Evren Özmen
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bilirkişi
evrenozmen@ozmconsultancy.com
www.ozmconsultancy.com

KOOPBİS Veri Girişi 26.04.2024 tarihinde Sona Eriyor. Kooperatifler için KOOPBİS Rehberi

Bilindiği üzere Koopbis veri giriş ve aktarım süreci Ticaret Bakanlığı tarafından 23.10.2023 tarih ve 90234003 sayılı Onayı ile 26.10.2023 tarihinden itibaren altı ay daha uzatılmıştı. Süre Nisan ayının 26’sı itibari ile doluyor.

Bu süre içinde koopbis sisteminde yaşanan birçok aksaklık giderildi. Hala zaman zaman problemler olsa da ortak kaydı, genel kurul tutanak yükleme, birden fazla paya ortak olanların durumu ve ortaklar cetvelinin sistemden alınabilmesi, vakıf, şirket ortakların girişi gibi sorunlar çözüldü.

Bu kapsamda Koopbis ile ilgili kooperatif yönetim kurulları tarafından gerçekleştirilmesi gereken iş ve işlemlerin özeti mahiyetinde aşağıdaki yazının faydası olabileceğini düşünüyorum.

1-KOOPBİS Nedir? 

• Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS), Ticaret Bakanlığı tarafından kurulan, kooperatifçilikle ilgili hizmetlere elektronik ortamda erişim sağlayan ve merkezi veri tabanı niteliği taşıyan bir sistemdir.
• KOOPBİS, kooperatif ve üst kuruluşlarının yönetim kurulu üyelerine, belirli işlemleri gerçekleştirebilme yetkisi sağlar.
• Kooperatif yöneticileri, KOOPBİS üzerinden ticaret sicili kayıtlarını, finansal tablolarını, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporlarını, genel kurul toplantı evrakını ve ortaklara ilişkin bilgileri gibi verileri yönetebilir ve güncelleyebilir.

2-Koopbis’e Kayıt ve Giriş İşlemleri Nasıl Yapılacak?

Kooperatif yöneticilerinin KOOPBİS sistemine kayıt olma ve giriş yapma süreçleri şunları içerir:

• KOOPBİS’e kaydolma işlemi, yöneticilerin kimlik bilgilerini ve kooperatif bilgilerini sisteme girerek gerçekleştirilir.
• Kullanıcı adı ve şifre belirleme: Yöneticiler, kayıt işlemi sırasında kendilerine özel bir kullanıcı adı ve şifre oluşturmalıdır.
• Giriş yapma: KOOPBİS’in web adresine giderek kullanıcı adı ve şifre ile sisteme giriş yapılır.

a-) Koopbise Bilgiler Zamanında Girilmez ise Sorumlusu Kim?

• Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği (KBSY) kapsamında, kooperatife ve ortaklarına ilişkin bilgi, belge ve evrakın KOOPBİS’e tam ve zamanında işlenmesi ile bunların güncelliğinin sağlanmasından kooperatif yönetim kurulu üyeleri sorumludur.

b-) Yönetim dışında başka birisi Koopbise giriş yapamaz mı?

• KOOPBİS yetkilisi sayılan kooperatif yönetim kurulu üyeleri tarafından doğrudan veya yetki verilecek bir görevli tarafından sistem aktif bir şekilde kullanılır.

c-) Yeni Ortak Alındığında Koopbise Giriş mi yapılması gereklidir?

• Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde,

• Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini en geç on beş gün içinde sisteme işlemekle görevli ve sorumludur.

d-) İşlemler ve Süreçler 

KOOPBİS üzerinde gerçekleştirilmesi gereken işlemler ve bu işlemlerin nasıl yapılacağına dair adım adım açıklamalar şunlardır:

• Yeni ortak kaydı: Yöneticiler, yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini sisteme en geç 15 gün içinde kaydetmelidir.
• Bilgi güncelleme: Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgilerin güncellenmesi, en geç 15 gün içinde gerçekleştirilmelidir.
• Genel kurul toplantısı: Genel kurul toplantılarına katılmaya hak kazanmış olan ortakların listesini KOOPBİS üzerinden alınmalıdır.
• Yıllık faaliyet raporu ve finansal tablolar: Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço ve gelir gider farkı hesapları, genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce KOOPBİS’e işlenmelidir.

e-) Kooperatif ortakları için Koopbis Sisteminin Faydası var mı?

