I - GİRİŞ
Ülkemiz ekonomisinde yer alan işletmelerin büyük kısmını KOBİ’ ler oluşturmaktadır. TUİK’ in yapmış olduğu bir sayıma göre Türkiye’de 1.881.443 iş yeri bulunmakta olup bunların 1.879.000’ i KOBİ’dir. Ancak yapılan araştırmalar, edinilen tecrübeler ve yapılan gözlemlerde ortaya çıkan sonuç; KOBİ’lerin gerekli büyümeyi sağlayamadıkları ve kuşaklar (nesiller) arası ileriye gidemedikleri için varlıklarını sürdüremedikleri gerçeğidir. KOBİ’ lerin günümüz rekabet koşullarında varlıklarını geleneksel yaşam döngüleriyle sürdürmeleri zor olup, güncel faaliyetlerini sürdürerek, varlıklarını koruyup sağlıklı bir şekilde büyümeleri için kurumsal alt yapılarını oluşturmaları kaçınılmazdır. Kurumsal alt yapının oluşturmasına paralel yapılması gereken; işletmenin muhasebe sisteminin ve özellikle maliyet muhasebe sisteminin oluşturulmasıdır. “ İşletmelerin sürekliliği için en önemli faktör kurumsallaşmadır. Ayrıca, etkin bir bilgi sisteminin varlığı da isletmeler için gereklidir. Bu durum, kurumsallaşma ile muhasebe bilgi sistemi arasında bir ilişkinin varlığını hissettirmektedir.” (1) KOBİ’ lere ilişkin hazırlanan yerli ve yabancı bir çok makale ve akademik çalışma kurumsallaşma üzerine konu edilmiştir. Fakat çalışmaların büyük ekseriyetinde muhasebe bilgi sisteminin ve maliyet muhasebesinin kurumsallaşma üzerine etkisi incelenmemiş ve muhasebe sisteminin önemine işaret edilmemiştir.
Muhasebe mesleğini icra eden bir meslek mensubu olarak kişisel görüşüm; Türkiye’de yer alan KOBİ’lerin değişim, dönüşüm, büyüme ve belirsizlik ortamından gelen sorunlarının çözümünde kurumsallaşmanın olmazsa olmaz tek seçenek olduğu ve kurumsallaşmanın muhasebe ve özellikle maliyet muhasebesi sisteminin kurulması ile mümkün olabileceğidir. Bu yazımızda KOBİ’ler için hayati önem taşıdığını düşündüğümüz kurumsallaşma, muhasebe sistemi ve maliyet muhasebesi uygulamaları konusunu ele alarak kişisel görüşlerimiz belirtilecektir.
II – KOBİ’LERDE KURUMSALLAŞMA
Gelecek her kurum için aynı değildir. Her kurum geleceğini kendi belirler ve bu süreci en uygun şekilde tamamlamak için var olur. Değişen dünya düzeninde gelecekte yer almak isteyen kurumlar sağlam temeller üzerine inşa ettikleri kurumsal yapıları sayesinde saygınlık kazanır, ilerler, hedeflerine ulaşır ve başarılı olur. Globalleşen dünya beraberinde rekabeti getirmiş ve kurumların gelecekte var olması için yeni yönetim sistemlerinin benimsenmesi zorunlu olmuştur. Ayrıca iş dünyasında yaşanan skandallar ve yaşanan genel ekonomik sorunlar kurumların yönetim sistemleri üzerinde bir kez daha durulması gerektiğini ve aksaklıkların giderilerek acil revizyonların yapılması gerekliliğini ortaya çıkarmıştır. Türkiye’de faaliyet gösteren KOBİ’lerin sorunlarının çözümü kurumsallaşma ile olabilecektir. KOBİ’ler genellikle aile işletmesidir. Bu sebeple girişimcilik, yöneticilik ve mülkiyet aynı kişide toplanmaktadır. Aile bireylerinin hakim olduğu KOBİ’lerde kurumsallaşmış yönetim yapısı olmaması sebebiyle başka firmalarla ortak olma, ortak yatırım kararları alma gibi gelişim ve değişim konularında tereddüt yaşanmaktadır.
