Dr. Hüseyin Ukuşlu
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
hukuslu@gmail.com

Kalkınma Ajanslarından Destek Alan Mahalli İdareler İçin Örnek Muhasebe Kayıtları

Mahalli idareler, 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’n 3/1-e maddesinde tanımlanmış olup buna göre, ‘Yetkileri belirli bir coğrafi alan ve hizmetlerle sınırlı olarak kamusal faaliyet gösteren belediye, il özel idaresi ile bunlara bağlı veya bunların kurdukları veya üye oldukları birlik ve idareleri’dir. Gelir yönteminden bahsedilen genel idari düzenlemeler aşağıda yer almaktadır:

§  Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliği

§  Kalkınma Ajansları Proje Uygulama Rehberi

Kalkınma Ajansları Proje Uygulama Rehberi’nin 2.4.3 Muhasebe Yükümlülükleri başlığı altında, ajanstan destek alan mahalli idareler ile mahalli idare birlikleri, Mahalli İdareler Bütçe ve Muhasebe Yönetmeliğindeki hükümlere uygun muhasebe ve çift girişli defter tutma sistemini kullanarak hesapların kesinliğini ve düzenli olmasını sağlamalıdır. Projeye ait hesaplar ve harcamalar kolaylıkla tanımlanabilir ve doğrulanabilir olmalıdır. Bu, proje için ayrı hesaplar kullanılarak sağlanabilir ya da yararlanıcının muhasebe ve defter tutma sistemi içinde kolaylıkla tanımlanabilir ve izlenebilir olması koşuluyla aynı hesaplar kullanılabilir. Hesaplar, alınan avans üzerinden elde edilen faiz gelirlerini göstermelidir. Mali rapor, yararlanıcının muhasebe ve defter tutma sistemleri ve bunlarla ilgili diğer muhasebe kayıtları ile uyumlu olmalıdır. Bu amaçla, yararlanıcı uygun hesap mutabakatlarını, destekleyici çizelgeleri, analizleri ve dökümleri denetim ve doğrulama için hazırlamak ve elinizde tutmak zorundadır. Alınan mali destek, gelir olarak kaydetmelidirler. Bu konuda mevzuat değişikliği yapılana kadar ajanstan alınan destek tutarları gelir hesaplarında izlenmelidir. Ajans desteklerinin muhasebeleştirilmesinde gelir hesapları kullanılacağından faaliyet gelirleri ile bütçe gelirlerinin eş zamanlı kullanılması kaçınılmaz olacaktır. Aşağıdaki örnekler faaliyet gelirleri ile bütçe gelirlerinin eş zamanlı olarak kullanılmasına yönelik olarak hazırlanmıştır.

Ajans desteklerinin muhasebeleştirilmesinde geçerli olan Kalkınma Ajansları Proje Uygulama Rehberine tabi olan kuruluş örnekleri aşağıda belirtilmiştir. Ön Ödeme (avans), faiz gelir, kurum bütçesinden proje özel hesaba nakit aktarımı Muhasebe İşlem Fişi (MİF) ile, proje özel hesabından yapılacak ödemeler ise Ödeme Emri Belgesi (ÖEB) düzenlemek suretiyle yapılmalıdır.

Mahalli İdare Kuruluşları:

§  İl Özel İdareleri

§  Belediyeler

§  Belediye Birlikleri

§  Köylere Hizmet Götürme Birlikleri

Hatırlatma: Konuya ilişkin tüm örnekler için yararlanıcı tarafından proje kapsamında KDV hariç 300.000,00 TL’lik bir bina yapımının açık ihaleyle yapıldığı, proje toplam tutarı 400.000,00 TL, ajans destek oranının %50,  ödemelerin ön ve nihaiden oluştuğu ve ara ödemenin olmadığı, ön ödeme oranın ise %60 olduğu, yararlanıcı tarafından ajansa sunulan nihai mali raporun tamamının uygun maliyet kabul edildiği varsayılmıştır.

2.1.Ön Ödeme (Avans)

Ajans tarafından ön ödeme miktarı olan 120.000,00 TL’nin yararlanıcıya ait proje özel banka hesabına içinde bulunulan yılın Ekim ayında aktarıldığı durumda ilk kayıt aşağıdaki gibi yapılacaktır.