• Evet çok önemli faydaları vardır.
• Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir-gider farkı hesaplarını ve denetçi raporu ile varsa dış denetçi raporunu genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün öncesinden itibaren KOOPBİS’den inceleyebilirler.
• Ayrıca, ortaklar ve yönetime-denetime aday olmak isteyenler genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösterir listeye de buradan ulaşabilirler.

f-) Kooperatifin Koopbis ile ilgili Sorumlulukları Nelerdir?

Kooperatif yöneticilerinin veya KOOPBİS yetkilisinin işlemleri sırasında yerine getirmeleri gereken yükümlülükler ve süreler şunlardır:

Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliğin 11’inci maddesinde, Kooperatif yönetim kurulunun (veya atayacağı KOOPBİS yetkilisinin) yapmakla sorumlu olduğu görevleri;

• Yeni ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerini, ortaklığa kabule dair yönetim kurulu kararının alındığı tarihten itibaren, ortağın genel kurul toplantısına katılmasını engellemeyecek şekilde en geç on beş gün içinde KOOPBİS’e kaydetmek,
• Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS’de ilgili alanlara en geç on beş gün içinde işlemek,
• Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak,
• Tarım satış kooperatiflerinde genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış olan ortakları gösteren listenin KOOPBİS’te üretilebilmesi için genel kurul toplantı tarihinden en az yirmi gün önce ortağın rekolte beyanı, ürün teslimi ve borcuna ilişkin verilerin girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS’e aktarılmasını sağlamak,
• Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporunu, bilançoyu, gelir gider farkı hesaplarını ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgilerini genel kurulun yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlemek,
• Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi belgelerini, toplantıyı takip eden on beş iş günü içerisinde KOOPBİS’e yüklemek,
• Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç on beş gün içinde İl Müdürlüğü’ne bildirmek,
• KOOPBİS’ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmak,
• KOOPBİS’te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak,

g-) Kooperatif Denetçileri Bakımından sorumluluklar;

Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği kapsamında kooperatif denetçileri; KOOPBİS üzerinden görev aldığı kooperatifin organ üyelerinin ve ortaklarının bilgileri ile Denetçinin “Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği” kapsamındaki yükümlülükleri, “KOOPBİS İşlemleri” başlığı altında anlatılmıştır.

KOOPBİS’de belirlenen diğer verilere erişmek, bilgilerin doğru ve güncelliğini denetlemek ve gerektiğinde verilerin düzeltilmesi için kooperatif yöneticilerini ve sistem yöneticisini uyarma konusunda yetkilidir.

Ayrıca denetçilerin; söz konusu Yönetmelikte yer alan KOOPBİS yetkilisinin görev ve sorumluluklarını zamanında ve eksiksiz bir biçimde yerine getirip getirmediğini takip etmesi ve gerekli gördüğünde uyarılarını yapması, hem kooperatifin ortaklarınca takip edilebilir şeffaf işletmeler niteliğini koruması hem de ilerleyen dönemlerde kooperatifin cezai yaptırımla karşılaşmaması için bir otokontrol niteliği de taşımaktadır.

h-) Koopbis üzerinden dış denetçi raporunun girilmesi

• Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği uyarınca, dış denetçinin, kooperatifin hesap döneminin sonundan itibaren en geç üç ay içerisinde raporunu hazırlaması ve genel kurula sunulmak üzere yönetim kuruluna teslim etmesi gerekmektedir.
• Bu raporun, genel kurul yıllık toplantısından en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlenmesi kooperatifin KOOPBİS yetkilisi tarafından yüklenmesi gerekmektedir (KBSY m.11).
• Dış denetçi, bu aşamada hem kooperatifin genel kurul düzenlemesini etkilemeyecek şekilde raporunu teslim etmek hem de raporun KOOPBİS’e raporun yüklenmesi veya diğer aşamalarda eksik gördüğü hususlara da raporunda değinmekle mükelleftir (KDY m. 38).

I-) Koopbise bilgiler girilmez ise cezası nedir?

