Musa Çakmakçı
Sosyal Güvenlik Uzmanı
musacakmakci.1907@gmail.com

Ücret Bordrolarının Çalışanlara Kep (Kayıtlı Elektronik Posta) Üzerinden Gönderilmesi Personelce İmzalanmış ve Muhteviyatı Kabul Edilmiş Sayılır Mı?

Ücret Hesap Pusulası Nedir?

Ücret hesap pusulasını genel olarak, işverenlik tarafından, işçiye teslim etmek amacıyla düzenlenmiş ve işçinin iş görme ediminin sonunda hak ettiği asıl ücret, asıl ücrete ilaveten hak kazandığı diğer ücretler (fazla çalışma ücreti, ulusal bayram ve genel tatil ücreti vb.) ve ücret niteliğindeki ödemeler (prim, teşvik primi vb.) ile birlikte bu ücretlerden yapılması gereken kanuni (sigorta primi, gelir vergisi vb.) ve özel (icra, avans vb.) kesintileri gösteren özel nitelikteki bir belge olarak tanımlayabiliriz.

4857 sayılı İş Kanunu açısından;

4857 sayılı İş Kanunu’nda ücrete ilişkin ödeme belgesi belirtilirken, 37. maddedeki aşağıdaki unsurlara değinilmiştir.

Ücret hesap pusulası

Madde 37- İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır.

Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir.

Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır.

 İş Kanunu 37. Maddesinde “İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır.

4857 İş Kanunu	Konu	Aykırılık Durumunda Cezai Yaptırım	Cezayı Gerektiren Fiil	Ceza Miktarı
37	Ücret Pusulası	102/b	Ücret hesap pusulası düzenlenmemesi,	3,475

5510 SOSYAL SİGORTALAR VE GENEL SAĞLIK. SİGORTASI KANUNU Açısından;

Ücret bordrosu, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (102/e/5) Ücret bordrosu mevzuat açısından düzenlenmesi zorunlu belgeler arasında yer almaktadır.

5) İşverenler tarafından ibraz edilen aylık ücret tediye bordrosunda; işyerinin sicil numarası, bordronun ilişkin olduğu ay, sigortalının adı, soyadı, sigortalının sosyal güvenlik sicil numarası, ücret ödenen gün sayısı, sigortalının ücreti, ödenen ücret tutarı ve ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması zorunludur. Belirtilen unsurlardan herhangi birini ihtiva etmeyen (imza şartı yönünden makbuz mukabilinde veya banka kanalıyla yapılan ödemeler hariç) ücret tediye bordroları geçerli sayılmaz ve her bir geçersiz ücret tediye bordrosu için aylık asgari ücretin yarısı tutarında,

İdari para cezası uygulanır. İbraz süresi geçirildikten sonra incelemeye sunulan ve tümünün veya bir bölümünün geçersiz olduğu tespit edilen defter ve belgeler yönünden, ayrıca geçersizlik fiilleri için idari para cezası uygulanmaz, sadece tutulan defter türü dikkate alınarak bu bendin (1), (2) ve (3) numaralı alt bentlerine göre idari para cezası uygulanır.

Sosyal Güvenlik mevzuatı açısından bakıldığında, ücretlerin banka kanalı ile ödenmesi halinde imza şartı aranmamaktadır.

213 SAYILI VERGİ USUL KANUNU açısından;

213 sayılı Vergi Usul Kanunu ise ücret bordrosuna ilişkin daha geniş bir kapsamlı açıklama getirmiştir. Vergi Usul Kanunun “Ücretlere İlişkin Kayıt ve Vesikalar” başlıklı 238.maddesinde aşağıdaki unsurlar belirtilmiştir.

Ücret bordrosu:

Madde 238 – İşverenler her ay ödedikleri ücretler için (Ücret bordrosu) tutmaya mecburdurlar. Gelir Vergisi Kanunu’na göre vergiden muaf olan ücretlerle diğer ücret (...) (1) üzerinden vergiye tabi hizmet erbabına yapılan ücret ödemeleri için bordro tutulmaz.

Ücret bordrolarına en az aşağıdaki malümat yazılır.

1. Hizmet erbabının soyadı, adı; ücretin alındığına dair imzası veya mührü (Ücretin ödenmesinde ayrıca makbuz alan iş verenlerin tutacakları ücret bordrosuna imza veya mühür konulması mecburi değildir.);

2. Varsa vergi karnesinin tarih ve numarası;

3. Birim ücreti (Aylık, haftalık, gündelik, saat veya parça başı ücreti);

4. Çalışma süresi veya ücretin ilgili olduğu süre;

5. Ücret üzerinden hesaplanan vergilerin tutarı.

