Erol Sönmezocak
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
erol@umutmuhasebe.com

Yurt İçi ve Yurtdışı İnşaatların, Şantiyelerinin Denetimi Konusu

Ekonominin lokomotifi olan inşaat sektörü, ülkemizin kalkınmasında önem arz eden bir sektördür. İnşaat sektörü en az yirmi yan sektörü de etkilemektedir. Ayrıca ülkemizin en önemli sorunu olan “istihdam” sorununun çözümüne de önemli bir katkısı bulunmaktadır.

İnşaat denilince aklımıza tek bir evin inşaatından, yüzlerce, binlerce konutun yapılmasına, sanayi kuruluşlarının inşaatına, A.V.M. kurulmasına, yollar, köprüler, tüneller yapılmasına kadar çok geniş bir alanı kapsamaktadır. Ayrıca inşaatların yapıldığı yerler, şantiye, şube, adı ortaklık, iş ortaklığı, şirket ortaklığı veya ayrı bir şirket olarak da faaliyet gösterebilirler. Bu yazımızda özellikle iş yoğunluğu olarak büyük şantiyelerin denetimini anlatacağız.

Yurtiçi şantiyelerimizin denetlenmesinde olduğu gibi yurtdışı şantiyelerimizin de düzenli olarak denetlenmesi gerekmektedir. Özellikle yurtdışında, şantiyelerde kullanılan harcama evraklarının asılları şantiyelerde yerel muhasebe kayıtları için tutulup, merkeze yalnızca kasa ve banka harcama evraklarının kopyaları geldiğinden,  şantiyelerde evrak bazında mutlaka incelenmeli ve bu işlemin fiilen yapılması gerekmektedir. Her şirketin bir denetim ve her denetçinin bir inceleme yöntemi vardır. Değişik yöntemleri bulunan denetim işini, örnek bir denetim raporunu üzerinden ana başlıkları ile açıklayalım.

A-DÜZENLİLİK DENETİMİ:

1-Kurulan Mali Yapı ve Muhasebe Sisteminin Kontrolü.           

Mali ve Muhasebe sisteminin, proje öncesinde, Yönetim tarafından belirlenen Şantiye Organizasyon Şemasında tanımlı yapıya uygun işletildiğinin, görev ve yetki tanımlarının tam ve gereği şekilde işletildiğinin tespit edilmesi önem arz etmektedir. Bu kapsamda yönetim tarafından belirlenen yapı esas alınmak suretiyle, yetki dışında işlem yapılıp yapılmadığının ve bu yönde onay verildiğinin teyit edilmesi gerekmektedir. Özellikle, muhasebe, personel ve satın almayı idare eden, proje şefi, proje müdürü, ilğili yetkililerin sorumluluğu ve sorumlunun da görev başı etkinliği ve güvenliliğinin tespiti önemlidir.

2-Belge Düzeninin Kontrolü

 *Belgesiz işlem olup olmadığı, varsa nedenleri araştırılmalı, bu yönde verilmiş onaylar sorgulanmalıdır.

*Fiili belgelerin yöresel veya yerel ülkenin proje öncesinde tanımlanan belgesiz ve kanunen kabul edilmeyen harcama teamüllerine uygun olup olmadığı kontrol edilmelidir.

 *Belgelerin üzerindeki kayıtlar ile sistemsel giriş tarihlerinin analitik uyum kontrolü yapılmalıdır.

* Yurtdışı şantiyelerimiz de yerel mevzuata göre ve dönemsellik ilkesi uyarınca yerel mali müşavire verilmesi gereken belgelerin zamanında ve tam olarak yerel müşavire verildiğinin ilgili müşavirle de görüşülerek teyit edilmelidir.

*Kasa ve banka kayıtlarına konu olan tüm işlemlerin karşılığı olan belgelerin (yoksa gerekli iç onaylarının) mevcudiyeti kontrol edilmelidir.

*Mali sistem gereğince kullanılan tüm belgeler için uygun bir dosyalama düzeninin varlığı kontrol edilmelidir.

