Evren Özmen
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bilirkişi
evrenozmen@ozmconsultancy.com
www.ozmconsultancy.com

10 Maddede Güvenlik Firması Seçiminde Bilinmesi Gerekenler

Gece, gündüz siz akşama kadar evde değilken evinizi, malınızı mülkünüzü, geceleri evdeyken iş yerinizi emanet ettiğiniz güvenlik firmasının hatalı seçiminin sonuçları zaman zaman çok ağır olabiliyor. Sözleşme aşamasında sakınılan rakamlar acaba size çok pahalı bir hata yaptırıyor olabilir mi ?

Maliyet artışını asgari ücretteki artışa oranlamaları nedeni ile yıl biterken bir çok güvenlik firmasının da sözleşmesi sona erecek. Dışarıdan hizmet alarak güvenlik faaliyetini devam ettiren site ve kooperatiflerde genelde en büyük maliyeti personel maliyeti oluşturuyor. 

Bu nedenle de taşeronlar ile çalışılması durumunda dikkat edilmesi gereken bazı konular var. Bu yazıda başlıklar halinde bu konuda bilgi vermek istiyorum.

Teminat Mektubu veremeyen firma ile çalışılmaması

4857 Sayılı İş Kanununa göre taşeron personelin her türlü özlük haklarından ana işveren olarak kooperatif ve site yönetimlerinin sorumlu olması nedeni ile çalıştığınız firmanın mali yeterliliği olup, olmadığını öğrenmeniz gerekmektedir. Teminat senedi, çeki v.b. evraklar kesinlikle kabul edilmemeli mutlaka süresiz teminat mektubu alınarak mektup bankaya sordurulmalıdır.

Ana işveren olarak personelin sizde çalıştığı süre boyunca ücret, sigorta, iş kazası ve diğer bütün yan hak ve risklerinden kanuni sürelerin sonuna kadar sorumlu olmanız nedeni ile alınacak teminat mektubu son derece büyük önem arz etmektedir.

Sözleşme ekinde alınacak evraklara dikkat edilmesi

Kooperatif ve site yönetimi olarak çalışacağınız güvenlik firması ile düzenlenecek sözleşme ekinde mutlaka şirkete ait

• Ticaret sicil gazeteleri ( Ne zaman kurulmuş ortakları kim ?)
• İmza sirküleri (Sözleşmeyi imzalayacak olan kim ?)
• Güncel Yetki Belgesi
• Güvenlik hizmeti verebileceğine dair izin yazısı
• Sektörde bilinen bir firma değil ise diğer çalıştığı yerlerden referans yazıları
• Vergi ve Sigorta borcu olmadığına dair yazıların bulunması gerekmektedir.

Güvenlik Hizmetinin üç vardiya olarak verilmesi

4857 Sayılı iş kanununa göre vardiya halinde çalışılan sağlık, turizm, güvenlik gibi sektörlerde 2 vardiya çalışma mümkün olsa da personel sayısının az olması nedeni ile yıllık fazla mesai saati 270 saati aşmakta personelin fazla mesai süresi yıllık sınırı aşmaktadır. Bu nedenle güvenlik gibi dikkat ve özen gerektiren bir alanda hizmet verecek firmanın yeterli personel sayısı ile 3 vardiya çalışması sitede verilecek güvenlik hizmetinin kalitesini arttıracaktır.

Sitenize Özel Güvenlik Planı Yapıldı mı ? Valilikten sitenize özel güvenlik izni alındığı kontrol edildi mi ?

Sitenizde daha önce kaç tane hırsızlık oldu, bu hırsızlıklar nasıl gerçekleşti, sitenize özel alınması gereken önlemler var mı gibi konularda güvenlik firmalarının size sağlıklı cevap verebilmesi gerekmektedir.

Sitenizde veya kooperatifinizde güvenlik hizmeti verilebilmesi için valilikten koruma planı ile güvenlik hizmetleri ile ilgili izin yazısı alınması gerekmektedir. Bu yazının alınacağı ile ilgili sözleşmeye mutlaka net bir tarih konulmalıdır.

Danışmanlık değil Güvenlik Hizmeti Aldığınızdan Emin Olun

Maliklerin aidatları karşılığında güvenlik hizmeti almaları gerekmektedir. Gerek bütçede gerek raporlarda maliklere site dahilinde güvenlik hizmeti verildiği bildirilmektedir. Ancak firmaların maliyet avantajı yaratmak için yeterlilikleri taşımayan personel çalıştırarak zaman zaman danışmanlık faturası kestikleri görülmektedir. Bu nedenle çalışan personelin ve firmanın izinlerinin olup, olmadığı mutlaka kontrol edilmelidir. Aksi takdirde site dahilinde bir hırsızlık olayı olduğunda yönetim kurulu güvenlik değil, danışmanlık hizmeti alması nedeni ile hukuken sorumlu olabilir.

