Kadir Demirbaş
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bağımsız Denetçi
vergi.uzmani@yandex.com

E Defter Hakkında Önemli Bilgiler

E DEFTER UYGULAMASINA DÂHİL OLMA ZORUNLULUĞU

Aşağıda sayılan mükelleflerin e-Defter uygulamasına dâhil olmaları zorunludur.

1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler.

2- Türk Ticaret Kanununun 397 nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler.

Bağımsız denetime tabi olup, gerekli şartları taşımayanlar artık E Defter uygulamasına geçme zorunluluğu vardır.

Gelir İdaresi Başkanlığı, gerek gördüğü zaman yaptığı çalışmalar neticesinde, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirmeye yetkilidir. Kendisine yazılı bildirim yapılan mükelleflerin, yazılı bildirimde belirtilen süreler içinde e-Defter uygulamasına dâhil olması gerekmektedir.

Gerekli zorunlu şartları taşımayanlar, kendi istekleriyle E Deftere geçmeleri mümkündür. Ayrıca, Defter Beyan Sistemi dışında kalan mükellefler istemeleri halinde E Deftere uygulamasına dahil olması mümkündür. İsteğe bağlı olarak E Defter uygulamasına geçenler, başvurularını izleyen ayın başından itibaren geçebilirler.

E Defter uygulamasına geçme zorunluluğu olan mükellefler; tam bölünme, birleşme veya tür değişikliğine gitmeleri halinde devredilen veya birleşilen mükellefler ile yeni tüzel kişi mükellefler E Defter uygulamasına geçmek zorundadır. Geçme süresi ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.

E Defter uygulamasına dâhil olma zorunluluğu bulunan mükelleflerden;

1- e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-Fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren),

2-  Tebliğ yayım tarihi itibarıyla Türk Ticaret Kanununun 397 nci maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca bağımsız denetime tabi olan şirketler 1/1/2020 tarihinden itibaren, 2020 ve müteakip yıllarda bağımsız denetime tabi olma şartlarını sağlayan mükellefler ise şartların sağlandığı yılı takip eden yılın başından itibaren, e-Defter uygulamasına geçmek ve edefter.gov.tr adresinde format ve standardı belirlenen defterleri e-Defter olarak tutmak zorundadırlar.

Zorunluluk getirildiği halde e-Defter uygulamasına süresi içinde geçmeyen mükellefler hakkında Vergi Usul Kanununda öngörülen cezai hükümler uygulanır.

E FATURAYA GEÇENLER E DEFTER UYGULAMASINA GEÇME ZORUNLULUĞU VAR MI?

Zorunlu şartları taşıyanlar, E Faturaya uygulamasında tabi olanlar, yıl içerisinde  E Deftere de geçmek zorundadırlar. Örneğin, E Fatura için 2018 yılı ve 2019 yılı brüt satış hasılatı 5.000.000,00 TL olanlar 1/7/2020 tarihi itibarıyla     E Faturaya geçmek zorunda ve 1/1/2021 tarihi itibarıyla E Deftere uygulamasına geçmek zorundadırlar.

Ancak, isteğe bağlı olarak E Faturaya geçenler E Deftere geçme mecburiyetleri yoktur. Örneğin, 2018 brüt satış hasılatı 3.000.000,00 TL olanlar, 2020 yılında isteğe bağlı bir şekilde E Fatura ‘ ya geçenler, gerekli zorunlu şartları taşımadığı için E Deftere geçme mecburiyetleri yoktur. İsterlerse E Deftere geçerler.

E DEFTERE BAŞVURU

Gerek zorunlu olarak gerekse ihtiyari olarak defterlerini elektronik ortamda oluşturacak, kaydedecek, muhafaza ve ibraz edecek gerçek ve tüzel kişi mükelleflerin aşağıda yer alan şartları yerine getirerek edefter.gov.tr adresinde yayımlanan başvuru kılavuzuna uygun olarak e-Defter uygulamasına başvuruda bulunması gerekmektedir.

a) Gerçek kişi mükelleflerin Elektronik İmza Kanunu hükümleri çerçevesinde üretilen Nitelikli Elektronik Sertifika (NES) veya bu Tebliğ çerçevesinde Mali Mühür temin etmiş olmaları.

b) Tüzel kişi mükelleflerin  Mali Mühür temin etmiş olmaları.

c) e-Defterin tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın, Başkanlıktan uyumluluk onayı almış bir yazılım olması.