Hesap Adı			Borç	Alacak
102	Bankalar Hesabı		120.000,00
	600	Gelirler Hesabı		120.000,00
	800	Bütçe Gelirleri Hesabı		120.000,00
805	Gelir Yansıtma Hesabı		120.000,00

 

2.2.Faiz Geliri

Ay sonunda bankadan alınan hesap cetvelinde proje vadeli hesapta brüt 500,00 TL birikmiştir. 193 Sayılı Gelir Vergisi Kanunun 94 üncü maddesinin birinci fıkrasının 8 inci bendi, Geçici 67 nci maddesinin dördüncü fıkrası ile 75 inci maddesinin ikinci fıkrasının (7) bendi uyarınca banka tarafından kaynakta kesilen %15 oranındaki menkul sermaye iradı sonrası net 425 TL faiz biriktiği tespit edilmiştir. Bu kayıt ajans tarafından aktarılan ön ödeme (avans) tutarının tamamen harcanana kadar devam edecektir.

Hesap Adı			Borç	Alacak
102	Bankalar Hesabı		425,00
	600	Gelirler Hesabı		425,00
	800	Bütçe Gelirleri Hesabı		425,00
805	Gelir Yansıtma Hesabı		425,00

2.3.Nihai Ödeme

Ajans tarafından nihai ödeme miktarı olarak 80.000,00 TL’nin hesaplandığı ve proje süresince proje vadeli hesapta ajansa ait toplamda brüt 6.000,00 TL, net 5.100 TL tutarında faiz biriktiğinden yararlanıcıya ait projeye özel banka hesabına takip eden yılın Aralık ayında aktarıldığında yapılacak kayıt.

Hesap Adı			Borç	Alacak
102	Bankalar Hesabı		74.900,00
	600	Gelirler Hesabı		74.900,00
	800	Bütçe Gelirleri Hesabı		74.900,00
805	Gelir Yansıtma Hesabı		74.900,00

 

 

2.4.Kurum Bütçesinden Proje Hesabına Nakdi Eş Finansman Talimatı

Eş finansman tutarının bütçe imkânlarıyla karşılanması halinde, proje özel hesabına aktarılmasına ilişkin muhasebe işlem fişi muhasebe müdürlüğüne geldiğinde yapılacak kayıt aşağıdaki gibidir. Kurum bütçesinden proje özel hesaba aktarımın gerçekleşmesine ilişkin muhasebe kaydıdır.

Hesap Adı			Borç	Alacak
102	Bankalar Hesabı (Proje Özel Hesap)		200.000,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		200.000,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		200.000,00
	102	Bankalar Hesabı (Kurum cari hesap)		200.000,00

2.5.İnsan Kaynakları Ödemesi (Personel Maaşları)

Projede görevli Makine Mühendisinin 1.aya ilişkin maaş ödemesi için ay sonunda tahakkuk kaydının yapılması ve ödemelerin gerçekleşmesine ilişkin muhasebe yevmiye kaydıdır.

Hesap Adı			Borç	Alacak
630	Giderler Hesabı		5.000,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		3.008,11
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı		461,28
	361	Ödenecek Sosyal Güvenlik Kesintileri Hesabı		1.530,61
830	Bütçe Giderleri Hesabı		5.000,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		5.000,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		5.000,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		5.000,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		3.008,11
	102	Bankalar Hesabı		3.008,11

 

2.6.Gündelik (Yolluk) Ödemeleri

Gündelik ödemesi görev süresince konaklama (ibate), yeme (iaşe) ve taksi gibi şehir içi ulaşım masraflarının karşılanması maksadıyla “Harcırah Beyan Formu” düzenlenmek koşuluyla uygun maliyettir. 500 TL avans alarak proje kapsamında göreve (fuara katılan) giden, proje koordinatörü, seyahat dönüşü 650 TL’lik yolluk gideri cetvelini proje dönemi içinde muhasebe birimine teslim ettiğinde yapılacak kayıt. (Personele yolluk avans verme esnasında daha öncesinde binde 7,59 oranındaki damga vergisinin personelden kesinti yapıldığı, aradaki 150 TL’lik matrah için ilave damga vergisi kesintisi yapıldığı varsayılmıştır.)

 

Hesap Adı			Borç	Alacak
630	Giderler Hesabı		650,00
	161	Personel Avansları Hesabı		500,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		148,86
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hs. (Binde 7,59 Damga Vergisi)		1,14
830	Bütçe Giderleri Hesabı		650,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		650,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		650,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		650,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		148,86
	102	Bankalar Hesabı		148,86

 

2.7.Sehayat Ödemesi

300 TL avans alarak proje kapsamında seyahate (fuar katılımı için yol gideri) giden, proje koordinatörü, seyahat dönüşü 350 TL’lik seyahat gideri biletlerini proje dönemi içinde muhasebe birimine teslim ettiğinde yapılacak kayıt. Personele avans verilmediği durumda gündelik tutarına ilişkin damga vergisini kaynakta kesmek koşuluyla doğrudan 333 – Emanetler Hesabı borç, 103 – Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı alacak kaydı yapılmak suretiyle muhasebeleştirilir.