* Yurt içi şantiyelerimiz de özellikle muhtasar ve SSK bildirgelerinin zamanında ve doğru bir şekilde verilip verilmediği kontrol edilir.

*Yurtdışı şantiyelerimiz de faaliyette bulunan ülkede geçerli yerel mevzuat uyarınca vergi, varsa stopaj, personel ile ilgili beyanlarının zamanında ve eksiksiz yapılıp yapılmadığının yerel müşavir ile irtibat kurularak teyit ve kontrolü yapılmalıdır.

*Türkiye’de zorunlu olmayıp, faaliyette bulunulan ülkede kullanılması zorunlu (vergi, sosyal güvenlik, sigorta v.b. alanlar ile ilgili) farklı belge veya bildirimlerin olup olmadığı yerel otoritelerce de görüşülmek suretiyle araştırılmalı ve ilgili personel bu yönde uyarılmalıdır.

3-Muhasebe Sisteminin Etkinliği

Kurulan muhasebe düzeninin (varsa, herhangi bir yazılım, ERP) etkin ve yetkin şekilde kullanıldığının kontrolü sağlanmalıdır. Çeşitli nedenlerle şirket içi uygulamaların yarattığı zorunluluklar nedeniyle resmi ve gayri resmi kayıt sisteminin aynı anda kullanıldığı durumlarda, bu uygulamanın yönetimin bilgi ve denetiminde olması sağlanmalıdır. Sistem dışı kayıt tutulmadığının ve işlenmediği teyit edilmelidir.

Denetimlere, öncelikle kasa kontrolü ile başlanması denetimin etkinliği açısından doğru bir yaklaşım olacaktır.

B-KASA HESABI:

Şantiyede yapılacak Kasa Hesabı denetiminde, aşağıdaki kontrollerin yapılmasında yarar görülmektedir:

1-Kasa sayım tutanaklarının düzenli periyotlarla (en az ayda iki kez) tutulup tutulmadığının ve Organizasyon Şemasında Yönetim tarafından tanımlanan görev ve yetkilere göre ilgililerce kontrol yapılıp yapılmadığının kontrolü edilmelidir.

2-Sayım tutanakları ile kasa hesabı bakiyesinin denkliğinin kontrolü yapılmalıdır. Anlık fiili kasa sayım sonucunun kaydı sayım ile tuttuğunu ortaya koyan tutanağın (varsa kasa açığı veya fazlasını gösterir şekilde) denetçi ve ilgili tarafından imzalanarak kayıt altına alınması sağlanmalıdır. Kasada nakit haricinde başkaca (çek defterleri, lisans, sertifika gibi kıymetli belgeler) de varsa bunlar da ayrıca tutanağa eklenir.

3- Kasa raporları şantiyede yeterli yetkili elaman varsa Muhasebe yetkilisi, İdari Müdür, Şantiye Şefi ve Proje Müdürü tarafından günlük olarak imzalanmalıdır.

4- Şantiyede faturasız harcama olursa bu harcamalarda yukarda saydığım dört kişi tarafından da imzalanması gerekmektedir.

5-Kasa bakiyelerinin seyrinin analitik kontrolü ve ihtiyaç fazlası nakitlerin ya da varsa, kırmızı bakiyelerin nedenlerinin araştırılması, sorgulanması ve kasada yeteri kadar nakit varken para çekilip, çekilmediğinin kontrolü yapılmalıdır.

6-Şantiyelerin bulunduğu bölgelere göre, Yönetim tarafından proje başında belirlenen uygun bir yerde ihtiyaç fazlası nakdin bulundurulup bulundurulmadığının kontrolü sağlanmalıdır. Örneğin, yurtiçinde güney Anadolu bölgesi ile yurtdışında Irak, Afganistan, Suriye, Libya ve benzeri savaş ve karışıklık alanlarında her zaman para nakli mümkün olmadığından uygun bir ortamda ihtiyaç fazlası nakit bulundurulur.

