Hakan Güveli
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
info@hakanguveli.com

Ticari Defterlerin Fiziki Ortamda Tutulmasında Yapılması Gerekli Önemli Tedbirler!

Gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağını, defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının nasıl olması gerektiğini belirlemeye yönelik bir çalışmadır.  

Bu yüzden 213 sayılı Vergi Usul Kanunu uyarınca tutulması gereken defterlere ilişkin yükümlülükler saklıdır.

Aynı zamanda noterler tarafından onaya alınan defterlerde firma ünvanı yanında hangi bilgilerde istenmekte veya hangi bilgilerin yer alması gerektiği hakkında bilgilere de tablo halinde yer verilmiştir. Noterin sorumluluğu deyip geçerek ileride herhangi bir defterin yanlış veya eksik açılış-kapanış veya yenileme işlemleri yüzünden mahkeme de delil olma vasfına etki etmemesi açısından dikkat etmekte fayda vardır.

İşletme Esasına Göre Tutulacak Defter ile Serbest Meslek erbabının tutacağı defter “Defter-Beyan” sisteminden elektronik ortamda tutulacaktır. Bu yüzden 2019 yılı için kağıt ortamında basılmasına gerek bulunmamaktadır. (serbest meslek erbabı ile hem işletme-serbest meslek kazanç mükellefi birlikte olanlar zaten serbest meslek erbabı olması nedeni ile işletme statüsünden değil de serbest meslek erbabı statüsünden dolayı 2018 yılı defter beyanı kullanmaktadır.)

DİPNOT: Anonim şirketler ile Damga Vergisi SÜREKLİ mükellefiyeti olanlar DAMGA VERGİSİ DEFTERİ tutmak zorundadır. (aman dikkat!)

Gerçek veya tüzel kişi olup olmadığına bakılmaksızın her tacir:

• yevmiye defteri,
• envanter defteri
• defteri kebiri tutmakla yükümlüdür.

Şahıs şirketleri yukarıda sayılan defterlere ek olarak genel kurul toplantı ve müzakere defterini de tutarlar.

Anonim Şirketler- sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler - kooperatifler 

Tutacağı defterler aşağıdaki gibidir.

• yevmiye defteri
• envanter defteri
• defteri kebiri
• pay defteri
• yönetim kurulu karar defteri
• genel kurul toplantı ve müzakere defteri

 Limited şirketler

• yevmiye defteri
• envanter defteri
• defteri kebiri
• pay defteri
• genel kurul toplantı ve müzakere defteri tutmak zorundadır.

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir.          

     ‘’Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde aşağıda belirtilen hususların yazılması zorunludur.

• Karar tarihi
• Karar sayısı
• Toplantıda hazır bulunanlar
• Kararın içeriği
• Üyelerin imzaları

Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.

Özel hukuk hükümlerine göre idare edilmek veya ticari şekilde işletilmek üzere Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan ve tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile kamu yararına çalışan dernekler ve gelirinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflar tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller aşağıda sayılan defterleri defterleri tutmakla yükümlüdürler.

• yevmiye defteri,
• envanter defteri
• defteri kebiri tutmakla yükümlüdür.

İlgili defterlerin muhafazası

Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür.

Vergi Usul Kanunu ve ilgili mevzuat hükümleri mahfuz kalmak kaydıyla, tutulması zorunlu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeler, okunur hale getirildiklerinde içerik olarak örtüşmeleri, saklama süresi boyunca her an ulaşılabilmeleri ve uygun bir süre içerisinde okunabilir hale getirilebilmeleri şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarda da saklanabilir.

Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.

Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine zayi belgesi verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir.

Gerçek kişi olan tacirin ölümü halinde mirasçıları ve ticareti terk etmesi halinde kendisi defter ve kâğıtları birinci fıkra gereğince saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmi tasfiyesi halinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar birinci fıkra gereğince on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanır.

