Ömer Köşer
Vergi Müfettişi
omerkoser@hotmail.com

Vergi İncelemelerinde E-Defter Durum Raporunun Hata Vermesi

Giriş

Vergi incelemelerinde, incelemeye konu yasal defter ve belgelerdeki verilerin elektronik ortamda analiz edilmesi ihtiyacının ortaya çıkması nedeniyle, Vergi Denetim Kurulu Başkanlığı’nda, e-defter ve e-belgelerin (e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu, e-gider pusulası ve e-bilet) incelenmesi amacıyla VDK-VEDAS programı kullanılmaya başlanılmıştır. İncelemeye başlama aşamasında, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-fatura görüntüleyici programı, e-defter görüntüleyici programı ve VDK-VEDAS programından durum raporu alınarak, incelenecek yasal defter ve belgelerin doğruluğu kontrol edilir. Ancak bazı hallerde durum raporunun alınamaması denetim elemanı için zaman ve motivasyon kaybına sebebiyet vermektedir. Bu çalışmada, söz konusu programların nasıl çalıştığı, e-defter, e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu, e-gider pusulasının, programlara yükleme yapıldığında, durum raporunun hata vermemesi için nelerin yapılması gerektiğine ilişkin çözüm önerilerine yer verilecektir.

1-Elektronik Defter ve Belgeler

Vergi Usul Kanununa tutulması zorunlu olan defter ve belgelerin elektronik olanlarını, yevmiye defteri, büyük defter,  e-fatura, e-arşiv fatura, e-irsaliye, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu, e-gider pusulası ve e-bilet olarak belirtebiliriz. Bu defter ve belgeleri sırasıyla tanımlayacak olursak;

E-defter, şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür. 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğine göre defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Defter beratı, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Başkanlık tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Başkanlık Mali Mührü ile onaylanmış elektronik dosyadır. Zaman Damgası, belli bir verinin belirtilen bir tarihte var olduğunu kanıtlayan araçtır.

Gelir İdaresi Başkanlığının (GİB) e-Defter sisteminde bir sorun oluşması ve yasal sürenin sonunda yüklenmeye çalışılan beratların GİB e-Defter uygulamasına yüklenememesi durumunda, bu beratlara mali mührünün yanı sıra zaman damgası eklenmelidir. GİB sisteminde oluşan sorun giderildiğinde zaman damgalı saklanan berat GİB e-defter uygulamasına yüklenmeli ve GİB imzalı berat indirilmelidir. Yasal sürelerde beratı oluşturduğunuzun anlaşılması açısından zaman damgalı berat ispat aracı olarak kullanılacaktır. Sadece beratların zaman damgalı olması yeterlidir. Elektronik defterlerin zaman damgalı olma zorunluluğu yoktur. Zaman damgası adet (kontör) bazındadır. Her bir berata konulan zaman damgası bir kontör olarak adlandırılır. Defterlere de zaman damgası eklenmek zorunlu değildir. Ancak yine de kullanıcı tercihen eklemek isterse, burada zaman damgası sayfa sayısına göre değil, defter parçasının kendisine eklenmektedir. Dolayısıyla her defter parçasına konulan zaman damgası da bir kontör olarak hesabınızdan düşmektedir. 1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde yapılan değişiklik ile e-Defter uygulamasının ön koşullarından olan e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu kaldırılmıştır. Yani e-Fatura kayıtlı kullanıcısı olmadan e-Defter uygulamasından yararlanılabilir.

E-fatura, e-fatura uygulamasına kayıtlı olan mükelleflerin birbirlerine sattıkları mallar ve ifa ettikleri hizmetler için düzenledikleri, kağıt belge yerine elektronik ortamda düzenledikleri belgedir.

E-Arşiv Fatura, e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükellefleri ile vergi mükellefi olmayanlara gerçekleştirilen mal satışları ile hizmet ifaları nedeniyle elektronik ortamda düzenledikleri belgedir.