7-Kasadan yapılmış nakit ödemeler için ekinde gerekli birimler ve kişilerce onaylanmış malzeme talep formu, fatura, fiş, vs. destekleyici belgelerin olduğunun kontrolü yapılmalıdır. Belgesiz ödemeler için gerekli iş prosedür ve onayların alındığının tespiti yapılmalıdır. Ayrıca ödeme tutarlarının onaylı ana ve/veya revize bütçe rakamları ile uyumlu olduğu kontrol edilmelidir.

8- Banka dışında, yanı serbest piyasada döviz bozdurma işlemi yapıldıysa mutlaka ilgili kişilerin imzası ile tutanak altına alınmalıdır.

9-Belgelerde kasayı tutan kişi dışında yukarıda A-1 Maddesinde belirtilen gerekli onayların mevcut olduğunun kontrolü yapılmalıdır.

C-BANKA HESABI:

1-İnceleme dönemi itibariyle banka hesabı bakiyelerinin banka ekstreleri ve bankadan gelen yazılarla mutabakatının sağlanması, aylık iç mutabakatların kontrolü tamamlanmalıdır.

2-Banka hesabındaki harcamaların tamamının bir harcama tahakkuk belgesine (fatura, sipariş) bağlı olduğunun ve harcama belgesi dışında bir alacak bakiyesi olmadığının, benzer şekilde, tüm borç bakiyelerinin de mesnedi olduğunun (iade, yerel satış geliri, v.b.) kontrolü sağlanmalıdır. Ayrıca ödeme tutarlarının onaylı ana ve/veya revize bütçe rakamları ile uyumlu olduğu kontrol edilmelidir.

3-Döviz bozdurma işlemlerinde kullanılan kaynakların (Serbest Piyasa, Banka) kontrolü ile yerel mevzuat uyarınca zorunlu ise bozdurma işlemlerinde döviz alım belgelerinin mevcut olup olmadığının kontrolü yapılmalıdır.

4-Döviz tevdiat hesaplarının her ay sonu efektif alış kuruna göre değerlendirildiğinin kontrolü tamamlanmalıdır.

5-Yurt içinde bölgesel, yurtdışında yerel bankanın uyguladığı masraf ve komisyonların yerindeliğinin mevcut diğer bankalar ile spot kontrolü vasıtasıyla kontrolü yapılmalıdır.

6-Yurt içinde bölgesel, yurtdışında yerel bankayla ilişkilerin proje organizasyonunda görevli kişiler ve bankayla yapılacak spot ziyaret vasıtasıyla kontrolü yapılmalı bankacılık işlemleri konusunda A-1 Maddesindeki tanım ve yetkilere uygun hareket edildiğinin kontrolü sağlanmalıdır. (İnternet bankacılığı kullanılıyor mu?

7-Usulsüz işlem yapılmasının önlenebilmesi ve banka işlemlerinde kullanılabilecek mükerrer ve sahte belge üretimine engel olmak için, harcama tahakkuk belgelerinin, talimat makbuzlarının seri-sıra numarasına bağlanması sağlanmalı, bu belgeleri seri-sıra numaraları ile tarihlerinin birbirini izler nitelikte ve sistematik kullanılıp kullanılmadığı sıklıkla kontrol edilmelidir.

8- Yapılan para işlemleri için bankalar tarafından alınan komisyonlar kontrol edilmeli, gerekirse ilgili bankalarla pazarlık yapılmalıdır. 

D-VERİLEN DEPOZİTO VE TEMİNATLAR:

1-Özellikle büro, lojman ve kamp yeri kiralanma işlemlerinde depozito ve teminatlara ilişkin evrak asıllarının kontrolü tamamlanmalıdır.

2-Barınma yerlerindeki kira, elektrik, su, gaz, internet, tv, v.b ler listelenmeli ve kontrol altına alınmalıdır.

3-Depozito ve teminatların işin mahiyeti ve çapı ile uygunluğunun kontrolü yapılmalıdır.