Hangi defterler Açılış onayına tabi? onay zamanı

Tacirler tarafından fiziki ortamda tutulan;

1. yevmiye defteri,
2. defteri kebir,
3.  envanter defteri,
4. pay defteri,
5. yönetim kurulu karar defteri
6. genel kurul toplantı ve müzakere defterinin

• açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce,
• izleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır.
• Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. Ticaret sicili tasdiknamesinin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanır.
• Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz.
• Anonim ve limited şirketler ile kooperatiflerin kuruluşunda, ticari defterlerin açılış onayları şirket merkezinin bulunduğu ticaret sicili müdürlüğü tarafından yapılır.
• Yevmiye defteri, defteri kebir, envanter defteri ile yönetim kurulu karar defterinin açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunludur.
• Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla izleyen hesap dönemlerinde de açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.
• Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce açılış onayı yaptırmak zorundadırlar.
• Pay defteri ve yönetim kurulu karar defterinin yenilenmesinin gerektiği durumlarda açılış onayı yapılacak yeni defter, kullanımına son verilecek defterle veya zayi edilmişse zayi belgesi ile birlikte notere ibraz edilir.
• Yeni defterin açılış onayının yapıldığı sırada noter, eski deftere veya zayi belgesine, yeni defterin açılış onayının yapıldığını tarih ve sayıyı belirterek şerh düşer. Eski defterde veya zayi belgesinde söz konusu şerhi gören noter tekrar bir açılış onayı yapamaz.

Noterler tarafından yapılacak onay da şekil nasıl olacak

Noterler ile ticaret sicil müdürlüklerinin yapacağı açılış onayları defterin ilk sayfasına yazılır ve aşağıdaki bilgileri içerir:

a) Defter sahibinin; gerçek kişilerde adı soyadı, tüzel kişilerde unvanı,

b) Defter sahibinin iletişim bilgileri (adres, telefon, e-posta adresi),

c) İşletmenin merkezi,

ç) MERSİS numarası,

d) Şirketin faaliyet konusu,

e) Tacir sermaye şirketi ise taahhüt edilen ve ödenen sermaye miktarı,

f) Defterin türü,

g) Defterin kaç sayfadan ibaret olduğu,

ğ) Defterin kullanılacağı hesap dönemi,

h) Onay tarihi ve numarası

ı) Onayı yapan makamın resmi mühür ve imzası,

i) Vergi dairesi ve vergi kimlik numarası.

• Defterler aşağıdaki şekilde onaylanır:

• Ciltli defterlerin sayfalarının sıra numarasıyla teselsül ettiğine bakılarak, bu sayfalar teker teker onay makamının resmi mühürü ile mühürlenir.
• Müteharrik yapraklı yevmiye defteri kullanan tacirler bir yıl içinde kullanacaklarını tahmin ettikleri sayıda yaprağı yukarıdaki esaslara göre onaylattırırlar. Onaylı yapraklar bittiği takdirde, yeni yapraklar kullanılmaya başlamadan önce onaylatılır. Bunların sayfa numaraları onaylı yaprakların sayfa numaralarını takiben teselsül ettirilir. Tasdik makamı, ilave yaprakların sayısını ilk onayın altına kaydeder ve bu kaydı usulüne göre onaylar.

Kapanış onayı yapılacak defterler ile onay zamanı ve şekli

• Yevmiye defterinin, izleyen hesap döneminin altıncı ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.
• Yönetim kurulu karar defterinin, izleyen hesap döneminin birinci ayının sonuna kadar notere ibraz edilip son kaydın altına noterce “Görülmüştür” ibaresi yazılarak mühür ve imza ile onaylanması zorunludur.
• Vergi Usul Kanununun 13 üncü ve 15 inci maddesi uyarınca Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ikinci ayın sonuna kadar yapılabilir.

Fiziki Ortamda Tutulacak Defterlerde Onay Yenileme

• Yönetim kurulu karar defteri,
• yevmiye defteri,
• envanter defteri
• defteri kebir yeterli yaprakları bulunması halinde
• yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılmaya devam edilebilir.
• Onay yenilemede defterlerin türü değiştirilemez.

Kapanış onayına tabi defterlerde onay yenilemenin şekli

Kapanış onayına tabi olan;

• Yevmiye
• yönetim kurulu karar defterlerinde
• son kaydın altına yazılacak “Görülmüştür” ibaresinin yanında onay yenileme kısmında aşağıdaki bilgilerin yer alması zorunludur:

a) açılış onayında bulunması gerektiği hüküm altına alınan hususlarda bir değişiklik olmuşsa bu değişiklikler,

b) Defterin kalan sayfa adedi,

c) Kullanılmaya devam edileceği hesap dönemi,

ç) Onay tarihi,

d) Onay makamının resmi mühür ve imzası.

• Onay yenileme işleminde defterlerin kalan sayfalarının tekrar mühürlenmesine ve sıra numarası verilmesine gerek yoktur.