Başkanlık veya Genel Müdürlük, gerek görmesi halinde başvuru sürecinde edefter.gov.tr adresinde yayımlanan kılavuzlara ilave olarak diğer teknik bilgi ve belge talebinde bulunabilir.

E DEFTER DOSYALARININ OLUŞTURULMASI VE BERAT DOSYALARININ E DEFTER UYGULAMASINA YÜKLENMESİ

E-Defter uygulamasına dâhil olanlar,

• edefter.gov.tr adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak aylık dönemler itibarıyla E-Defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır.
• E-Defter uygulamasına dahil olan mükellefler dahil oldukları aydan itibaren söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar. Bu mükelleflerin kağıt ortamında tuttukları defterler hiç tutulmamış sayılır.

Vergi Usul Kanununun 219 uncu maddesinin (b) bendinde belirtilen ve defter kaydı yerine geçecek belgelerin (bundan sonra “Muhasebe Fişi” olarak anılacaktır), e-Defter kayıtları ile birlikte muhafaza edilmesi ve yetkili mercileri tarafından istenildiğinde ibraz edilmesi zorunludur.

E-Defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayına ait beratın alınması açılış onayı, son ayına ait beratın alınması kapanış onayı, diğer aylara ait beratların alınması ise ilgili aylara ait defterlerin noter onayı yerine geçer.

Uygulamadan yararlananlar aylık dönemler halinde oluşturacakları e-Defter ve berat dosyalarını, aşağıda belirtilen sürelerde oluşturmak, NES veya Mali Mühürle zaman damgalı imzalamak/onaylamak ve berat dosyaları e-Defter uygulamasına yüklemek suretiyle Başkanlıkça onaylı halini almak zorundadırlar:

1- Defter ve berat dosyalarının ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar,

2- Hesap dönemlerinin son ayına ait defter ve berat dosyaları, gelir veya kurumlar vergisi beyannamelerinin verildiği ayın son gününe kadar.

3- Dileyen mükellefler, her hesap dönemine ilişkin ilk ayda (hesap dönemi içinde işe başlayanlarda işe başlanılan ayda), tercihlerini e-Defter uygulaması aracılığıyla elektronik ortamda bildirmeleri şartıyla, her bir geçici vergi döneminin aylarına ait e-Defter ve berat dosyalarını her ay için ayrı ayrı olmak üzere, ilgili olduğu geçici vergi dönemine ilişkin geçici vergi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar (son dönem geçici vergi dönemine ilişkin ayların defter ve berat dosyalarının gelir vergisi mükelleflerinde gelir vergisi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar, kurumlar vergisi mükelleflerinde ise kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği ayın sonuna kadar) oluşturma, NES veya Mali Mühürle imzalama/onaylama ve berat dosyalarını e-Defter uygulamasına yükleyerek Başkanlıkça onaylı halini alma imkânından da yararlanabilirler.

Yer alan açıklamalar çerçevesinde defter ve berat dosyalarını oluşturma, NES veya Mali Mühürle imzalama/onaylama ve Başkanlık onaylı berat dosyalarını alma süreleri aşağıdaki tabloda belirtilmektedir. 01.01.2020 tarihinden itibaren geçerli olacaktır.

DÖNEM	AYLIK YÜKLEME TERCİHİNDE BULUNMASI HALİNDE	GEÇİCİ VERGİ DÖNEMLERİ BAZINDA YÜKLEME TERCİHİNDE BULUNMASI HALİNDE
OCAK	NİSAN AYI SONU	OCAK ŞUBAT MART	MAYIS AYI SONU
ŞUBAT	MAYIS AYI SONU
MART	HAZİRAN AYI SONU
NİSAN	TEMMUZ AYI SONU	NİSAN MAYIS HAZİRAN	AĞUSTOS AYI SONU
MAYIS	AĞUSTOS AYI SONU
HAZİRAN	EYLÜL AYI SONU
TEMMUZ	EKİM AYI SONU	TEMMUZ AĞUSTOS EYLÜL	KASIM AYI SONU
AĞUSTOS	KASIM AYI SONU
EYLÜL	ARALIK AYI SONU
EKİM	OCAK AYI SONU	EKİM KASIM ARALIK	GELİR VEYA KURUMLAR VERGİSİ BEYANNAMELERİNİN VERİLECEĞİ AYIN SONUNA KADAR
KASIM	ŞUBAT AYI SONU
ARALIK	GELİR VEYA KURUMLAR VERGİSİ BEYANNAMELERİNİN VERİLECEĞİ AYIN SONUNA KADAR