4-Teminatlardan geri alınması gerekenlerin geri alınıp alınmadığının kontrolü sağlanmalıdır. (Özellikle lojman, araç, iş makinesi ve kamp gibi kiralamalarda verilen depozitoların iş sonunda kiraya mahsuben işlem yapılmasının sağlandığının kontrolü).

E-PERSONEL İŞLEYİŞİ:

1-Yurt içi ve yurtdışı şantiyelerimizdeki personellerin çalışma saatleri, yerel tatil ve bayram günlerinde çalışma saatleri kontrol edilmeli, personellere ödenen fazla çalışma ve puantajlar kontrol edilmelidir.

2-Resmi tatil günlerinde yapılan çalışmalar kontrol edilir. Çalışan personellerde fazlalık veya eksiklik olup olmadığı kontrol edilir. Çıkış yapılan personelin puantajları kontrol edilerek varsa gerçek dışı ücret ödemesi önlenmelidir.

3-Yerel personel maaşlarının dönemsel olarak ödenip ödenmediği kontrol edilmeli, varsa yapılan zamların ve ilgili onayların tespiti yapılmalıdır.

4-Oturma ve çalışma iznine tabi olarak çalışması gereken yurt içinde yabancı, yurtdışında Türk işçilerinin (genel olarak bir yıl üzeri çalışan) izin sürelerinin düzenli takibi yanında çalışma izni sebebiyle yerel ülkede sosyal sigorta ve vergi yükümlülüklerinin tam ve zamanında yerine getirildiğinin kontrolü sağlanmalıdır.

5-Taşeron personelleri dahil şantiyede çalışan tüm personellerin listeleri oluşturulmalıdır.

6-Kiralık lojman, kamp ve depoların listeleri oluşturulmalıdır.

7-Lojmanlarda kalan personelin listesi oluşturulmalıdır.

8-İnceleme dönemi sonundaki seyahat, iş, bordro ve kredi şeklindeki personelden alacakların personel itibariyle dökümüne bakılarak mahiyetleri araştırılmalıdır.

9-Seyahat, iş ve personel avanslarının seyahat ve işin hacmine uygun olup olmadığının, zamanında kapatılıp kapatılmadığının ve iş avanslarının kimlere verildiğinin ve iş avansı kapatılması sıklığının kontrolü yapılmalıdır.

10-Verilen iş avanları, şantiyede çalışan personelin göev ve ünvanlarına göre belirlenmeli ve mümkünse ayda bir kez avans ödemesi yapılmalıdır.

11-İş avansı belgelerinde iş detayının mevcut olup olmadığının ve ilgili yetkilerin imzalarını taşıdığı kontrol edilmelidir.

12-Tüm iş ve personel avanslarında A-1 Maddesinde tanımlanan yetkilere uygun onayların verilip verilmediğinin kontrolü yapılmalıdır.

13-Türk işçilerin personel avansı ile yerel işçilerin maaş ödemelerindeki ödeme düzeninin (ayın hangi günü, tek veya birden fazla ödeme) kontrolü sağlanmalıdır.

14-Puantaj ve bordroların birbiriyle ve fiili ödeme meblağları ile detay ve genel toplam anlamında tutarlılığının kontrolü yapılmalıdır. Personel puantajının kimler tarafından tutulduğu ve kontrol edilerek ödendiği çok önemlidir.

15-Bordro avanslarının bordro ile kapanıp kapanmadığının ve tekerrür hızının kontrolü sağlanmalıdır.

16-Varsa, personele açılan kredilerin onayı konusunda A-1 maddesindeki görev ve yetkilere uygun hareket edildiğinin kontrolü yapılmalıdır.

17-Personel ile ilgili merkez veya yerel ihtilaf dosyaları olup olmadığı tespit edilmeli, varsa, hukuk sürecinin ilgililerce usulüne uygun takip edilip edilmeldiği araştırılmalıdır.

F-SATINALMA İŞLEMLERİ:

1-Yapılan malzeme alımlarının, malzeme talep formları, gerekli talimatlar ve bütçe kalemleri dâhilinde yapılıp yapılmadığının kontrolü tamamlanmalıdır.