E-İrsaliye, mal hareketlerinin elektronik ortamda düzenli bir şekilde izlenebilmesi amacıyla; 213 Sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 230’uncu maddesinin birinci fıkrasının beşinci bendine göre hali hazırda kağıt ortamda düzenlenmekte olan sevk irsaliyesinin elektronik belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesidir.

E-Serbest Meslek Makbuzu, serbest meslek erbapları tarafından mesleki faaliyetlerine ilişkin tahsilatları için düzenlenen serbest meslek makbuzunun elektronik ortamda düzenlenmesidir.

E-Müstahsil Makbuzu, gerçek usulde vergiye tabi olmayan çiftçilerden mal satın alınmasında fatura yerine geçen ticari bir vesika olarak kullanılmakta olan müstahsil makbuzunun, elektronik ortamda düzenlenmesidir.

E-Gider Pusulası, birinci ve ikinci sınıf tüccarlar, kazancı basit usulde tespit edilenler ile defter tutmak mecburiyetinde olan serbest meslek erbabı ve çiftçiler tarafından vergiden muaf esnafa; yaptırılan işler veya onlardan satın alınan emtia için tanzim edilerek işi yapana veya emtiayı satana imza ettirilen gider pusulasının elektronik ortamda düzenlenmesidir.

E-Bilet, kâğıt ortamda düzenlenmekte olan biletler (kara, deniz ve hava yolu yolcu biletleri ile sinema, tiyatro, spor müsabakası vb. etkinliklere ait biletler gibi) ile yolcu listelerinin elektronik ortamda düzenlenmesidir.

Yukarıda adı tanımlanan belgeler, elektronik ortamda düzenlenme imkanı olan bir belge olmakla birlikte, yeni bir belge türü olmayıp, kâğıt ortamdaki belgelerle ile aynı hukuki niteliklere sahiptir. Ancak söz konusu belgeleri elektronik ortamda tutmak zorunda olanların ilgili belgeleri kağıt ortamında düzenlebilecekleri anlamına gelmediği gibi, kağıt ortamında düzenlenmeleri halinde de yok hükmünde sayılmaktadırlar.

2-Gelir İdaresi Başkanlığı Programları

2.1-E-Defter Görüntüleyici Programı

Programın çalışabilmesi için, bilgisayar RAM'i en az 4 GB, işletim sistemi 64 Bit olmalı, en az Java 7 64 bit kurulu olmalıdır. Uygulamalar Java 8 64 bit’te de çalışmaktadır. Bu nedenle VEDAS kullanımında durum raporu alınmasında problem yaşanması halinde, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-defter ve e-fatura görüntüleyici programlarının çalışabilmesi için, bilgisayardaki java sürümlerinin en az 7 veya 8 olmasını kontrol etmek gerekmektedir.

2.1-E-Belge Görüntüleyici Programı

E-fatura, e-arşiv fatura, e-serbest meslek makbuzu, e-müstahsil makbuzu, e-gider pusulası ve e-bilet gibi belgelerin kontrolü E-fatura görüntüleyici aracılığıyla kontrol edilebilmekte ve durum raporu alınabilmektedir.

Program, Java 1.7 ve üzeri sürümlerde çalışmaktadır. Bu nedenle VEDAS kullanımında durum raporu alınmasında problem yaşanması halinde, Gelir İdaresi Başkanlığı’nın e-defter ve e-fatura görüntüleyici programlarının çalışabilmesi için, bilgisayardaki java sürümlerinin 1.7 ve üzeri (Java 7 ve 8) olmasını kontrol etmek gerekmektedir.

3-Vergi Denetim Analiz Sistemi Programı (VDK-VEDAS)

Mükellefler tarafından inceleme elemanına sunulan e-defter ve e-belgeler üzerinden, VDK-VEDAS programı aracılığıyla, E-Defter ve E-Fatura aktarımı, görüntüleme ve analiz, Bakiye Kontrolü, Ters Bakiye Kontrolü, Bilanço, Bilanço ve Diğer Hesaplar, Alıcılar Satıcılar Raporu, Gelir ve Maliyet Hesapları, Kaydi Envanter, Hasılat Analizi, Adat, Benford Analizi, Mükerrer Değer Kontrolü, Atlayan Numara Kontrolü (Numerik alanlar için) yapılabilmektedir.