Kayıtların Türkçe tutulması

Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla, Kanun ve bu Tebliğ uyarınca tutulacak ticari defterler Türkçe tutulur ve kayıtlarda Türk para birimi kullanılır.

Kısaltma kullanılması

Kayıtlarda kısaltmalar, rakamlar, harfler ve semboller kullanıldığı takdirde, bunların anlamları duraksamaya yer bırakmayacak kesinlikte ve tekdüze olur.

Kayıt düzeni ve zamanı

• Defterlere yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar, eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılır.
• Defterlerde kayıtlar arasında boşluk bırakılamaz ve satır atlanamaz.
• Ciltli defterlerde, defter sayfaları ciltten koparılamaz.
• Tasdikli müteharrik yapraklarda bu yaprakların sırası bozulamaz ve bunlar yırtılamaz.
• Kayıt edilecek işlemlerin, işin hacmine ve gereğine uygun olarak muhasebenin intizam ve vuzuhunu bozmayacak bir zaman zarfında kaydedilmesi şarttır.
• Kayıtlar on günden fazla geciktirilemez.
• Kayıtlarını devamlı olarak muhasebe fişleri, primanota ve bordro gibi yetkili amirlerin imza ve parafını taşıyan mazbut vesikalara dayanarak yürüten işletmelerde, işlemlerin bunlara kaydedilmesi, deftere işlenmesi hükmündedir.
• Ancak bu kayıtlar dahi defterlere 45 günden daha geç intikal ettirilemez.

Kayıtların düzeltilmesi ve değiştirilmesi

1. Yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar ancak muhasebe kaidelerine göre düzeltilebilir.
2. Bir yazım veya kayıt, önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilemez ve değiştirilemez.
3. Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.
4. Kayıtlardaki hatalara ilişkin çizimler; saklayıcı, örtücü ve karartıcı değil düzeltici ve gerçeği yansıtıcı olur.
5. Eski kayıtlar karalanamaz, kapatılamaz, herhangi bir madde veya araçla silinemez, görülecek, okunacak, ne olduğu bilinecek tarzda temiz bir biçimde çizilir.

İLGİLİ DEFTERLERDE en az aşağıdaki bilgileri içermesi şarttır

YEVMİYE DEFTERİ

1. Madde sıra numarası
2. Tarih
3. Borçlu hesap
4. Alacaklı hesap
5. Tutar
6. Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları

DEFTERİ KEBİR

1. Tarih
2. Yevmiye defteri madde sıra numarası
3. Tutar
4. Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri

ENVANTER

Ticari işletmenin açılışında ve açılıştan sonra her hesap döneminin sonunda;

1. taşınmazların,
2. alacakların,
3. borçların,
4. nakit para tutarının ve varlıklar ile borçların değerlerinin teker teker kaydedildiği ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı defterdir.
5.  Hesap dönemi on iki ayı geçemez.
6. Vergi Usul Kanununun ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla envanter, düzenli bir işletme faaliyetinin akışına uygun düşen süre içinde ve her halükarda hesap döneminin sonundan itibaren üç ay içinde çıkarılır ve deftere kaydedilir.

YÖNETİM KURULU KARAR DEFTERİ

1. Karar tarihi
2. Karar sayısı
3. Toplantıda hazır bulunanlar
4. Kararın içeriği
5. Üyelerin imzaları
6. Kararın, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine diğerlerinin yazılı onayı ile veya bazı üyelerin elektronik ortamda katılması suretiyle alındığı durumlarda bu husus ayrıca belirtilir.
7. Kararın, üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine diğerlerinin yazılı onayı ile alınması halinde imzaların bulunduğu kâğıt veya kâğıtlar karar defterine yapıştırılır.
8. Kararların bütün üyelerin toplantıya elektronik ortamda katılması ve güvenli elektronik imza ile alınması halinde kararın güvenli elektronik imza ile imzalandığını belirten ifadenin karar metninde yer alması ve alınacak fiziki kararın deftere yapıştırılması şarttır.
9. Kararın bazı üyelerin fiziki ortamda bazı üyelerin ise elektronik ortamda toplantıya katılması suretiyle alınması halinde ise karar metninde fiziki ortamda katılanların imzaları ile elektronik ortamda katılanların güvenli elektronik imza ile kararı imzaladıkları belirtilir ve fiziki karar metni karar defterine yapıştırılır.
10. Yönetim kurulu toplantılarına elektronik ortamda katılım sağlanması halinde elektronik kayıtlar Kanunun 65 inci maddesi uyarınca güvenli bir şekilde saklanır.
11. Bir önerinin veya önerilerin ıslak imza ile imzalanması şeklinde alınan kararlar Kanunun 390 ıncı maddesinin dördüncü fıkrası uyarınca karar defterine yapıştırılır; aksi halde karar geçersizdir.
12. Her yönetim kurulu üyesi alınan karara ilişkin muhalefetinin bir şerh ile karar metnine geçirilmesini isteyebilir.
13. Üyelerin şerh yazma talebi hiçbir sebeple reddedilemez; şerh yazılmasına engel olunamaz.
14. Şerh, sahibi dışında hiç kimse tarafından değiştirilemez.

