Evren Özmen
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
Bilirkişi
evrenozmen@ozmconsultancy.com
www.ozmconsultancy.com

Kooperatiflerde Genel Kurul Öncesi Hazırlık Çalışmaları

Genel kuruldan önce, genel kurula hazırlık çalışmaları sırasında aşagıdaki iş ve işlemler yapılır.

1- Genel Kurul Toplantısı İçin Karar Alınması

Genel kurul yapılması için yönetim kurulu tarafından karar alınması gerekir. Bu kararda toplantının olağan veya olağanüstü oldugu, olağan ise hangi yıla ait olduğu, hangi tarihte, saatte ve nerede yapılacağı yazılır.

Uygulamada aranmamakla birlikte kararda genel kurul gündeminin yer alması uygundur.

Ayrıca istendiği takdirde nisap oluşmadığı takdirde toplantının ne zaman nerede tekrar yapılmak için toplanılacağı da yazılabilir. Yapı kooperatiflerinde ilk ve müteakip toplantılarda toplantı yeter sayısı hazır un cetvelinde kayıtlı ortakların ¼ üdür.

2- Genel Kurul Gündemi Ve Belgeleri Hazırlanması

Genel olarak olağan genel kurullarda hazırlanması zorunlu olan belgeler şunlardır:

1. Genel kurul gündeminin hazırlanması,

2. Yönetim kurulu yıllık çalışma raporunun hazırlanması,

3. Denetim kurulu raporunun hazırlanması,

4. En az genel kuruldan 15 gün önce ortaklara sunulmak üzere

Envanter, bilanço ve gelir-gider farkı hesabının hazırlanması ve kooperatif

merkezine askı tutanağı tutularak asılması

5. Çalışma programı ve tahmini bütçenin hazırlanması

6. GÜndemde yer alan diğer konularla ilgili belgelerin hazırlanması,

7. Ortaklar cetvelinin hazırlanması,

8. Kooperatif genel durum bildirim formunun hazırlanması,

9. Genel kurulun ilgili olduğu yıla ait Yevmiye Defterinin açılış ve kapanış

noter tasdik fotokopileri, (olağan genel kurullar için). Yevmiye defterinin son kaydı ve noterce yapılan kapanış tasdikinin fotokopisinin tetkikinde, Türk Ticaret Kanununun 70/son maddesine uygun olarak ilgili dönem yevmiye defterinin noter kapanış tasdikinin bulunmadığının tespiti halinde, Türk Ticaret Kanununun 67. maddesi hükmü gereğince ilgili Cumhuriyet Başsavcılığına suç duyurusunda bulunulmaktadır.

Yukarıda belirtilen belgeler, en az 5‟er nüsha olarak hazırlanması, ancak 8. madde de yazılı olan bilgi formundan 2 adet ve 9.maddede yer alan yevmiye defterinin açılış ve kapanış noter tasdik sayfasından 1‟er adet fotokopi hazırlanmalıdır.

3.maddede yazılı olan denetim kurulu raporu ve yevmiye defterlerinin açılış kapanış kayıtları dışındaki bütün belgelerin yönetim kurulunca imzalanması gerekmektedir.

Ayrıca Yönetim kurulunca hazırlanacak yıllık çalışma raporları ile denetim kurulunca hazırlanacak raporların, 11.06.2008 tarih ve 26903 sayılı Resmi Gazetede Sanayi ve Ticaret Bakanlığınca yayımlanan “Kooperatifler ve üst Kuruluşları Yönetim Kurulu üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Yönetim Kurulu Yıllık Çalışma Raporunun Usul ve Esaslarına ilişkin Tebliğ” ile “Kooperatifler ve üst Kuruluşları Denetim Kurulu üyelerinin Genel Kurul Toplantılarına Sunacakları Denetim Kurulu Raporunun Usul ve Esaslarına ilişkin tebliğ” hükümlerine uygun olarak düzenlenmesi gerekmekte olup, bu Tebliğlerdeki esaslara uygun olarak düzenlenmeyen raporlar genel kurulda görüşülemeyecek ve kabul edilemeyecektir.

3- Genel Kurula Çağrı Yapılması

Ana sözleşmede genel kurul toplantısı için yapılacak çağrının, “toplantı gününden en az 30 gün önce ve en çok iki ay içinde yapılması, toplantının günü, saati, yeri ve gündem maddelerinin bildirilmesi zorunluluğu getirilmiştir” (Ana Sözleşme. madde 28)

Genel kurul toplantısı için yapılacak çağrılarda süreler hesaplanırken “duyuru” ve “toplantı” günlerinin hesaba katılmaması gerekir.

Bu nedenle ortaklara gönderilecek çağrı mektuplarının süresine çok dikkat etmek gerekir. Çağrı mektubuna gündemin yazılması zorunludur. Yapı kooperatiflerinde genel kuruldan bir gün önce bile kooperatife ortak olunsa dahi genel kurula katılma hakkı bulunmaktadır. Ayrıca gündemin ekine boş vekaletname de gönderilmesi uygun olmaktadır.

4- Temsilci Görevlendirilmesi IçIn Müracaat Edilmesi

Kooperatiflerin genel kurul toplantıları için Bakanlık Temsilcisi görevlendirilmesi isteminde bulunulması zorunludur. Başvuru sırasında başvuru dilekçesi ekinde

Çağrı için alınan kararın örneği (yönetim kurulu, denetim kurulu veya tasfiye memurları, üst birlik yönetim kurulu kararı ya da kesinleşme şerhli mahkeme kararı),

Çağrıyı yapanların yetkili olduklarını gösteren belge (Başvuru sahipleri, ticaret sicil memurluğundan kooperatifi temsile yetkili son yönetim kurulu üyeleri olduklarını gösterir yazı alacaklardır.

Ticaret sicil memurluklarınca verilecek bu yazıda, başvuru sahiplerinin kooperatifin temsili konusunda yetkili oldukları, yetkilerinin başlangıç tarihi, yetki süreleri dolmuşsa yetkinin bitiş tarihi vb. hususlara yer vereceklerdir. Azlık tarafından çağrı yapılmakta ise çağrı iznini veren kesinleşme şerhli mahkeme kararı),

- Toplantı gündemi,

- Vezne alındısı,

genel kurul toplantı tarihinden en az 15 gün önce il Müdürlügüne teslim edilmesi gerekmektedir.

Genel kurulda görüşülen raporlar, ortaklar cetveli vs belgeler, genel kurulu müteakip Bakanlık Temsilcisine verilmelidir. Bakanlık Temsilcisi tarafından istenilen belgelerin verilmesinden sonra görevlendirme yazısı alınarak, genel kurulun tescili sırasında Ticaret Sicili Memurluğu‟na ibrazı gerekmektedir.

18.01.2018

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.