klasik yönetim anlayışından bilgi yönetimi anlayışına geçiş süreci hız kazanmıştır. Bu sebeple EBYS kullanımının önemini giderek arttırmıştır. Hız ve üstünlük anlayışı teknolojinin bir ürünü olan ve yönetim alanını dijital alanda sürdürmeyi amaçlayan EBYS algısının da kamu kurum ve kuruluşlarına yerleşmesini sağlamıştır. İşte geri dönüş mekanizmasının işletilmesi bu sürecin sorunsuz bir şekilde işlerliğinin sağlanması açısından büyük önem arz etmektedir.

5.EBYS Alanında Yapılan Çalışmalar

Ülkemizde EBYS ile alakalı olarak; e-Dönüşüm Türkiye Projesi ve Bilgi Toplumu Stratejisi, Elektronik İmza Kanunu, TSE 13298 Elektronik Belge Yönetimi Standardı, Elektronik Kamu Bilgi Yönetim Sistemi (KAYSİS), Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Projesi, Elektronik Yazışma (E-Yazışma) Projesi, Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik gibi mevzuat, uygulama ve projelerle büyük yol alınmıştır.

6. Özellikler

EBYS’nin genel kabul görmüş özellikleri göz önünde bulundurulduğunda EBYS kullanımı ile;

• Bilgilerin, istenilen zamanda, istenilen kişilere, en az maliyetle ulaşması sağlanır,
• Kamuda 7 gün 24 saat evrak alıp gönderilebilir,
• Belgelere yetkisiz erişimi engeller,
• Evrakların yönetimi esnasında durumlarını takip edilebilir,
• Önemli belgeleri fiziksel yıpranmalara karşı korur,
• Dokümanlar hızlı bir biçimde dosyalanarak arşivlenebilir,
• İnceleme esnasında yetki seviyelerine göre çeşitli arama kriterleri ile belgelere tek işlemle ulaşılabilir,
• İnceleme ve denetim safhasında aynı belgeye birden fazla yerden aynı anda erişim imkanı sağlanabilir,
• Doküman ve belgelerin birden fazla yere aynı anda tek işlemle dağıtımı yapılabilir,
• Elektronik imza ile birlikte sadece kurum içi değil kurumlar arası yapılan yazışmaların da dijital ortamda yapılabilmesi sağlanabilir.

7. Tavsiyeler

      EBYS kullanıcılarının verilerinin sağlıklı bir şekilde muhafazası için uygun güvenlik düzeyini sağlamaya yönelik her türlü teknik ve idari tedbirler alınmalıdır,

      EBYS kullanımı için gerekli teknolojik alt yapı ve teçhizat tedariki sağlanmalıdır,

      Kamu görevlilerine EBYS ilgili eğitimler verilerek geri dönüş mekanizması işletilmelidir,

      Kamu görevlilerinin EBYS ile ilgili yasal mevzuat ve düzenlemelere hakim olması sağlanmalıdır,

      EBYS ile ilgili güncel değişiklikler takip edilmelidir.

8. Sonuç

EBYS alanındaki yasal mevzuat ve düzenlemelere uyum sağlanması, teknolojik alt yapı ve teçhizat tedarikinin geliştirilmesi, eğitim programlarının uygulanması ve geri dönüş mekanizmalarının işletilmesiyle kamuda yaratılan tasarruf giderek artacaktır. Kamuda tasarruf sağlanması kaynakların daha optimal bir şekilde dağılmasına yol açacak bu durum da ekonominin farklı alanlarında pozitif etki yaratacaktır. Ortaya çıkan bu etki; ivmelenmeyle birlikte tüm sektörlerde belirgin bir şekilde kendini gösterecektir.

KAYNAKLAR

• 10/06/2020 tarih ve 31151 sayılı Resmi Gazetede Yayımlanan Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Esas ve Usuller Hakkında Yönetmelik
• Tolga ERTEM, VERGİ DENETİMİNDE ELEKTRONİK BELGE YÖNETİM SİSTEMİNE GEÇİŞ ÜZERİNE BİR DEĞERLENDİRME, Lebib Yalkın Mevzuat Dergisi, sayı 184, Nisan/2019.

11.08.2020

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.