Kurumsallaşmanın tanımı çok farklı şekillerde yapılabilmektedir. Kurumsallaşma; amaçlara ve hedeflere uygun sistemli bir örgüt yapısının oluşturularak, sistem içerisindeki iş ve görev tanımlarının tespit edilerek yazılması, işletme içi süreçlerin ve yönetmeliklerin oluşturulması, çalışanlara yetki ve sorumlulukların verilerek oluşturulan sistemin kendi bütünlüğü içerinde sorunsuz şekilde işleyebilmesidir diyebiliriz. Kurumsallaşma; “bir şirketin kişilerden bağımsız olarak standartlara, prosedürlere sahip olması; değişen çevre koşullarını takip edecek sistemleri kurması ve gelişmelere uygun olarak organizasyonel yapısını oluşturması; kendisine özgü selamlama biçimlerini, iş yapma usul ve yöntemlerini kültürü haline getirmesi ve bu sayede diğer şirketlerden ayırt edici bir kimliğe bürünmesi sürecidir”.(2) diye de tanımlanmaktadır. Kısaca kurumsallaşma kurallara, ilkelere bağlı bir sistemin varlığı anlamına gelmektedir. Kurumsallaşma çoğunlukla profesyonelleşme ve kurumsal yönetim ifadeleriyle karıştırılmaktadır. Ancak kurumsallaşma her iki ifadeyi de içeren ve daha geniş bir anlamı olan bir kavramdır. Yeri gelmişken değinilmesi gereken diğer bir kavram kurum kültürüdür. Kurum kültürü, organizasyonda yer alan yazılı olmadığı halde geçerli olan kurallar, kriterler ve prensiplerdir. Buna kısaca işletmenin yönetilmesinde insanları birbirine bağlayan, aynı ortak paydada buluşturup ortak yaşam bilincini hakim kılan değerler, inançlar ve manevi dinamikler de diyebiliriz. Kurum kültürü ile kurumsallaşmanın farklı anlamları olup birbirine paralel gelişen kavramlardır.
KOBİ' lerde yaşanan sorunlar ;
KOBİ' lerde yönetim sorunları şu şekilde sıralanabilir(3)
· Plansızlık,
· Profesyonelleşememek,
· İletişim sorunları,
· Organizasyon şemasının olmaması, yapılanma sorunu,
· Dokümante edilmiş görev tanımlarının olmaması, sorumluluk ve yetki dağılımlarının planlı düzenlemelerle yapılmaması,
· Uzmanlığa ve deneyime göre bilimsel temelli bir görevlendirme yapılmaması,
· Her adamın her işi yapabildiğinin varsayıldığı bir çalışma ortamı,
· Aile üyeleri arasındaki iletişim sorunları,
· İnsan kaynaklarına yeterli önemin verilmemesi,
· Çalışanlar ile aile bireyleri arasındaki ilişkilerin profesyonel düzeyde olmaması, ilişkilerin kurumsal bir kimlik kazanamaması,
· Karar süreçlerinde örgüt hiyerarşik yapısının göz ardı edilerek, aile içi hiyerarşik yapının işlemesi,
· Yüksek iş gücü devri,
· Şirket sahibinin / kurucusunun şirketin bütününü ilgilendiren kararları tek başına alması,
· Yakın denetime ağırlık verilmesi, kontrollerin sistematik değil bireysel yapılması,
· Çıkar çatışmaları,
· İş akışını düzenleyen dokümantasyonun olmaması,
· Eğitim ve geliştirme faaliyetlerinin yetersiz olması,
· Eski alışkanlıklara bağlılık: çekirdekten yetişme bireylere öncelik vermek,uygun bulduğu aile bireyleri ya da yakın çevresini, yeterlilik ve yetkinliklerini değerlendirmeden işe almak,
· Harcama kontrollerinde aile bireylerinin harcamalarının dikkate alınmaması,
· Olağan dışı durumlarda aile bireylerinin profesyonel yöneticiyi/yöneticileri dışlayarak karar almaları,
· Çatışmaların yönetilememesi,
· Aile içi ilişkilerle şirket içi ilişkilerin karışması.