Söz konusu işlemlerin yapılabilmesi için öncelikle defter ve belgelerin olumlu durum raporu ile sisteme yüklenmesi gerekmektedir. Netice de programa yüklenen yasal defter ve belgelerde değişiklik olup olmadığı hakkında bilgi sahibi olunmadan başlanılan her inceleme eksik olarak doğacaktır. Bu nedenle e-belgelerin programa yüklenmesi neticesinde durum raporunun alınması dijital inceleme sürecinde önemli bir adımdır. Söz konusu adımın sağlam atılması inceleme sürecini kolaylaştıracak ve verilerin vergi incelemesinde sağlıklı bir şekilde analiz edilmesine olanak sağlayacaktır. Böylece her iki taraf için ihtilafa yer bırakılmayacaktır.

4-Durum Raporlarındaki Problemler ve Çözüm Önerileri

Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlemlerin büyük çoğunluğu bir belgeye dayanmakla beraber, hiçbir belgeye dayanmayan işlemlerde mümkündür. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir. Eğer muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge tipi (XBRL karşılığı documenttype) alanı elektronik defterde kullanılmamalı ve muhasebe fiş girişi sırasında da belge tipi (documenttype), tarihi (XBRL karşılığı documentdate) veya numarası (XBRL karşılığı documentnumber) gibi bilgiler verilmemelidir.

E-defter ve belgelerde, ilgili aya ait defterlerin beratı GİB e-Defter uygulamasına gönderildikten sonra, o aya ait muhasebe kayıtlarında (berat silme talebi dilekçesi haricinde) değişiklik yapılamamaktadır.  Söz konusu değişikliklerin yapılması vergi incelemesi sürecinde durum raporunun olumlu olarak çıkmaması neticesinde, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 359’uncu maddesine ilişkin cezai müeyyidelerle karşılaşılmasına neden olacaktır.

Muhasebe kayıtlarının yasal defterlere işlenme süresi için Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu göz önünde bulundurulmalıdır. Ancak bu süreler, 2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde bahsi geçen berat yükleme süresiyle karıştırılmamalıdır. 2 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliğinde bahsi geçen berat yükleme süresi, muhasebe kayıtlarının elektronik kayıtlar bütünü olarak defter ve berat oluşturulması ve bunlar üzerinde gerekli kontrollerin yapılması için mükelleflere verilen süre olarak düşünülmelidir.

Muhafaza edilmesi gereken dosyalar hem yevmiye defteri hem de büyük deftere ait oluşturulan defter, berat ve GİB imzalı beratlardır. Bu dosyaların hepsi bir arada GİB’in yukarıda belirttiği dizin yapısında e-Defter kullanıcısının kendi bilgi işlem sisteminde ve güvenli bir ortamda saklanmalıdır. Dizin yapısı konusuyla ilgili uyumluluk onayı alan yazılım firmaları, e-Defter müşterilerini yönlendirmekle sorumludur.

E-defter uygulamasında parçalı defter oluşturmak mümkündür. Bu parçalı defterlerin, herhangi birinde, oluşturulan tarih aralığında hiçbir muhasebe kaydının olmaması durumunda, o defter parçasının da boş defter olarak oluşturulması ve beratının GİB e-Defter uygulamasına iletilmesi gerekmektedir. Bunun amacı bir aya ait tarih bütünlüğünü korumaktır.

Elektronik defterler, aylık dönemler itibariyle oluşturulur ve elektronik defterlerin görüntülenebilmesi ve doğrulanabilmesi için teknik boyut sınırı bulunmaktadır. Bir aya ait defterin sıkıştırılmamış (paketlenmemiş) maksimum boyutu 200 MB olmalıdır. Bu teknik boyut sınırı nedeniyle aylık olarak oluşturulacak bir defterin, birden fazla XML dosya olarak oluşturulması gerekebilir. Bu şekilde oluşturulacak dosyaların her birine “ defter parçası” adı verilmektedir. 200 MB’lık teknik boyut sınırı, defterlerin doğrulanması ve görüntülenmesi için kullanılacak donanımların optimum özellikleri dikkate alınarak tespit edilmiştir.

