Murat Yerlikhan
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Danışman
Kayseri Ticaret Odası
myerlik@gmail.com

Oda ve Borsalarda Yönlendirme

Planlama, organizasyon, emir ve komuta, koordinasyon ve kontrol faaliyetlerini temelden etkileyen yönlendirme, ulaşmaya değer bir gelecek için bugünden çalışmak olarak tanımlanabilir. Organizasyonlar, yönlendirme kavramlarına uyduklarında çok daha başarılı olmaktadırlar. Faaliyetlerini misyon, vizyon, amaçlar, hedefler, değerler ve politikalar üzerine kurmayan Oda ve Borsaların başarılı olmaları mümkün görülmemektedir.

I.GİRİŞ

İster işletme ister sivil toplum kuruluşu olsun, bir organizasyonun yönetim faaliyetleri genelde 5 başlıkta incelenmektedir. Bunlar planlama, örgütleme, emir ve komuta (yöneltme), koordinasyon ve kontroldür.

Yönlendirme kavramları bir organizasyonda yapılan planlamayı, makine ve teçhizatın seçimi ve yerleşimini, çalışanların atanmasını, emir ve komuta ilkelerinin ve kurallarının belirlenmesini, koordinasyonu ve kontrolünü önemli şekilde etkilemektedirler.  

Organizasyonlarda, içi doldurulan yönlendirme kavramları, orta ve alt yönetici kadrolara rehberlik edecek ve herkesin ortak hareket etmesini sağlayacaktır.

İşe; organizasyonun misyonunu, vizyonunu, amaçlarını, değerlerini, politikalarını, hedeflerini belirleyerek başlamalı ki,  taktikler ve operasyonlar aynı yönde belirlenmiş olsunlar.

Yönlendirme kavramlarıyla karar vericiler amaca yönlendirilecek, kararların koordinasyonu sağlanacak, çalışanların motivasyonu artırılacak ve ölçme standartlarının belirlenmesi mümkün olacaktır.

Organizasyon üst yönetiminin vaz geçilemez haklarından olduğu için misyon, vizyon, amaçlar, hedefler, değerler ve politikalar kendileri tarafından belirlenmektedir. Çünkü, üst yönetim organizasyonun bütünüyle ilgili olan müşteriler, inovasyon, çalışanlar, gelir ve giderler, fiziksel kaynaklar, verimlilik ve sosyal sorumluluk ile yakından ilgilenmek zorundadır.

Teknik bir uzmanlık gerektirdiğinden taktikler ve operasyonlar ise misyon, vizyon, amaçlar ve hedeflere uygun olarak orta ve alt kademe yöneticileri tarafından tespit edilecektir.

Orta ve alt kademe yöneticiler, sürekli planlar arasında bulunan standart prosedür ve metotları, kuralları, ayrıca tek kullanımlık planlar olan bütçeleri, programları ve projeleri -üst yöneticilerin vizyon, amaç, politika ve değerlerine uygun olarak- hazırlayacaklardır.

II.YÖNLENDİRME KAVRAMLARI 

2.1.Misyon

Misyonlar, organizasyonların üstlendiği özel görevlerdir. İşletmelerin varoluş sebepleridirler.

Ancak, misyonlar yalnızca varoluş sebeplerini ortaya koymazlar. Aynı zamanda nelerin, nerede ve nasıl üretileceğini, iş yapma felsefesini, sahip olunan değerleri, diğer organizasyonlardan farklı olunan yönleri ve uzun vadeli bakış açısını da vurgularlar. 

Aslında, misyon organizasyonların üst yönetimlerinin kendilerini nasıl görmek istedikleri durumdur. Üst yönetime en büyük gurur kaynağı olacak bir değer, organizasyonun misyonu olmaktadır.