Kurumsallaşma süreci
Kurumsallaşma adına atılması gereken bazı adımlar(4)
· İş ve görev tanımları yapılmalı ve yazılı kurallar haline dönüştürülmeli,
· İşletme içi personel, satın alma, görev yetki vb. yönetmelikleri oluşturulmalı,
· Yetki ve sorumlulukları dağıtarak profesyonel bir yönetim oluşturulmalı,
· Aile üyesi olan veya olmayan çalışanlar için çok iyi bir yönetim geliştirme sistemi ve eğitimi gerekiyor,
· Aile bireylerini daha küçük yaştan itibaren mülkiyet ve gelecek kuşakların sorumluluğu konusunda yetiştirilmeli,
· Aile bireyleri, şirketin gelecek nesillere devam etmesi gerektiği konusunda sürekli eğitilmeli,
· Topluma karşı duyarlı olunmalı ve güçlü bir işletme kimliği ortaya çıkarılmalıdır,
· Çalışanlarına adalet ve sadakat duygusu ile yaklaşılmalı,
· Topluma karşı yüksek bir sorumluluk duygusu ve toplumsal hizmetlere katkı verilmesi gerekiyor,
· Ailenin ismi ürün ve hizmetlerde yaşatılmalı ve bu nedenle en yüksek kalite ve hizmet anlayışı ile iş yapılmalı,
· Gücün kimde olduğu herkes tarafından görülebildiği için, kararlar hızlı verilmeli,
· Sürekli olarak araştırma yapılmalı ve yenilikler takip edilmeli,
· Değişime karşı değil, değişimi teşvik eden bir anlayışa sahip olunmalı,
· Eğitime önem verilmeli ve şirkette sürekli eğitim programları uygulanmalı,
· İyi bir muhasebe ve raporlama düzeni kayıt dışı işlemleri de içerecek şekilde kurulmalı.
Kurumsallaşma konusunun bir bütün halinde makale konusu yapılması oldukça güç olup konu hakkında KOBİ'lerde yönetim sorunları ve kurumsallaşma adına atılması gereken bazı adımları belirtikten sonra işletme sahiplerinin iradelerini kurumsallaşma yönünde kullanarak en azından iyileşme yönünde atması gereken adımları aşağıdaki şekilde sıralayarak ifade edebiliriz.
getirilmektedir. İşletmede var olan organizasyonun birer çalışan olan kişiler arasında mutlak suretle organizasyon şeması yapılarak organizasyon üyelerine tebliğ edilmelidir. Bir işletmede kimin hangi işe kime karşı sorumlu olarak yaptığını, işletme içindeki yerinin neresi olduğunu ve kimlerle iletişim içinde olacağını belirten bir fotoğraf olarak organizasyon şemalarının belirlenmesi, işletmede açıklık yaratan bir durumdur. (5) Yapılan organizasyon şeması taklitçilikten uzak işletme yapısına özgün olmalıdır. Çalışanlar arasındaki iş ilişkisi işletme yapısına göre kimi zaman süreç yönetimine göre yapılmalı kimi zaman ise hiyerarşik organizasyon şeklinde yapılmalıdır.
hangi koşullar altında gerçekleştireceğini ifade eden yazılı belgedir.
Görev tanımı kapsamında; görev unvanı, gerçekleştirilen görevler, görevin ayırt edici özellikleri, çevresel koşullar ve personelin yetki ve sorumlulukları yer almaktadır. Görev tanımlarının yapılmadığı bir durumda çalışanlar kendilerinden neler beklendiğini tahmin edemeyecekleri için aşağıdaki sakıncaların ortaya çıkması kaçınılmazdır(6):
• Çalışanların görevlerini gereği gibi yerine getirememesi,
• İş akısında karmasa çıkması,
• İşin sahibi belli olmadığından işlerin sahipsiz kalarak artarak büyüyen sorunların ortaya çıkması,
• İşin sahibi belli olmadığından yöneticilerin de kimden hesap soracaklarını bilememesi.