1 Sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği düzenlemesi gereğince yevmiye defteri ve büyük defter, XBRL GL e-defter format ve standartlarına göre hazırlanacaktır. Bu standartlar defter kayıtlarının içeriği ve standartlarını belirlemektedir.

Genel Tebliğ düzenlemelerine göre söz konusu standartlara uygun olarak oluşturulan dosyaların e-defter olarak kabul edilebilmesi için mali mühür ile mühürlenmesi ya da güvenli elektronik imza ile imzalanması ve e-defter uygulaması aracılığı ile beratının alınması gerekmektedir.

E-defter ve e-fatura görüntülemeye yarayan programlardan durum raporunun hata vermesine ilişkin sorunların sebebini ve çözüm önerilerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz.

Gelir İdaresi Başkanlığı elektronik ortam altyapısında geçici onarım işlemleri nedeniyle durum raporu alınamayabilir.

İlgili yasal defter ve belgeler üzerinde berat onayı alındıktan sonra değişiklik gerçekleştirilmiş olabilir. Bu hususta e-defter ve belgelerin 2. Kopyasını saklama hizmetini veren özel entegratörden Gelir İdaresi Başkanlığı aracılığı ile ya da muhafaza işleminin Başkanlık sistemlerinde yapılması halinde ise Başkanlıktan, resmi yazılı talepte bulunularak ilgili e-Defter ve berat dosyalarının ikincil kopyalarının ibrazı istenmelidir.

İbraz edilen klasörlerin dizinli bir şekilde ibraz edilmemesi nedeniyle, yazılım kaynaklı hata verme durumu söz konusu olabilmektedir. Örneğin inceleme elemanına verilen e-defterlerinin olduğu beyan edilen sıkıştırılmış klasör (zip dosya) içerisinde sunulan dosyalar sadece GİB onaylı defter beratlarını (GIB-11111111-201801-KB) barındırmaktadır. Bu durumda hem GİB’in e-defter görüntüleyici programında hem de VDK-VEDAS programında durum raporu alınamayacak ve ibraza ilişkin bir defterin varlığından söz edilemeyecektir.  Bu nedenle mükellef tarafından dizin yapısı /VKN/YIL/AY/ altında Y-K dosyaları [defterler], YB-KB dosyaları [defter beratları], GIB-YB ile GIB-KB dosyaları [GIB onaylı defter beratları] ve XSLT dosyası şeklinde bir klasör ibrazı gerekmektedir.

İbraz edilen e-defter ve belgelerin teslimindeki diğer bir problem ise,  ibraz edilen klasör içerisinde hem sıkıştırılmış dosyalar hemde klasörlerin bir arada ibraz edilmesidir. Bu süreçte VDK-VEDAS programında GİB’in onaylı beratına ilişkin xml dosyası görüntülenmekte ancak durum raporu almaya çalıştığınızda hata vermektedir. Söz konusu hata uyarısının açıklamasında GİB’in onaylı beratına ilişkin xml dosyasının eşleşmesi olmaması nedeniyle doğrulamanın başlatılamadığı uyarısı verilmektedir. Bu problemin çözümü için sıkıştırılmış zip dosyaları (winrar zip archive) üzerine sağ tıklanıp “exstract here” butonunun tıklanması gerekmektedir. Söz konusu işlem defteri kebir, yevmiye, defter beratları ve gib onaylı defter beratlarına ait zip dosyaları için tek tek uygulanması gerekmektedir. “Exstract files” butonunun tıklanması halinde, klasör içerisinde ayrı ayrı klasörler oluşacak ancak durum raporunda onaylı beratların bulunmadığına ilişkin hata uyarısı alınacaktır. Söz konusu zipli dosyalardan xml belgeleri alındıktan sonra GİB e-defter görüntüleyicide durum raporları alınabilmektedir. Ancak VDK-VEDAS’ta zipli dosyaların mevcut olması nedeniyle durum raporunda hata uyarısı verecektir. Bu nedenle  VDK-VEDAS’ta durum raporu alınmak istenmesi halinde zipli dosya ve klasörlerin silinmesi gerekmektedir. Kısacası GİB e-defter görüntüleyici de durum raporu alınabilirken, VDK-VEDAS’ta durum raporu alınamayabilir. E-defter görüntüleyicide tek tek ayları girmenin zaman alması nedeniyle, VDK-VEDAS bu noktada tüm yıllara ilişkin durum raporu vererek kolaylık sağlamaktadır.