Üst yöneticiler misyonu belirlemek için, kendilerine şu soruları yöneltmelidirler: İşimiz ne? Daha sonra da, şu sorulara cevap aramalıdırlar: Kullanılacak teknoloji nedir? Müşterilerimiz kimlerdir? Müşterilerimiz bizden neler alırlar? Müşterilerimizin istekleri nelerdir? Müşterilerimizin istekleri ne yönde değişmektedir? En son olarak, işi nasıl yapmalıyız, sorusu cevaplandırılmalıdır. Cevapların tümünün değerlendirilmesiyle, misyon belirlenebilecektir.

Özetlenirse, misyon ifadesiyle organizasyonun ne yapacağı ve topluma ne gibi katkıda bulunulacağı anlatılmalıdır.

Misyonda, mutlaka organizasyonu diğerlerinden ayıran özellikler vurgulanmalıdır.

Küçük organizasyonlar genelde misyonlarını yazılı hale getirmemektedirler. Misyon bildirisinin yazılı olması çalışanlara ve topluma organizasyon hakkında bilgi verilmesini sağlamaktadır. Bu durum organizasyonun olumlu algılanmasına ve imajına katkıda bulunmaktadır.

2.2.Vizyon

Organizasyonların vizyonu, üst yöneticilerin organizasyonu gelecekte nereye ulaştırmak istedikleri noktayı yansıtan zihinsel imaj, resim veya düşünceyi ifade etmektedir.

Etkili bir vizyon; orijinal, güçlü, somut, çok yönlü, açık, yalın, kolay anlaşılır, hatırlanmaya değer, katılımcı, değer merkezli, hareketli, gerçekçi, ihtiyaçla bütünleşmiş, kurumun ne yöne bakması ve nasıl hareket etmesi gerektiğini ortaya koyan bir rehber niteliğinde olmalıdır. Bu yönüyle vizyon, amaçlara ayna, çalışanlara esin kaynağıdır.

Vizyon bildirimi, organizasyonun uzun vadede çevresinde yaratmak istediği etkidir.

Vizyon, daha çok organizasyonun kendi çalışanlarıyla ilgilidir.

Vizyon özgün, başarıyı anlatan, iddialı, çekici, ilham verici, kolayca anlaşılan ve ideal durumu anlatan bir yapıda olmalıdır.

Vizyon, zor gerçekleştirilemeyecek, ancak kolay da ulaşılmayacak bir gelecek olmalıdır. Vizyon, insanların umutsuzluğa düşmemesi amacıyla başarısızlığı planlamamalıdır. 

Vizyon, organizasyonun geleceğine bir anlam katmakta, çalışanlarda aidiyet duygusu güçlendirmekte, günlük sorunların hemen aşılarak amaçların sürekliliğini sağlamakta ve üst yönetim dahil herkese motivasyon sağlamaktadır.

Vizyonun, 10-15 yıllık bir süreyi kapsaması olağan kabul edilmektedir.

Vizyon ifadesi, belirlenen hedefe ulaşıldığında değiştirilmeli ve yeni bir vizyon ifadesi oluşturularak yayınlanmalıdır.

2.3.Misyon ve Vizyon Karşılaştırması

Misyon organizasyonun mevcut durumunu ifade ederken, vizyon gelecekte olması istenilen durumu ortaya koymaktadır.

Misyon soyuttur, kısa sürede değişmez, değiştirilemez. Vizyon ise, somuttur ve insanlara büyük hedefler sunar.

2.4.Amaçlar

Amaçlar, güçlerin ve kaynakların hangi yöne doğru hareket edeceğini tanımlayan kavramsal genel açıklamalardır.

Organizasyon amaçları organizasyonun yaptığı işleri, faaliyetleri neden yaptığı ve karşılığında ne aldığını belirten sonuçlardır.

Amaçlar, vizyon ve misyonun sağlam ve ölçülebilir hedefler şeklinde ifade edilmesini sağlar ve misyon ifadesinden daha belirgindir.

Amaçların belirlenmesi, organizasyon kaynaklarının doğru yerlerde kullanılmasını, önceliklerin ve tercihlerin doğru anlaşılmasını, sorumlulukların devrini ve sonuçlar açısından hesap vermeyi kolaylaştırması bakımından kritik bir aşamadır.