PAY DEFTERİ

1. Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı
2. Pay sahibinin iletişim bilgileri
3. Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar
4. Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri
5. Payın nominal değeri
6. Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar
7. Payın tertibi
8. Payın edinme tarihi
9. Deftere kayıt tarihi
10. Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü
11. Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar

• Payın usulüne uygun olarak devredildiği veya üzerinde intifa hakkı kurulduğu ispat edilmediği sürece, devralan ve intifa hakkı sahibi pay defterine yazılamaz.
• Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde, hamiline yazılı pay senedi sahibi olduğunu ispat edenler ile sadece pay defterinde kayıtlı bulunan kimseler pay sahibi ve intifa hakkı sahibi olarak kabul edilir.
• Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde senede bağlanmamış hamiline yazılı paylar senede bağlanıp, senetlerin pay sahiplerine teslim edildikleri tarihten itibaren 10 gün içerisinde defterde açıklanmak suretiyle pay defterinden silinir.
• Limited şirketlerde pay defterine ortakların, adları, adresleri, her ortağın sahip olduğu esas sermaye payının sayısı, esas sermaye paylarının devirleri ve geçişleri itibarî değerleri, grupları ve esas sermaye payları üzerindeki intifa ve rehin hakları sahiplerinin adları ve adresleri yazılır.
• Kooperatiflerde pay defterine; ortakların ad ve soyadları, iş ve konut adresleri, ortaklığa giriş-çıkış tarihleri ve çıkarılma sebepleri, taahhüt ettikleri sermaye payları ile bu paylara karşılık yapılan tahsilat ve iadeler, ortaklığa kabul ve çıkışları ile ilgili yönetim kurullarının kararı, tarih ve numaraları kaydedilir.
• Her pay sahibi defterde ayrı bir sayfada izlenir.
• Payı/pay senedini devralan yeni ortak veya pay sahibi de ayrı bir sayfada izlenir.
• Merkezi Kayıt Kuruluşu tarafından kayden takibi yapılan paylara ilişkin Sermaye Piyasası Kanunu hükümleri ile ilgili diğer düzenlemeler saklıdır.
• Anonim ve sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketlerde pay defterine, senede bağlanmamış pay ve nama yazılı pay senedi sahipleriyle, intifa hakkı sahipleri kaydedilir.

GENEL KURUL TOPLANTI VE MÜZAKERE DEFTERİ

1. Karar tarihi
2. Karar sayısı
3. Toplantıda hazır bulunanlar
4. Kararın içeriği
5. Üyelerin imzaları

• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararların kaydedildiği ciltli ve sayfa numaraları teselsül eden defterdir.
• Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir.
• Kollektif ve komandit şirketlerde yönetimle görevlendirilen ortağın veya ortakların yahut bütün ortakların şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar da genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir.

yevmiye-defteri kebir-envanter defterlerin ciltli ve sayfaları müteselsil sıra numaralı olur; vergi kanunlarına uygun olmak şartıyla müteharrik yapraklı defterler de kullanılabilir.

Makalemi Ahmet Şerif izgören’in  2 güzel sözüyle bitirmek isterim.

• Etrafınızda her şeyi para ve başarıya bağlayan bir sistem var. Oysa değerli olan doğru bir amaç uğruna harcanan çabalardır.
• Dinlemek zeka belirtisidir, konuşmak değil. İnsanlar ağızlarıyla söylediklerini kulaklarıyla duysalardı çok daha az konuşurlardı. 

12.12.2018

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.