Nihal Çiçek Özkan
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bilim Uzmanı
nihalcicekk@hotmail.com

İşçi Özlük Dosyası Düzenleme Zorunluluğu

İşçi özlük dosyası, her işverenin her bir işçisi için ayrı ayrı tutulması gereken, işçinin bilgilerinin bulunduğu ve en az 10 yıl saklanması gereken dosyadır.

İşçi Özlük Dosyası, 4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesi ile10 Haziran 2003 tarih ve 25134 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanmış ve aynı gün yürürlüğe girmiţtir.

İşçi Özlük Dosyası

Madde 75 - İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu Kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesine aykırı davranışların meydana gelmesi halinde ise 104. Madde hükümleri devreye girmektedir

İşçi Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Evraklar

            İşçi özlük dosyası, sadece iş başlama esnasında işveren tarafından istenen belgelerden oluşmamaktadır. İşçinin başvuru esnasında,  çalıştığı süre zarfında ve hatta işten ayrılma durumunda da dosyada bulundurulması gereken tüm evrakları kapsamaktadır.

1- İşe Başlama Esnasında;

• Nüfus cüzdan fotokopisi
  • İşin niteliğine göe diğer belgeler (örneğin; araç kullanılan işlerde sürücü belgesi, mesleki yeterlilik işleri için ustalık belgesi, tehlikeli ve ağır işlerde personel bilgi formu vs.)
  • İş/Hizmet sözleşmesi
  • Erkek çalışanlar için askerlik durumu belgesi
  • Diploma fotokopisi
  • 2 adet vesikalık fotoğraf
  • Adli sicil kaydı
  • Kan grubu kartı
  • Sağlık raporu
  • Aile durumunu bildirir belge
  • İkametgâh belgesi
  • Nüfus kayıt örneği

2- İşçi Çalıştığı Süre Zarfında:

• SGK işe giriş bildirgesi
• İmzalı maaş bordroları
• Fazla mesai ve fazla çalışma için işçinin onayının alındığı belge
• Maaş zammı, terfi yazısı, görev ve unvan değişikliğini gösteren belge
• Ücretin kesilmesi ve geçerli belge
• İzin formları
• Teslim edilen araç ve gereçler için tutanak
• Varsa ihtar ya da disiplin cezaları
• Sağlık nedeni ile çalışamadığı günler için istirahat ve iş görmezlik raporları
• Varsa iş kazası tutanağı
•  Görev ya da işyeri değişikliği durumunda işçinin rızasını gösteren belge
• İşçi ile ilgili tüm resmi yazışmalar
• İş sağlığı ve güvenliği eğitimi ve bu yöndeki yasal hak ve sorumlulukların anlatıldığını gösteren belgeler

3- İşten Ayrılma Durumunda;

• İstifa dilekçesi
• SGK İşten ayrılış bildirgesi
• İhbarname ve ibraname
• Fesih bildirimi
• Kıdem ve ihbar tazminatına ait bordrolar
• Hizmet belgesi
• Varsa haklı fesih sebebini gösteren belge
• İşçiye noter aracılığı ile yapılan bildirimler

4- Özel Durumlarda;

• İşçi yabancıysa çalışma izni belgesi
• Teşvikten yararlanılması halinde teşvik belgesi
• Engelli ise Sakatlık Raporu ya da onaylı örneği
• Engellilik ödeneği alan işçiler için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan alınan belge
• Eski hükümlü, terör mağduru veya engelli işçiler için İŞKUR kayıt belgesi
• 18 yaşın altındaki işçiler için ebeveyninin muvafakatnamesi

4857 sayılı İş Kanunun 75. Maddesinde belirtildiği gibi aykırı davranışların meydana gelmesi halinde 104. Madde hükümleri devreye girmektedir. Bu madde hükmüne göre, işçi özlük dosyası düzenlenmeyenher işçi için 2021 yılında 3.064,00 TL idari para cezası uygulanmaktadır.

KAYNAKLAR :

 https://www.mevzuat.gov.tr/mevzuat?MevzuatNo=4857&MevzuatTur=1&MevzuatTertip=5

https://www.isvesosyalguvenlik.com/is-kanunu-idari-para-cezalari/

19.03.2021

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.