• Kooperatifin ticaret sicili kayıtlarının, finansal tablolarının, yönetim kurulu ve denetçi raporlarının, genel kurul toplantı evrakının, ortakların kimlik, iletişim, pay ve ödemelerine ilişkin bilgilerinin KOOPBİS’e işlenmesini sağlamayan (KK Ek m.5/2) ve Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliğine aykırı hareket eden yönetim kurulu üyelerinin her biri, “her bir yükümlülük için ayrı ayrı olmak üzere bin Türk Lirası idari para cezası” ile cezalandırılır. Aynı denetim kapsamında aynı kişiye verilebilecek idari para cezalarının toplam tutarı ise “onbin Türk Lirasını” geçemez.
• KOOPBİS yetkilisi, yönetim kurulu üyelerinin sadece anılan Yönetmelik kapsamında gerçekleştirebilecekleri işlemleri KOOPBİS üzerinde yapmaya yetkilidir. KOOPBİS yetkilisi atanmış olması yönetim kurulu üyelerinin hukuki ve cezai sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Sıra	Sorumlu	Yapılacak İş	Süre
1	KOOPBİS Yetkilisi	Yeni ortakların bilgilerini KOOPBİS'e kaydetmek	15 gün
2	KOOPBİS Yetkilisi	Kooperatif ortaklarına ilişkin bilgi güncellemelerini KOOPBİS'de yapmak	15 gün
3	KOOPBİS Yetkilisi	Genel kurul toplantısına katılmaya hak kazanmış ortakları gösteren listeyi KOOPBİS üzerinden almak	-
4	KOOPBİS Yetkilisi	Tarım satış kooperatiflerinde ortağın rekolte beyanı, ürün teslimi ve borcuna ilişkin verilerin girişini yapmak veya Bakanlık aracılığıyla bu verilerin KOOPBİS'e aktarılmasını sağlamak	20 gün önce
5	KOOPBİS Yetkilisi	Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir gider farkı hesapları ve denetleme organı ile dış denetçilerin raporlarını, toplantı gündemini ve idari mali durumuna ilişkin güncel bilgilerini genel kurulun yıllık toplantısından en az 15 gün önce KOOPBİS'e işlemek	15 gün önce
6	KOOPBİS Yetkilisi	Genel kurul toplantılarından sonra toplantıya ilişkin tutanak, gündem, imzalı hazirun listesi belgelerini, toplantıyı takip eden 15 iş günü içerisinde KOOPBİS'e yüklemek	15 iş günü
7	KOOPBİS Yetkilisi	Organlarında, hukuki durumlarında ve kooperatif künyesinde meydana gelen değişikliklere ilişkin gerekli güncellemelerin yapılabilmesi için taleplerini, tescil ve ilanı gerçekleşen bir husus varsa ilgili sicil müdürlüğü, MERSİS numarası ve gazete ilan tarihi bilgileri ile birlikte, değişikliğin gerçekleştiği tarihten itibaren en geç 15 gün içinde İl Müdürlüğü'ne bildirmek	15 gün
8	KOOPBİS Yetkilisi	KOOPBİS'ten ve Bakanlığın internet sayfasından erişilebilen, kişisel verilerin KOOPBİS ile işlendiğini belirten aydınlatma metnini, kooperatifin merkezinde ve genel kurul toplantısının icra edileceği yerde herkesin görebileceği şekilde bulundurmak	-
9	KOOPBİS Yetkilisi	KOOPBİS'te yetkisi dışında kalan konularda güncelleştirmelerin yapılabilmesi için İl Müdürlüğüne bildirimde bulunmak	-
10	Dış Denetçi	Hesap döneminin sonundan itibaren en geç 3 ay içerisinde raporunu hazırlayıp yönetim kuruluna teslim etmek	3 ay
11	KOOPBİS Yetkilisi	Dış denetçi raporunu genel kurul yıllık toplantısından en az 15 gün önce KOOPBİS'e işlemek	15 gün önce
12	İl Müdürlüğü	Dış denetçilere dair bilgilerin güncellenmesi taleplerinin karşılanması	-
13	Dış Denetçi	Hukuki durumlarında değişiklik (istifa, ölüm, azil, şartları kaybetme vb.) olması halinde değişikliklere ilişkin güncelleme talebinin 3 iş günü içerisinde KOOPBİS'e işlenmesi	3 iş günü
14	İl Müdürlüğü	Kooperatifin organsız kalması gibi durumlarda veri girişi yapmak	-

22.04.2024

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.