Yetki ve görev dağılımında kriterler kişilere göre değil, iş tanımına göre belirlenmelidir. Herhangi bir görevin başına kim gelirse gelsin, yazılı belirlenmiş iş tanımını uygulamak zorunda kalacak, kendine göre kurallar belirleyemeyecektir.
prosedürler, standartlar, yönetim tarzları, yönergeler hazırlanmalı ve takip edilerek değişiklikler güncellenmelidir. Yapılan bu çalışmalar standardizasyonu getireceğinden hataları ve olası işletme risklerini düşürecektir. Yazılı olan bu metinler işletmenin anayasası ve kuralları olup gelecek kuşaklar ve çalışanlar için en büyük sermaye olacaktır.
neticesinde çalışanlardan yüksek verim ve çalışma performansı elde edilecektir. Kurum her bir departmanın ve çalışanın ihtiyaç duyduğu bilgi gereksinimi noksansız tamamlamalıdır. Kurum içerinde çalışanlar arasında bilgi paylaşımı ve dolaşımı rahatça sağlanıyor hale getirilmelidir.
gelişimi takip ederek işletme bilgi teknolojilerini sürekli yenilemelidir. İşletmenin sahip olacağı bilgi işlem teknolojisi işletme yapısına uygun, kullanıcı gereksinimlerine cevap verebilecek yeterlilikte olmalıdır.
sebeple kurumsallaşmanın sağlanabilmesi için etkili insan kaynakları birimlerinin oluşturulması gerekmektedir. İşe alma, ücretlendirme, oryantasyon gibi konularda mümkün olduğunca rasyonel davranacak profesyonel bir bölümün olması önemlidir.
Kurumsallaşma sürecinde dikkat edilmesi gereken bazı hususlar ;
Kurumsallaşma sürecinde işletme içi oluşturulan kural ve ilkelerde çok kati olunmamalı. Özellikle geçiş sürecinde kurallar ve ilkelerde esneklik sağlanmalıdır. Çok kati olan kurallar işletme içi hantallığa ve bürokrasiye sebebiyet vereceğinden çözümü zor sorunlar ortaya çıkaracaktır.
Yazımın içeriğinde de belirttiğim gibi kurumsallaşma ile profesyonelleşme kavramları karıştırılmaktadır. Profesyonelleşme kurumsallaşmanın bir basamağıdır. İşletme sahipleri kurumsallaşama sürecinde profesyonelleşme düşüncesiyle dışardan kurtarıcı gözüyle, hiç düşünmeden, yetenek ve yeterliğine bakılmaksızın, elinde sihirli değnek bulunduğu sanılan, alanında yeterli tecrübeye sahip olmayan, uzman olarak kendilerini lanse eden kişileri büyük bedeller ve imkânlarla işe almaktadırlar. Bu durum tecrübelerle sabittir ki ileriki günlerde ciddi menfi sonuçlar doğurmaktadır. Kurumsallaşmak için yanlış bir seçim yaparak işletmeye getirilen profesyonellerden kurtulmak için bir müddet sonra işletme sahipleri profesyonelsizleşme formülleri yani işe aldıkları kişilerden kurtulma yolları aramaktadırlar. Bu gibi durumlarda işletme dışından eleman temini sağlamak yerine ehil olan, işletme içinde çalışmış, başarılı olmuş, işletme içi eğitim süreçlerinde yer almış, liyakate dayalı işe yerleştirme ve/veya görevde yükselme sistemi uygulanmalıdır.