 

Hesap Adı			Borç	Alacak
630	Giderler Hesabı		350,00
	161	Personel Avansları Hesabı		300,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		49,62
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hs. (Binde 7,59 Damga Vergisi)		0,38
830	Bütçe Giderleri Hesabı		350,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		350,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		350,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		350,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		49,62
	102	Bankalar Hesabı		49,62

 

2.8.Bina Yapımı

Kamu kuruluşu ihale yöntemiyle toplam KDV hariç 120.000,00 TL tutarındaki “Avans Teminat Mektubu” karşılığında bina yapımı için yükleniciye 40.000,00 TL avans verdiğinde yapılacak kayıt aşağıdaki gibidir. 259 – hesap yerine 162 – Bütçe Dışı Avans ve Krediler Hesap da kullanılabilir. Ancak Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği’nde 162 – nolu hesap için “kamu idarelerinin bütçeleriyle ilişkilendirilmeyen veya özel kanunlarındaki hükümler uyarınca verilen bütçe dışı avans ve krediler ile mal ve hizmet alımı karşılığı olmak üzere, maddi duran varlık hesaplarıyla ilgilendirilmeksizin yüklenicilere verilen avansların izlenmesi için kullanılır.” ifadesi bulunmaktadır. İlave olarak aynı yönetmelikte 259 nolu hesap için yurt içi veya dışından sözleşmeye dayanılarak edinilen maddi duran varlıklarla ilgili olarak verilen yatırım avanslarının izlenmesi için kullanılacağı belirtildiğinden 259 nolu hesabın kullanılmasının daha doğru olacağı düşünülmektedir.

 

Hesap Adı			Borç	Alacak
259	Yatırım Avansları Hesabı		40.000,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		40.000,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		40.000,00
	102	Bankalar Hesabı		40.000,00

 

Usul ve esasların 8/5 maddesinde “Proje kapsamında mal varlığında artış meydana getirecek bir varlığın ortaya çıkması durumunda bu artışların Taşınır Mal Yönetmeliği ve Genel Yönetim Muhasebe Yönetmeliği hükümlerine göre yararlanıcı idare envanterine bağış olarak kaydı yapılır.” denildiğinden, yapılmakta olan binanın geçici kabulünün yapılmasını ardından genel bütçe varlığına dâhil edilmesi gerekir. Buna ilişkin muhasebe kaydı aşağıdaki gibi olacaktır.

 

Her ne kadar bina yapımı bitmemiş olsa bile o ana kadar yapılan yatırım bulunmakta, yapılmakta olan bina yarıda kalsa bile o zamana kadar yapılan yatırımın binanın tamamlanmasını beklenmeden gelir kaydedilebileceği düşünülmektedir. Her hakediş ödemesinde binanın tamamlanmasını beklemeden o ana kadar yapılan yatırımları gelirleri almak yerine, yapılmakta olan yatırımların tamamlanmasını müteakip 252 – Binalar Hesabına alındıktan sonra 600’lü Gelirler Hesabının çalıştırılması yöntemi de benimsenebilir. İkinci yöntemde 252 – Binalar Hesabı borç, 600 – Gelirler Hesabı Alacak kaydı yapılarak karşılıklı olarak çalıştırılır.

Birinci hakediş ödemesi: (KDV hariç 100.000 TL)

Hesap Adı			Borç	Alacak
258	Yapılmakta Olan Yatırımlar (Binalar)		118.000,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		71.052,00
	259	Yatırım Avansları Hesabı		40.000,00
	330	Alınan Depozito ve Teminatlar Hs. (%3 Geçici Kabul Tem.)		3.000,00
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hs. (Yıllara Sâri İnşaat %3 GV)		3.000,00
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (Binde 9,48 DV Kesinti)		948,00
830	Bütçe Giderleri Hesabı		118.000,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		118.000,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		118.000,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		118.000,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		71.052,00
	102	Bankalar Hesabı		71.052,00

 

 

İkinci hakediş ödemesi: (KDV hariç 100.000 TL)

Hesap Adı			Borç	Alacak
258	Yapılmakta Olan Yatırımlar (Binalar)		118.000,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		111.052,00
	330	Alınan Depozito ve Teminatlar Hs. (%3 Geçici Kabul Tem.)		3.000,00
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hs. (Yıllara Sâri İnşaat %3 GV)		3.000,00
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (Binde 9,48 DV Kesinti)		948,00
830	Bütçe Giderleri Hesabı		118.000,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		118.000,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		118.000,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		118.000,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		111.052,00
	102	Bankalar Hesabı		111.052,00

 

Nihai hakediş ödemesi ve yapım işinin tamamlanması: (KDV hariç 100.000 TL)