Başkanlık Mali Mührünü de içeren berat dosyaları e-Defter tutanlar tarafından e-Defter uygulamasından indirilerek, istenildiğinde yetkili birimlere ibraz edilmek üzere ilgili olduğu e-Defter dosyaları ile ilişikli şekilde birlikte muhafaza edilir.

E Defter ve berat dosyalarının mükelleflerin kendisine ait Mali Mühür ile beraber imzalanması esas olmakla beraber, noter tarafından düzenlenen Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen vekaletname ile özel entegratör veya meslek mensuplarına ait mali mühür le verilebilir.

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez.

Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de e-Defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde e-Defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Herhangi bir kesinti veya sistem arızası nedeni ile beratların Başkanlık tarafından onaylanması işleminin gerçekleştirilememesi durumunda söz konusu beratlar, NES veya Mali Mühür ile zaman damgalı olarak imzalanacak veya onaylanacaktır. Bu kapsamda kullanılacak olan zaman damgaları TÜBİTAK-UEKAE’ den temin edilecektir. Beratların, Başkanlığa sunumunu engelleyen kesinti veya arıza durumunun ortadan kalkmasını takiben ilgili beratların tekrar Başkanlık onayına sunulması işlemi gerçekleştirilecektir.

E DEFTER DOSYALARI, BERAT DOSYALARI VE MUHASEBE FİŞLERİNİN MUHAFAZA VE İBRAZI

e-Defter uygulamasına dâhil olanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar:

a) e-Defter dosyaları ve bunlara ait berat dosyaları birbirleri ile ilişkili şekilde elektronik ortamda, muhasebe fişleri ise kağıt ve/veya elektronik ortamda, istenildiğinde ibraz edilmek üzere muhafaza edilmek zorundadır.

b) e-Defter dosyaları,  berat dosyaları ve elektronik ortamda oluşturulan muhasebe fişlerinin veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, NES veya Mali Mühür ile garanti altına alındığı için kağıt ortamında saklanmayacak (kağıt ortamda tutulması tercih edilen muhasebe fişleri hariç) ve elektronik ortamdaki bu dosyaların kağıt ortamdaki hali hukuken hüküm ifade etmeyecektir.

c) E Defterleri Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde Muhafaza etmek zorunludur.

d) E Defterleri saklama mecburiyeti 1/1/2020 tarihinden itibaren 10 yıl saklama mecburiyeti vardır.

 e) E Defter ilk önce mükelleften istenecektir eğer ibraz edilmezse, entegratör firmadan istenir. Entegratör firma da 15 gün içerisinde vermek zorundadır.

E DEFTER UYGULAMASINDAN YARARLANMA İZNİNİN İPTALİ

Özel entagratörlerin izinleri iptal edilenler, bir yıl süre ile e-Defter uygulamasından yararlanamazlar.

DİĞER HUSUSLAR

E Defter tutanlar, kanunda belirtilen Mücbir Sebeplerden dolayı E Defter ve beratlarına ait her hangi bir sıkıntı yaşamaları durumunda tevsik edici bilgi ve belgeleri ile birlikte 15 gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yetkili mahkemesine başvurarak kendisine zayi belgesi verilmesini istemelidir. Zayi belgesini ile birlikte Gelir İdaresi Başkanlığına yazılı bildirim yapmak zorundadır.

E-Defter tutanlar, E-Defterlerini oluşturdukları ve muhafaza ettikleri bilgi işlem sistemlerinin haczedilmesi veya bu sistemlere yetkili mercilerce el konulması halinde, durumu en geç üç iş günü içerisinde Gelir İdaresi Başkanlığa bildirmek ve kayıtlarını nasıl tamamlayacağına ilişkin ayrıntılı bir plan sunmak zorundadır.

16.12.2019

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.