2-Malzeme alımı öncesi stok kontrolünün yapılıp yapılmadığının teyidi sağlanmalıdır.

3-Periyodik ödemelerde, harcamanın dönem bilgisinin kontrolü yapılmalıdır.

4-Büyük alımlarda fiyat araştırması yapılıp yapılmadığının ve en az 3 teklif alınıp alınmadığının kontrolü sağlanmalıdır.

5-Taşeronlar adına yapılan masrafların düzenli olarak takip edilip, raporlanması kontrol edilmeli, bu masrafların işlendiği Taşeron Avans Hesabı her hakediş itibariyle sıfırlandığı görülmelidir.

6-Kamp, otel, yemek gibi dışarıdan alınan hizmetlerin şirkete kesilen faturaların doğruluğu puantajlarımızla ve firmalar ile anlaşılan birim fiyatlarlar ile uygunluğu kontrol edilmelidir.

7-Satın alınacak yüklü ve süreklilik isteyen (Beton, kum, çakıl v.b) miktardaki alımlar hakkında tutanak tutulmalı ve yetkililer tarafından imzalanmalıdır.

8-Açık hesap çalışılan firmalar tespit edilmeli, bu firmaların ilgili hesaplarının nasıl kontrol edildiğinin incelenmesi gerekir. Firmalar ile dönemsel cari hesap mutabakatı yapılıp yapılmadığı kontrol edilmelidir. Alınan malzemelerin faturalarının zamanında alınıp alınmadığı ve kayıtlara zamanında ve doğru olarak alınıp alınmadığı kontrol edilmelidir.

9-Satın alımlara ilişkin belgelerin sondaj usulü ile kontrolü, yasalara uygun şekilde düzenlenip düzenlenmediği araştırılmalıdır.  Cari hesap mutabakatları kontrol edilmeli.

10-Fatura ve sevk irsaliyesi miktar dengesinin sondaj usulü ile karşılaştırmaları yapılmalıdır.

11-Faturalarda yer alan fiyatların satın alma sipariş mektubu ile teklif edilen veya varılan anlaşmalara uygunluğunun sondaj usulüyle kontrol edilmelidir.

12-Satın alınan malzemeler ile ilgili olarak, tedarikçiler tarafından verilen fiyatlarının yerindeliği piyasada yapılacak spot kontroller ile tespit edilmelidir.

13-Satın alınan malzemeler ile ilgili olarak, söz konusu malzemelerin satın alınmayıp, kısa veya uzun vadeli kiralanmalarının mümkün veya avantajlı olup olmadığı araştırılmalıdır.

14-Aynı şekilde, satın alınan malzemeler ile ilgili olarak, söz konusu malzemelerin, mahallinde satın alınması yerine (nakliye, sigorta, gümrük maliyetleri de dikkate alınarak) varsa merkez stoklardan tedarik edilmesinin veya Türkiye’den getirtilmesinin daha avantajlı olup olmadığının araştırılarak tespit edilmesi gerekmektedir.

15-Satın alınan malzemelerin, satın alındıkları satıcılardan fiyat ve miktar yönünden karşıt incelenmesinin yapılmalıdır.

G-STOK-DEPO:

Stok hesaplarının denetimi, şantiye denetiminin en önemli safhasıdır. Kullanılmayan atık malzemeler veya gereksiz pek çok malzemenin bulunması veya bulunması gereken bir çok malzemenin bulunmadığı sıkça karşılaşılan bir durumdur.

1-Stok ve depo denetimlerinde, öncelikle depoların (varsa koltuk altı ambarları dahil olmak üzere) listesinin oluşturulması ve depolarda bulunan malzemelerin listelenmesi,

2-Stok hesaplarının dönem sonu bakiyelerinin sayım sonuçlarına uygunluğunun kontrol edilmelidir.