Amaç kriterleri karlılık, büyüme, müşteri tatmini, finansal getiriler, teknoloji, operasyonel etkililik, kaynak kullanımı gibi konular olabilecektir. 

Amaçlar, organizasyonun 5-10 yıl içerisinde ulaşması istenilen durumdur. Önemli dışsal değişiklikler olmadığı sürece değiştirlmemelidir.

Amaçlar, hedeflerin oluşmasına yardımcı olurlar.

2.5.Hedefler

Hedefler, amaçların gerçekleştirilmesine yönelik özel ve ölçülebilir alt amaçlardır.

Hedefler, ulaşılması istenilen çıktıların belirli bir zamanda nitelik ve sayısal olarak ifadesini gösterir. Bir amacı gerçekleştirecek birden fazla hedef belirlenmesi olağan bir durumdur.

Hedefler yeterince açık, anlaşılabilir ve ölçülebilir olmalıdır. İddialı, fakat imkânsız olmamalıdır.

Hedefler çalışanlara yeniliği yakalatmalı, basit, etkili, kapsamlı, net, çok yönlü olmalı, çalışanları bir konuya yoğunlaştırmalıdır.

Üst yönetim tüm organizasyonu ilgilendiren amaç ve hedeflerle, orta ve alt kademe ise daha çok fonksiyonel nitelikteki amaçları ve hedefleri belirlemektedir.

Amaç ve hedeflerin çalışanlar tarafından benimsenmesi için, onların da görüşü alınmalı, karalara katılımları sağlanmalıdır.

Hedefler kısa, orta ve uzun vadeli hedefler olarak gruplanmaktadır. Günümüzde kısa vadeli hedefler 1 yıllık, orta vadeli hedefler 2-3 yıllık, uzun vadeli hedefler 4 yıllık ve daha fazla süreli olmaktadırlar.

2.6.Taktikler

Taktikler, orta kademe yöneticiler tarafından belirlenen ve temel bölümlerin veya birimlerin mutlaka uygulaması gereken somut hedeflerdir.

Taktikler, harekete geçirilecek faaliyetlerdir. Taktiklere, programlar da diyebiliriz.

Taktiklerin misyon, vizyon, amaçlar, hedefler, değerler ve politikalarla uyumlu olması gerekmektedir.

2.7.Operasyonel Faaliyetler

Operasyonel faaliyetler bireylerden, çalışma gruplarından, birimlerden ve bölümlerden beklenen spesifik sonuçları ifade etmektedir.

Operasyonel faaliyetler de misyon, vizyon, amaçlar, hedefler, değerler ve politikalarla uyumlu olmalıdır.

2.8.Politikalar

Politikalar, organizasyonların uymayı arzu ettikleri ilkelerdir.

Politikalar, yöneticilerin karar vermelerine rehberlik eden kurallar dizisidir. Bu kurallar, yöneticilere yapacakları faaliyetlerde yol göstermektedir.

Politikalar, belirlilik ortamında alınan uzun süreli ve devamlı kararlardır.

Genel müdürün, alımları belirli bir düzeye kadar yapabileceğine dair kararlar, politika kuralına örnek gösterilebilir.

2.9.Değerler

Değerler, bir organizasyonda neyin önemli olduğunu gösterir. Bir organizasyonun değerleri, çalışanların ortak amaçlar doğrultusunda faaliyet göstermelerine yardımcı olur.

Kurumda paylaşılan değerler çalışanları birbirine bağlamakta, işlere rehberlik yapmakta ve istikrar sağlamaktadır. Bu sebeple, çalışanların değerler sistemine uyum derecesi çok önemli görülmektedir.

Yöneticiler de, karar ve davranışlarında kurumsal değerleri referans almaktadırlar.

Ortak değerlerden yoksunluk, organizasyonda farklı değerlerin oluşmasına ve çatışmalara sebep olmaktadır.