Bordronun hangi aya ait olduğu baş tarafından gösterilir. Bir aya ait bordro ertesi ayın yirminci gününe kadar hazırlanıp tarihlenerek, müessese sahibi veya müdürü ile bordroyu tanzim eden memur tarafından imzalanır.

İşverenler ücret bordrolarını, yukarı ki esaslara uymak şartıyla diledikleri şekilde tanzim edebilirler

İŞ SÖZLEŞMESİNDE YER ALAN ''PERSONEL AY SONUNDA TAHAKKUK EDEN VE KENDİSİNE ÜCRET BORDROSU İLE BİLDİRİLEN ÖDEMELERE 1 HAFTA İÇİNDE YAZILI OLARAK İTİRAZ EDER  1 HAFTA İÇİNDE İTİRAZDA BULUNMAMASI HALİNDE BORDROYA MUTABIK KALDIĞINI KABUL EDER'' ŞEKLİNDE HÜKÜM BULUNMASI GEÇERLİLİK TAŞIR MI?

İZMİR BÖLGE ADLİYE MAHKEMESİ 9. HUKUK DAİRESİ

Her ne kadar davanın tarafları arasındaki iş sözleşmesinin 1.7'nci maddesinde yer alan ''Personel ay sonunda tahakkuk eden ve kendisine ücret bordrosu ile bildirilen ödemelere 1 hafta içinde yazılı olarak itiraz eder. 1 hafta içinde itirazda bulunmaması halinde bordroya mutabık kaldığını kabul eder'' hükmü bulunmakta ise de, bu hüküm, Anayasa ve Yasa tarafından düzenlenip koruma altına alınan fazla mesai ücreti talep hakkını ortadan kaldıran nitelikte bulunması nedeniyle geçerli değildir. Hükmü bulunmaktadır.

İzmir BAM 9. HD E. 2017/374 K. 2017/767 29.06.2017

ÜCRET BORDROLARININ ÇALIŞANLARA KEP (KAYITLI ELEKTRONİK POSTA) ÜZERİNDEN GÖNDERİLMESİ PERSONELCE İMZALANMIŞ VE MUHTEVİYATI KABUL EDİLMİŞ SAYILIR MI?

SAMSUN BAM 8. HUKUK DAİRESİ kararında;

Yine müşterek tanık beyanlarına göre davacının çalıştığı ubgt günleri tespit edilmiş, 2020/1e kadarki tüm bordrolar imzalı ve tahakkuklu olduğundan bu dönemler dışlanmış; sonrası için ise yapılan tahakkuklar hesaplamadan mahsup edilmiş ve ödendiği işverence ispatlanamadığından ve KEP ile gönderilen bordrolar imzalı sayılmayacağından davacının davasının taleple bağlı kalınarak kabulüne karar vermek gerekmiştir."
SAMSUN BAM 8. HUKUK DAİRESİ E. 2023/349 K. 2023/1085 22.06.2023

SONUÇ OLARAK

Ücret hesap pusulasının işçiye her ay verilmesi zorunlu bir belgedir.

Bu zorunluluk İş Kanunu’nun aşağıdaki maddesinden kaynaklanmaktadır:

İşverenin maaş bordrosu düzenlemesi ve işçiye bordro vermesi kanunen emredici hükümlerle zorunlu tutulmuştur. Bu zorunluluk İş Kanunu 37.maddesinde düzenlenmiştir. 

İş Kanunu madde 37

İşveren işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. 
 Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans mahsubu, nafaka ve icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir. Bu işlemler damga vergisi ve her çeşit resim ve harçtan muaftır.

Uygulamada banka kanalı ile ücret ödemesi yapılan iş yerlerinin de yukarıda belirtilen Kanunlar gereği işçilerden (ileride çıkabilecek uyuşmazlıkları önlemek adına) her ay düzenli olarak ücret bordrolarında imza alındığı yaygın bir şekilde görülmektedir.

İş Kanunu 102’nci maddeye batığımızda işçiye hesap pusulası düzenlememek ve ücretini banka aracılığı ile ödememek ayrı ayrı yaptırıma tabidir.

Bu arada yaptırımları içeren 102’nci maddede her ne kadar ücret hesap pusulasının işçiye verilmesinden söz edilmeyip düzenleme kelimesi kullanılsa da bu belgenin verildiğinin kanıtı işçinin ıslak imzasıdır. Dolayısıyla aynı zamanda iş uyuşmazlıklarında mahkemelerde bir kanıt aracı olan ücret hesap pusulası işçiye imzası karşılığında verilmelidir.

Bu konuda ıslak imzanın öneminin ortaya çıktığı diğer bir durum ise işçi ile uyuşmazlık yaşanması ve yargı yoluna gidilmesi halidir.