Hesap Adı			Borç	Alacak
258	Yapılmakta Olan Yatırımlar (Binalar)		118.000,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		111.052,00
	330	Alınan Depozito ve Teminatlar Hs. (%3 Geçici Kabul Tem.)		3.000,00
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hs. (Yıllara Sâri İnşaat %3 GV)		3.000,00
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (Binde 9,48 DV Kesinti)		948,00
830	Bütçe Giderleri Hesabı		118.000,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		118.000,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		118.000,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		118.000,00
252	Binalar Hesabı		354.000,00
	258	Yapılmakta Olan Yatırımlar (Bina Yatırımları)		354.000,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		111.052,00
	102	Bankalar Hesabı		111.052,00

 

 

2.9.Bilgisayar ya da Ofis Mobilyası Alımı

İşletme doğrudan temin yöntemiyle satın aldığı toplam KDV hariç 3.000,00 TL tutarındaki bilgisayar alımı için satıcıya proje özel hesaptan ödeme yapıldığında oluşturulacak muhasebe kayıt örneğidir.

Hesap Adı			Borç	Alacak
255	Demirbaşlar Hesabı		3.540,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		3.511,56
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (Binde 9,48 DV Kesinti)		28,44
830	Bütçe Giderleri Hesabı		3.540,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		3.540,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		3.540,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		3.540,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		3.511,56
	102	Bankalar Hesabı		3.511,56

 

2.10.Lisans Alımı (Paket Program Alımı)

Kuruma yapılan talep, öneri ve şikayet başvuruların izlenmesi, sonuçların anlık olarak takibi için bir yazılım firmasına 5.000 TL’ye bilgisayar programı yazdırıldığında yapılacak kayıt.

Hesap Adı			Borç	Alacak
267	Diğer Maddi Olmayan Duran Varlıklar Hesabı		5.900,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		5.852,60
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (Binde 9,48 DV Kesinti)		47,40
830	Bütçe Giderleri Hesabı		5.900,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		5.900,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		5.900,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		5.900,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		5.852,60
	102	Bankalar Hesabı		5.852,60

 

2.11.Bağımsız Dış Denetim Hizmet Alımı

Projelerin bağımsız dış denetimi için serbest meslek mensubundan KDV hariç 5.000 TL tutarındaki hizmet alımı yapıldığında yapılacak muhasebe kaydı.

Hesap Adı			Borç	Alacak
630	Giderler Hesabı		5.900,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		4.042,60
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (%20 SMM GV kesintisi)		1.000,00
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (9/10 KDV Tevkifatı)		810,00
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (Binde 9,48 DV kesintisi)		47,40
830	Bütçe Giderleri Hesabı		5.900,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		5.900,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		5.900,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		5.900,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		4.042,60
	102	Bankalar Hesabı		4.042,60

2.12.Tanıtım Kitapçığı ve Broşür Basımı

Proje kapsamında bastırılan tanıtım broşürleri için KDV hariç 2.000,00 TL tutarında ödenen bedelin muhasebe kaydıdır.

Hesap Adı			Borç	Alacak
630	Giderler Hesabı		2.360,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		2.161,04
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (Binde 9,48 DV Kesinti)		18,96
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (5/10 KDV Tevkifatı)		180,00
830	Bütçe Giderleri Hesabı		2.360,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		2.360,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		2.360,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		2.360,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		2.161,04
	102	Bankalar Hesabı		2.161,04

 

2.13.İhale İlanı (İdari Giderler)

Proje kapsamında alınacak makine alımı ihalesi için gazeteye KDV hariç 800,00 TL tutarında ödenen ilan bedelin muhasebe kaydıdır.

Hesap Adı			Borç	Alacak
630	Giderler Hesabı		944,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		936,42
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (Binde 9,48 DV Kesinti)		7,58
830	Bütçe Giderleri Hesabı		944,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		944,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		944,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		944,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		936,42
	102	Bankalar Hesabı		936,42

 

2.14.Kırtasiye Alımları (İdari Giderler)

Proje kapsamında kullanılmak üzere kırtasiye alım bedelinin muhasebe kaydıdır.

Hesap Adı			Borç	Alacak
150	Tüketime Yönelik Mal ve Malzeme Alımı		1.180,00
	103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı ı		1.170,52
	360	Ödenecek Vergi ve Fonlar Hesabı (Binde 9,48 DV Kesinti)		9,48
830	Bütçe Giderleri Hesabı		1.180,00
	835	Gider Yansıtma Hesabı		1.180,00
905	Ödenekli Giderler Hesabı		1.180,00
	903	Kullanılacak Ödenekler Hesabı		1.180,00
103	Verilen Çekler ve Gönderme Emirleri Hesabı		1.170,52
	102	Bankalar Hesabı		1.170,52

 

03.11.2016

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.