Çalışanların yeterliliğinin dikkatli ölçülmesi ve personelin devir daimi Konusu

Güvenlik firmasının hizmet kalitesinde en önemli kriter personelin yeterliliğidir. Firma sözleşmesinde yıl içinde personeline hangi eğitimleri hangi sıklıkla vereceğini yazmış mı ? Örnek olarak Kat maliklerine ve misafirlerine davranış karşılama v.b. hususlarda eğitim verilecek midir ? gibi konulara dikkat edilmelidir.

Güvenlik Sözleşmesinin Damga Vergisinin tam ödendiğinden emin olun

Site veya kooperatifiniz ile yapılan güvenlik sözleşmesi valiliğe sunulmaktadır. Sunulduktan sonra eğer sözleşmenin damga vergisi ödenmemiş ise bir süre sonra size vergi dairesinden yazı gelebilir. O noktada damga vergisini ödeseniz bile cezalı ödemek durumunda kalabilirsiniz. Geçmiş dönemlerde çalışmış olduğunuz bir firma ise hak edişinden de düşme imkanınızı kalmaz.

Bu nedenle sözleşmenin damga vergisinin tarafınızdan hesaplanıp ödeneceğini ve ilk hak ediş faturasından mahsup edileceğini sözleşmenize yazmanızı öneririm

Personelin izni kıdemi fazla mesaisi v.b. konuların baştan netleştirilmesi ( Her ay farklı fatura gelmemesi )

Bir türlü mutabık olunamayan fatura tutarları ile uğraşmamak için güvenlik firması ile sabit bir tutar üzerinden anlaşmanızı önermekteyim. İlgili ay ne kadar fazla mesai yapılır ise yapılsın (kanuni sınırlar dahilinde olduğunu kontrol etmeniz gerekli ) her ay aynı tutarda fatura geleceği noktasında firma ile anlaşmanızı daha sağlıklı olacaktır. Sözleşmede bu anlamda ayrı faturalanacaktır yazan her hangi bir konu olmaması bu noktada önem arz etmektedir.

Taşeron personelin özlük dosyaları, sicil kayıtları

Taşeron personelin özlük dosyalarının bir örneğinin eksiksiz olarak kooperatif veya site merkezinde bulunması gerekmektedir. Kontrol olmadığı takdirde sabıkalı personellerin dahi istihdam edildiği gözlemlenmektedir. Bu süreçte Kişisel verilerin korunması ile ilgili yükümlülükler de unutulmamalıdır.

Firmanın referansları, daha önce şirket ortaklarının faaliyet gösterdikleri sektörler, açıp kapadıkları şirketler hakkında bilgi sahibi olunması

Site veya kooperatifiniz binalar ortadan yok olmadığı takdirde devam edeceği için karşınızdaki firmanın da en azından temel mali yeterliliklere sahip olduğunu teyit edip, bir süre sonra ortadan kaybolmayacak bir firma olup olmayacağını anlamaya çalışmanız gerekmektedir.

Bu nedenle Firmanın referansları, daha önce şirket ortaklarının faaliyet gösterdikleri sektörler, açıp kapadıkları şirketler hakkında bilgi sahibi olunması gerekmektedir.

Sözleşmenin imzalanmadan önce Mali ve Hukuk Danışmanlarına mutlaka gönderilmesi

Sözleşmede cezai şartlar, sözleşmenin uzaması ve diğer bir çok yükümlülüğün kontrol edilerek önerilerde bulunulabilmesi için mutlaka sözleşmenin danışmanlar ile paylaşılması gerekmektedir.

Aylık Ödemeleri Yapmadan Önce Hangi Belgelerin İsteneceğinin sözleşmede net olarak yazılması 

Firma hak ediş faturasını gönderdiğinde ekinde borcu yoktur yazılarını da mutlaka göndermesi gerekmektedir. Ancak bence bu yöntem yerine sözleşmede personel ve sgk borçlarının ana işveren tarafından ödenerek kalan tutarın firmaya ödeneceğinin yazılması daha uygun olacaktır.

Yukarıda yer alan maddelere ek olarak güvenlik firmasının değerlendirilmesinde bir çok farklı hususlar da mevcuttur. Nihayetinde hukuki sorumlulukları bulunan site ve kooperatif yöneticilerinin aidatların yükselmemesi için maliyete odaklanırken hizmet kalitesi ve diğer yükümlülüklerin değerlendirilmesi hususunu unutmamaları gerektiğini düşünüyorum.

Saygılarımla

09.12.2019

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.