Ücretlerin bankadan yatırılması halinde banka kayıtları, ödemenin delili olmaktadır; ancak işçiye hangi kalemler için ne ödendiği önem arz etmektedir.

İmzalı ücret bordroları/ hesap pusulaları işçiye yapılan tüm ödemeleri ayrıntılı olarak göstermektedir. Yargıtay yerleşik kararlarına göre imzalı bordro/ hesap pusulasına işçi ihtirazi kayıt koymadan imzaladığında kesin delil kabul edilmektedir. Bu halde bordroda görünenin üzerinde fazla çalışma, Ulusal bayram genel tatil çalışması, hafta tatili çalışması yaptığını kesin delillerle işçi ispatlamak zorunda kalmaktadır. İşveren imzalı olarak bu belgeleri sunamaz ise işçi iddiasını tanık dahil her türlü delil ile ispatlayabilmektedir.

Bu anlamda işçiye yapılan her türlü ödeme ve kesintiyi gösteren ücret hesap pusulalarının imzalatılması önem arz etmektedir. İşçiye mail ile iletmek ıslak imza yerine geçmeyecektir.

İşçi ücretlerini banka kanalı ile ödeyen işverenlerin ücret hesap pusulasının imzalatılmasının imkânsız olduğu durumlarda imza yerine e-imza vs. teknolojik gelişmeleri kullanarak işçilerine gönderilmesi uygulamasını görmekteyiz.

Konu ile ilgili Çalışma Genel Müdürlüğü’nün 13.11.2017 tarihli görüş yazısında, 4857 sayılı İş Kanunu’nun 37 nci maddesi ile getirilen ücret hesap pusulası düzenleme yükümlüğü, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1525 inci maddesine dayanılarak hazırlanan ve 25.08.2011 tarih 28036 sayılı Resmi Gazete ’de yayımlanarak yürürlüğe giren “Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik” kapsamında bir sistem kurularak elektronik ortamda yapılması halinde yasal yükümlülüğün yerine getirilmiş sayılacağı yönünde görüş bildirmiştir.

Ancak, 7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu’na göre işçilerle işverenler arasında hizmet akdinden, toplu iş sözleşmesinden ve İş Kanunu’na dayanan her türlü hak iddialarından doğan hukuk uyuşmazlıklarının kesin olarak çözüme bağlanma görev ve yetkisi iş mahkemelerine aittir. Bu bağlamda; Yargıtay kararları incelendiğinde ücret hesap pusulalarının çalışanlara ıslak imza ile teslim edilmesi gerektiği yönünde kararlar bulunmaktadır.

En son verilen SAMSUN BAM 8. HUKUK DAİRESİ kararında;

Yine müşterek tanık beyanlarına göre davacının çalıştığı ubgt günleri tespit edilmiş, 2020/1’e kadarki tüm bordrolar imzalı ve tahakkuklu olduğundan bu dönemler dışlanmış; sonrası için ise yapılan tahakkuklar hesaplamadan mahsup edilmiş ve ödendiği işverence ispatlanamadığından ve KEP ile gönderilen bordrolar imzalı sayılmayacağından davacının davasının taleple bağlı kalınarak kabulüne karar vermek gerekmiştir." Kararı alınmıştır.

Özellikle son zamanlarda giderek zorunlu hale gelen Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) yolu ile elektronik imza vasıtası ile manuel ortamda ıslak imzaya gerek olmadan e-imza ile işçilere ücret hesap pusulasının imzalatıldığı görülmektedir.

Hem KEP hesaplarının hem de e-imza uygulamalarının yaygınlaşması ile yukarıda bahsettiğimiz Yasal dayanaklarda da değişikliğe gidilmesi gerekmekte olup, e-imza uygulamasının da ıslak imza yerine geçerek herhangi bir idari para cezası yaptırımlarının önüne geçilmesi gerekmektedir.
Bu nedenle, çalışanların ücret hesap pusulalarının KEP veya e posta ile gönderilmesi durumunda İş Kanunu’nda belirtilen yükümlülük işletme adına yerine getirilmiş olabileceği sayılmakla birlikte çalışanlarla yaşanılması muhtemel mahkeme süreçlerinde çalışanın ıslak imzasının olmadığından KEP adresi üzerinden veya e posta ile gönderilen ücret hesap pusulalarının işletme lehine geçerli bir belge olarak kabul edilmeme olasılığı göz ardı edilmemelidir.

Yukarıda açıklanan nedenlerle, bankadan ödeme yapıyor ve ücret hesap pusulalarının KEP veya e posta ile göndermiş olmanıza rağmen işçilerin ücret hesap pusulalarının ayrı ayrı düzenlenmesini ıslak imza alınmasını ve işçinin özlük dosyasında saklanmasını önemle tavsiye ediyoruz.

24.07.2023

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.