Örneğin 1000000001 vergi kimlik numaralı A. Ltd.Şti’nin 2017/Ocak dönemine ilişkin incelemeye ibraz ettiği yasal defterlere ilişkin klasörler içerisinde belgelerin diziliminin aşağıdaki gibi olması gereklidir.

Belge Adı	Belge Türü
1000000001-201701-K-000000	Xml Belgesi
1000000001-201701-KB-000000	Xml Belgesi
1000000001-201701-Y-000000	Xml Belgesi
1000000001-201701-YB-000000	Xml Belgesi
GIB-1000000001-201701-KB-000000	Xml Belgesi
GIB-1000000001-201701-YB-000000	Xml Belgesi
Berat.xslt	Xslt Belgesi
Kebir.xslt	Xslt Belgesi
Yevmiye.xslt	Xslt Belgesi

İncelemeye ibraz edilen yasal defterlere ilişkin klasörlerin içeriği yukarıdaki tabloda gösterildiği gibi ibraz edilirse ya da karışık gelen dosyalar yukarıdaki tabloda gösterildiği gibi sadeleştirilirse, her iki programdan da durum raporu alınabilecektir.

VDK-VEDAS programında, elektronik belgeler için sıkıştırılmış klasörlerin  açılmasına gerek bulunmamaktadır. VDK-VEDAS programı e-belgelere ilişkin durum raporlarının alınmasında herhangi bir hata vermemektedir. Ancak GİB e-fatura görüntüleyicide sıkıştırılmış klasörlerin açılmasına ihtiyaç duyulmaktadır. Bu noktada klasör veya direkt XML dosyası olarak açılmasında bir farklılık arz etmemektedir.

Sonuç

Teknolojik altyapı kullanılarak, zaman ve enerji kayıpları en aza indirgenmeye çalışılırken, kullanılan programlarda hata raporu alınması, çalışma motivasyonunu bozabilmekte ve zaman kaybıyla birlikte, yevmiye kayıtları üzerinde değişiklik yapılmış olabilmesi ihtimalini düşündürmeye sebep olacaktır. Öte yandan durum raporu alınmamış yasal defter ve belgeler üzerinden inceleme gerçekleştirilmesi, karşıt tespitler  yapılması, elde edilen verilerin sağlıklı olmasını engelleyecek ve işlemin güvenirliliğini zedeleyecektir.

Yevmiye/kebir dosyalarının, yevmiye/kebir beratlarının ve GİB onaylı yevmiye/kebir beratlarının içinde tutulduğu dizin yapısının ekran alıntıları (Dizin yapısı standart ağaç yapısında düzenlenmeli ve dizin yapısı /VKN/YIL/AY/ altında Y-K dosyaları [defterler], YB-KB dosyaları [defter beratları], GIB-YB ile GIB-KB dosyaları [GIB onaylı defter beratları] ve XSLT dosyası şeklinde olmalıdır.

Vergi incelemelerinde zaman kaybı yaşamamak ve küçük bir işlem için defalarca uğraşmamak adına; dosyaların ayıklanmış olarak hazırlanması, ayıklanmış halinin programa yüklenmesi, durum raporunun alınmasını kolaylaştıracaktır. Aksi halde programlar sürekli hata vermeye devam edecektir.

Kaynakça:

1-213 Sayılı Vergi Usul Kanunu

2-1 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği

3-2Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği

4-3 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği

5-509 Sıra No’lu Elektronik Defter Genel Tebliği

03.11.2020

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.