Organizasyon değerlerine şunlar örmek gösterilebilir: Müşteri memnuniyeti, ürün kalitesi, şikâyet azlığı, dürüstlük, eşitlik, işleri basitleştirmek, hoşgörü, yardım severlik, cesaret, zaman, hız, sözünde durmak, risk almak, sürekli gelişme, takım çalışması, yenilik ve yaratıcılık, doğruluk, çalışkanlık, sorumluluk, başarı, güven, bağlılık, özerklik, hırs, sevgi ve saygı, itaat.

Değerlerin zamanla değişmesi normal kabul edilmektedir.

III.ÖNEMLİ YÖNETİM KARARLARININ VERİLMESİ, UYGULANMASI VE KONTROLÜ

Organizasyonun misyon, vizyon, amaç ve hedeflerinin belirlenmesi sonrası, organizasyonu başarıya ulaştıracak temel yönetim kararları alınmalıdır.

Bu kararlar organizasyonun büyümesine, küçülmesine, olduğu gibi durmasına veya bunların karması bir duruma gelmesine yönelik kararlardır.

Bu kararları üst yönetim verecektir. Orta ve alt kademe yönetim, üst yönetimin kararlarına uygun olarak her bir iş, ürün ve hizmet için kararları uygulamaya koyacaktır.  

Zor aşama ise, verilen kararların uygulaması aşamasıdır. Verilen kararların başarılı bir şekilde uygulanabilmesi için organizasyonun yapısı, insan kaynağı, örgüt kültürü, liderlik, kaynakları harekete geçirmede kullanılacak teşvik ve desteklerin bir arada, uyum içerisinde yürütülmesi gerekiyor.

Uygulanan kararlardan sonra, istenilenlerin gerçekleşip gerçekleşmediği kontrol edilecektir. Aslında, kontrol son aşamada değil, her aşamada yapılmalı ve böylelikle sapmalar veya şartlara uymayan hedefler düzeltilmelidir.

IV.ODA VE BORSALARDA YÖNLENDİRME

5174 sayılı Kanun’la kurulan Oda ve Borsalarda gönüllü değil de, zorunlu üyeliğin bulunması üst yönetimi üyeye hizmet açısından atalete sevk etmektedir.

Misyon, vizyon, amaçlar, hedefler, değerler ve politikaların üst yönetim tarafından belirlenmesi elzemken, bu işlerin personele bırakıldığı sıkça karşılaşılan bir durumdur.

Personel ise, çoğunlukla yaptıkları işlerle ilgilendiklerinden ve üst yönetime uzak olduklarından yönlendirme kavramlarının içini dolduramamaktadırlar.

Nitekim; Oda ve Borsaların hazırladığı kalite ve akreditasyon belgelerini ilgili ilgisiz herhangi bir kurumun duvarına astığınızda ilk bakışta pek de sırıtmayacağı görülecektir. Çünkü, yönlendirme kavramları planlama kaygısından uzak, hiçbir emek harcanmadan ve kuruma özgü muhtevaya sahip olmadan hazırlanmakta ve bu konuyla standartların kontrolüyle ilgili denetim firmaları da pek ilgilenmemektedirler.

Aslında yeni kurumsal kuram, Odalar ve Borsaların moda etkisiyle kalite ve akreditasyon belgesi aldıklarını bize söylemektedir.

Türkiye’deki birçok kurum bu durumdadır. Anadolu’nun göbeğindeki bir belediye, sahil belediyesinden kopyaladığı stratejik planı aynen kullanınca, hedeflerinin arasına sehven “liman yapmayı” da aldığı epeyce konuşulmuştu.

Oda ve Borsalarda, sektörel çevrenin durağan olması ve zorunlu üyelik sebepleriyle, çok az Oda ve Borsanın planlı ve programlı faaliyet gösterdiğine şahit olmaktayız. Bu Oda ve Borsaların üst yönetimlerinin de, yetkin kişilerden oluştuğu görülmektedir.

Bütçe, program ve projelerini yönlendirme kavramlarına uygun hazırlamayan Oda ve Borsaların, üyelerinin durumunu daha da iyileştirici taktik ve strateji gütmedikleri açıktır.  