Kurumsallaşma, işletmenin büyümeye başladığı noktada start almalıdır. Eğer bu nokta kaçırılmış ve işletme büyüyerek, gelişerek varılan noktada hantal ve sorun çıkaran bir yapıya kavuşmuş ise işletmenin bütün fonksiyonları için kurumsallaşma başlamamalıdır/başlayamayabilir. Bütünüyle başlamak yerine muhasebe sisteminden başlayarak oluşturulan yeni mali işler sisteminin işletmeyi sürüklemesi yani kurumsallaşma sürecine işletmenin çekilip bu yolda müspet sonuç almak için götürülmesi çabası sarf edilmelidir. Muhasebe sisteminin işletmedeki tüm mali nitelikteki bilgilerin toplanıp depolandığı bilgi sistemi olma özelliğinden dolayı, yönetim fonksiyonu ile diğer işletme fonksiyonları arasında yapacağı köprü görevi sebebiyle kurumsallaşmak için istenilen sonuçlar alınabilecektir. Kurumsallaşma sürecini yönlendirecek, işletmeye bu ruhu benimsetebilecek, lokomotif görevi üstlenerek işletmeyi sürükleyecek yegane yol muhasebe sistemidir.
III – KOBİ’LERDE MALİYET MUHASEBESİ
Muhasebe sisteminin alt sistemleri olarak Finansal Muhasebe, Maliyet Muhasebesi ve Yönetim Muhasebesi vardır. Maliyet Muhasebesi işletmenin üretim ve satışı yapılan hizmet ve mamüllere ait maliyetin hesaplanması, ölçülmesi, raporlanması, analizi ve istatistiksel bilgilerin hesaplamasına yönelik faaliyetlerdir. Maliyet muhasebesinin amacı planlama, kontrol ve kaynak geliştirme sürecinde işletme yöneticilerine gerekli bilgilerin sağlanmasıdır. İşletme faaliyetleri genellikle; “yönetim, planlama, araştırma-geliştirme, satınalma, üretim, pazarlama, finansman, muhasebe, insan kaynakları, basın ve halkla ilişkiler ve destek hizmetler ….” şeklinde ifade edilmektedir.
Günümüz üretim işletmelerine yönelik oluşan yeni yaklaşımlar, kaliteli üretim, üretim kayıplarının takibi, düşük stok bulundurma, üretim maliyetlerini düşürme, işletme faaliyetlerinin verimliliğinin takibi ve mali denetim olarak yer almaktadır. “ Bilindiği üzere, maliyet muhasebesi uygulamaları üretimden satışa kadar tüm faaliyetlerin gelir ve gider açısından değerlendirilerek masrafların azaltılmasında, yeterince kar sağlamayan unsurların süreçten çıkarılmasında, sürecin dönemsel bazlı izlenerek öngörüler neticesinde sürece müdahalelerde bulunulmasında ve maliyet - gelir arasındaki ilişkinin incelenmesinde kullanılmaktadır.” Son yıllarda yaşanan ekonomik krizle birlikte işletme karları minimize olmuş durumdadır. Üretim işletmeleri mamüllerini istediği fiyata satmadığı gibi yoğun bir rekabet ortamında faaliyetini devam ettirme çabası içindedir. Sektörde işletmelerin varlığını devam ettirilebilmesi için yapılması gereken; işletme maliyetlerinin düşürülmesi ve faaliyetlerin verimli hale getirilmesidir.
Gelinen noktada üretim işletmelerinde teknolojiden istifade yaygınlaşmış ve bu sebeple direk işçilik giderleri düşerek buna paralel genel üretim giderlerinde yükseliş yaşanmıştır. Genel üretim giderlerini birim maliyete yükleme anahtarı olarak kullanılan geleneksel yöntemler yetersiz kalmış ve yeni yükleme anahtarlarının bulunması ihtiyacı doğmuştur. 1990 yıllarından itibaren faaliyet tabanlı maliyetleme işletmelerinin maliyet sistemlerinde yer almaya başlamıştır. Geleneksel yaklaşımında genel üretim giderleri mamüllere belli anahtar yardımıyla dağıtılırken faaliyete dayalı maliyetlemede ise, giderler önce faaliyetlere daha sonra mamüllere dağıtılmaktadır. Birim maliyetin daha doğru ve sağlıklı hesaplanması, üretim koşullarının ve sürecinin daha iyi analiz edilerek anlaşılır hale getirilmesi ve işletme faaliyetlerinin daha net ve anlaşılır olarak görülebilmesi için faaliyet tabanlı maliyetleme sisteminin uygulanması gerekir.
