Feride Akyıldız Bircan
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bağımsız Denetçi
ferideakyildizbircan@hotmail.com

Pay Defteri, Yönetim Kurulu Karar Defteri, Müdürler Kurulu Karar Defteri ile Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defterinin Elektronik Ortamda Tutulması

İşletmenin Muhasebesiyle İlgili Olmayan Ticari Defterlerin Elektronik Ortamda Tutulması Hakkında Tebliğ ,  13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64 üncü maddesinin üçüncü ve dördüncü fıkraları ile 210 uncu maddesinin birinci fıkrasına dayanılarak hazırlanmış olup 14 Şubat 2025 tarihli Resmi Gazetede yayımlanmıştır.

Tebliğin amacı; 13/1/2011 tarihli ve 6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64 üncü maddesinin dördüncü fıkrasında sayılan ticari defterleri elektronik ortamda tutmakla yükümlü olan ticaret şirketlerinin belirlenmesi, bu defterlerin elektronik ortamda oluşturulması, tutulması, saklanması ve ibrazı ile bu işlemlerin gerçekleştirileceği Sistemin işleyişine ilişkin usul ve esasların düzenlenmesi olarak belirtilmiştir.

6102 sayılı Türk Ticaret Kanununun 64 üncü maddesinin dördüncü fıkrasında “(4) Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi işletmenin muhasebesiyle ilgili olmayan defterler de ticari defterlerdir. Ticaret Bakanlığı, pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterinin elektronik ortamda tutulmasını zorunlu kılabilir. Sermaye Piyasası Kanunu hükümleri saklıdır.” hükmünde belirtildiği üzere elektronik ortamda tutulması gereken defterler ;

• Pay defteri,
• Yönetim kurulu karar defteri,
•  Müdürler kurulu karar defteri,
• Genel kurul toplantı ve müzakere defterler olarak belirtilmiştir.      

 Tebliğ hükümleri uyarınca defterlerini elektronik ortamda tutmakla yükümlü olan şirketler de  şöyle belirtilmiştir.

a) 1/1/2026 tarihinden itibaren kuruluşu ticaret siciline tescil edilen şirketler,

b)   15/11/2012 tarihli ve 28468 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim ve Limited Şirketlerin Sermayelerini Yeni Asgari Tutarlara Yükseltmelerine ve Kuruluşu ve Esas Sözleşme Değişikliği İzne Tabi Anonim Şirketlerin Belirlenmesine İlişkin Tebliğin 5 inci maddesinin birinci fıkrasında sayılan anonim şirketler. Bu şirketleri şöyle sıralayabiliriz;

• Bankalar,
• Finansal kiralama şirketleri,
• Faktoring şirketleri,
• Tüketici finansmanı ve kart hizmetleri şirketleri,
• Varlık yönetim şirketleri,
• Sigorta şirketleri,
• Anonim şirket şeklinde kurulan holdingler,
• Döviz büfesi işleten şirketler,
• Umumi mağazacılıkla uğraşan şirketler,
• Tarım ürünleri lisanslı depoculuk şirketleri,
• Ürün ihtisas borsası şirketleri,
• Bağımsız denetim şirketleri,
• Gözetim şirketleri,
• Teknoloji geliştirme bölgesi yönetici şirketleri,
• 28/7/1981 tarihli ve 2499 sayılı Sermaye Piyasası Kanununa tabi şirketler
• Serbest bölge kurucusu ve işleticisi şirketler

Kuruluşundan itibaren defterlerini elektronik ortamda tutacak şirketlerde defterler, şirketin ticaret siciline tescili ile birlikte eş zamanlı olarak sistemde oluşturularak yine sistemde aktif hale gelecektir. Fiziki olarak defter tutmakta iken elektronik ortamda defter tutma yükümlülüğü kapsamına giren şirketlerin  yükümlülüklerinin doğduğu tarihten itibaren en geç iki ay içinde tebliğin ekindeki  örneğe uygun düzenlenen bir kararla birlikte notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmaları gerekir.

Defterlerini ihtiyari olarak elektronik ortamda tutmak isteyen şirketlerin  de yine tebliğ ekindeki örneğe uygun karar ile  kararın alındığı hesap dönemi içinde notere başvurarak fiziki defterlerin kapanış onayını yaptırmayı unutmamaları gerekir. Kapanış onayının ilgili hesap dönemi içinde yaptırılmaması halinde, sonraki hesap dönemlerinde elektronik deftere geçiş amacıyla kapanış onayının yaptırılabilmesi ancak aynı hesap döneminde alınacak yeni bir kararla mümkün olabilecektir.

Elektronik ortamda tutulan defterler için ise açılış ve kapanış onayı aranmayacaktır.

Tebliğin 5.maddesinin birinci fıkrası kapsamında yer almayan şirketler ihtiyari olarak bu tebliğ kapsamındaki defterlerini elektronik ortamda tutabilirler.  Bu durumda defterlerin tamamı elektronik ortamda tutulmalıdır.  Bu Tebliğ hükümleri uyarınca defterlerini elektronik ortamda tutmaya başlayan şirketler, her ne sebeple olursa olsun söz konusu defterlerini yeniden fiziki ortamda tutamazlar.

Sistemde oluşturulan defterler üzerinde işlem yapma yetkisi, şirket yönetim organı veya yönetici ortaklar tarafından yönetim organı üyeleri, yönetici ortaklar veya üçüncü kişiler arasından belirlenecek sistem kullanıcısına aittir. Sistem kullanıcısı olarak birden fazla kişi belirlenebilir.

Şirketlerin, bu tebliğde belirlenen usul ve esaslar çerçevesinde tuttukları defterler,  geçerli kanuni defterler olarak kabul edilecektir. Defterlerin usulüne uygun tutulmasında yönetim organı veya yöneticiler sorumlu olup  ilgili tebliğ   1/7/2025 tarihinde yürürlüğe girecektir.

20.02.2025

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.

>> YILIN KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL + KDV  Ayrıntılar için tıklayın.