IV.SONUÇ

Organizasyonlarda planlama yapılmadan, fiziki ve fiziki olmayan kaynaklar sağlanmadan, emir-komuta belgeleri, koordinasyon ilkeleri ve kontrol ölçekleri belirlenmeden önce, yönlendirme kavramlarının içerisi doldurularak sistemin hareketi sağlandığında, organizasyon bir bütün halinde ve uyum içerisinde faaliyetini sürdürecektir.

Oda ve Borsa yöneticilerinin her şeyden önce organizasyonlarının bugününü planlarken geleceğini de planlayacak bilince sahip olmaları gerekiyor. Bunun yolu da, ilk önce organizasyonlarını yönlendirmeleri gerekmektedir.

Daha sonra, yönlendirme verilerini orta ve alt düzey yöneticilerle paylaşarak, onların da katkıları sonrasında taktik ve operasyonel planlama yapmalarını sağlamalıdırlar. 

Ancak; üye taleplerine bağlı günlük işlerin takibinin dışında planlı iş yapma geleneği birçok kuruluşta olduğu gibi, Oda ve Borsalarda da bulunmamaktadır.

Bu sebeple, yok denecek kadar az Oda ve Borsanın performansı, beklenenin üzerine çıkmaktadır.

Oda ve Borsalarda üst yönetimler geleceği görme, vizyon oluşturma, esneklik sağlama, olaylara göre pozisyon alma ve birlikte çalışma becerisini göstermek zorundadırlar.

Oda ve Borsa üst yönetimleri organizasyonlarının fiziki yapısını, sosyal sermaye ve yeteneklerini geliştirmek ve yönlendirmek kaygısını sürekli olarak taşımalıdırlar. Çünkü, yönetim devamlı bir süreçtir.

Oda ve Borsaların bir an önce modern yönetim tekniklerini uygulayarak, kendilerine çeki düzen vermeleri gerekiyor.

Aksi takdirde, kuruluş dönemlerinin damgalarını üzerlerinde taşıyan Oda ve Borsaların yapılarının değiştirileceğini beklemek kehanet olmayacaktır.

KAYNAKÇA

KİTAPLAR

Arıkboğa, F. Şebnem; Yönetim Becerileri, Der Yayınları, İstanbul, 2013

Aydemir, Süleyman R;  Odalar ve Borsalar Nasıl yönetilir? Yönetici ve Personel El Kitabı, MKB Yayınevi, Ordu, 3. Basım, Mayıs 2018

Bakan, İsmail ve Ark; Girişimcilik, Kobiler ve Strateji, Gazi Kitapevi, Ankara, 2015.

Bolman, Lee G. Ve Ark; Organizasyonları Yeniden Yapılandırmak, Seçkin Yayınevi, Ankara, 2013

Efil, İsmail; İşletmelerde Yönetim ve Organizasyon, Dora Basım, İstanbul, 12. Baskı, 2013

İmrek, M. Kemal; Yönetmeye Başlamak, Derin Yayınları, İstanbul, 2011

Koçel, Tamer;  İşletme Yöneticiliği, Beta Basım, İstanbul, 16. Basım, 2015

Mirze, S. Kadri ve Ark; İşletmelerde Stratejik Yönetim, Arıkan, İstanbul, 2007

Mirze, S. Kadri; İşletmelerde Stratejik Planlama El kitabı, Nobel akademik Yayıncılık, İstanbul, 2015

Mirze, S. Kadri; İşletmelerde Organizasyon Tasarımı ve Yapılandırma, Beta, İstanbul, 2016

Mintzberg, Henry; Örgütler ve Yapıları, Nobel Akademik Yayıncılık, İstanbul, 2015

ELEKTRONİK KAYNAKLAR

https://www.tobb.org.tr/HukukMusavirligi/Sayfalar/Mevzuat.php (Erişim Tarihi: 12.6.2018)

19.07.2018

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.