Türkiye’de yer alan işletmelerin muhasebe ve maliyet muhasebesi sistemlerine baktığımızda gerekli düzeyde olmadığı görülmektedir. Bu durum hem işletmelerin kurumsallaşamamasına sebebiyet vermekte hem de işletmelerin vergisel menfi sonuçlarla karşılaşmasına neden olmaktadır. Özellikle üretim işletmelerinde stokların miktarsal ve tutarsal mali takibinin doğru yapılmaması&yapılamaması işletmenin ilgili dönem için fazladan vergi ödemesi yada eksik vergi ödemek sebebiyle ileriki yıllarda vergi cezalarıyla karşı karşıya gelmesi sonucunu doğuracaktır.
IV – SONUÇ
Geçmiş yıllar yüksek karlı satışların var olduğu ve rekabetin düşük yaşandığı dönemlerdi. Bu sebeple işletmelerin yönetimi kolaydı. Çünkü eksiklikleri, hataları ve aksaklıkları örten cirolar ve karlar vardı. İş dünyasında örneğin 1 TL ye üretilen mamül geçmişte 5 – 10 TL ye alıcı bulduğu için elde edilen kar ve devam eden işletmecilikte hataları telafi etmek kolay idi. Ancak günümüz işletme yaşamında ise düşük kar ve yoğun rekabet vardır. Gerek güncel işletme yaşamının devamı gerekse gelecekte var olma yarışında olabilmek için mutlak suretle işletmelerin kurumsal yapılarını oluşturmaları gerekmekte ve buna paralel olarak da muhasebe sisteminin oluşturmasına gerek vardır.
Yaşanan olaylar ve ortaya çıkan sonuçlar göstermektedir ki; muhasebe sistemi ve özellikle maliyet muhasebesi sistemi işletmeler için vazgeçilmez hayati öneme sahip kavramlardır. İşletme sahiplerinin muhasebe ve muhasebe departmanına bakışı konusunda sahip oldukları görüş ve düşüncelerinin son kullanma tarihi geçmiş olup bu görüş ve düşüncelerinin değişmesi gerekmektedir. Bir sorunun tamirinde yer almayan tahrip eder düsturundan hareket ederek olaylara baktığımızda işletme sahiplerinin konu üzerinde bir kez daha düşünmelerinde ve acil çözümler bulmalarında yarar vardır. Muhasebe departmanı, işletmelerde üvey evlat muamelesi görmekten öte kurmay bölüm niteliğine getirilmelidir.
Yararlanılan Kaynaklar ;
1. Maliyet Muhasebesinde Güncel Yaklaşımlar – Prof.Dr.Rüstem HACIRÜSTEMOĞLU, Doç.Dr.Münir ŞAKRAK
2. İstanbul Ticaret Odası 29.01.2010 tarihli gazetesi
3. İstanbul Ticaret Odası “İşletmelerde Maliyet Muhasebesi ve Karlılık Artışının Sağlanması” semineri davet mektubu
Dipnotlar;
1. Muhasebe Bilgi Sisteminin Kurumsallaşma Düzeyine Etkisi : Sanayi İşletmeleri Üzerine Bir Araştırma Yrd.Doç. Dr. Engin DİNÇ, Arş.Gör.İdiris VARICI (Afyon Kocatepe Üniversitesi, İ.İ.B.F. Dergisi (C.X ,S I, 2008) )
2. Karpuzoglu, E. (2001). Büyüyen ve Gelişen Aile Şirketlerinde Kurumsallaşma. İstanbul: Hayat Yayıncılık.
3. http://www.kayso.org.tr/b2b/kaysobilgi/oku.php?bilgi_no=79
4. http://www.kayso.org.tr/b2b/kaysobilgi/oku.php?bilgi_no=79
5. http://www.kayso.org.tr/b2b/kaysobilgi/oku.php?bilgi_no=79
6. Murat Azaltun ve Ergün Kaya, Konaklama İsletmelerinde Muhasebe Uygulamaları, Detay Yayıncılık, Ankara, 2006, s.39.
14.07.2010
Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)
>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.
>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.
>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.
>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.
>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.