3-Ayda bir yapılacak stok sayım tespitlerinde, sayımı yapan kişinin yetkili olup olmadığı, sayımın usulüne ve amaca uygun yapılıp yapılmadığı ve sayım tutanaklarında bölüm yetkilisinin imza ve onayının bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.

4-Stok dökümü ile mizan bakiyesi mutabakatı sağlanmalıdır.

5-Stok dökümü ile stok kartı bakiyelerinin sondaj usulü ile karşılaştırılması sağlanmalıdır.

6-Yıl sonunda sayım kontrol görevlisinin imza veya parafını taşıyan sayım listelerindeki miktarlar ile stok dökümlerindeki ve kartlardaki miktarların mutabakatının sondaj usulü ile kontrolü yapılmalıdır.

7-Hareketsiz ve fazla stokların tarifi yapılarak (süre ve tutar yönünden) tespiti sağlanmalıdır.

8-Fazla stok bulunan emtianın hangi satıcıdan alındığı tespit edilmeli, fazla alınan malzemenin talep formunun bulunarak, konu hakkında talep eden kişi ve depocu ile ayrı ayrı görüşülmelidir.

9-Toplam stok süresi tespit edilmelidir.

10-Farklı satıcılardan alınan aynı malların fiyat farklılıkları araştırılmalı, nedenleri tespit edilmelidir.

11-Sevk irsaliyesi, ambar giriş fişi ve (gelmişse) faturadaki miktarlar ile stok hesabına kaydedilen miktarların sondaj usulü ile kontrolü yapılmalıdır.

12-Atıl olan stok malzemelerinin (hurda) satış kayıtlarının ve satış onay yetkilerinin kontrolü yapılmalıdır. Hurda satışlarında, neyin kaça satıldığı konusunda merkeze bilgi verilmesi uygun olacaktır. Bu konu şantiyelerde yapılan önemli yolsuzluk  işleyişlerinden birisidir.

13-Stok sayımlarında, ekonomik ömürlerini doldurmuş, kullanılamayacak ve imhası gereken durumda bulunan malzemelerin olup olmadığı tespit edilmeli, varsa, bu durumdaki malzemelerin usulüne uygun şekilde imha edilmesi sağlanmalıdır.

14-Stok ve depo kontrollerinde, yanıcı, patlayıcı veya tehlikeli madde sınıfından malzemelerin, yasal prosedürüne uygun ve tehlikeden uzak depolanıp depolanmadığı kontrol edilmeli, bu yönde önleyici ve koruyucu önlemlerin alınıp alınmadığı tespit edilmelidir.                                                            .          15- Yeterli hacim, tip ve sayıda yangın söndürücü olup olmadığı ile bunların ömürlerinin dolup doldurmadığı kontrol edilerek, süresi dolanlardan yeniden doldurulabileceklerin dolum işlemlerinin yapılması sağlanmalıdır.

H- MADDİ DURAN VARLIKLAR VE AMORTİSMANLAR:

1-.Demirbaşların sayımı yapılmış ise, sayım sonuçları ile demirbaş listelerinin mutabakatının kontrolü, tamamlanmaktadır.

2-Dönem içinde yapılan önemli demirbaş alımlarına ilişkin belgelerin incelenmesi ile, alımlarda yeterli sayıda teklif alınması suretiyle mukayese yapılıp yapılmadığının kontrolü sağlanmalıdır.

3-Şantiyedeki kiralık araçların listesinin çıkarılması ve araçları kimlerin veya nerede kullanıldıklarının açıklanması sağlanmalıdır. 

4-Ekipman puantajlarının kontrolü yapılmalı,tüm puantajlar üzerinde A-1 maddesinde verilen yetki uyarınca teknik uygunluk onaylarının kontrolü ile varsa kiralanan ekipmanların kullanımının sözleşmelerine uygunluğu kontrol edilmelidir. (Yakıtın kime ait olduğu, atıl zaman kira bedeli ödenip ödenmediği gibi konular özellikle araştırılmalıdır.)

5-Varsa, atıl olan demirbaş satışlarının (hurda) kayıtlarının ve satış onay yetkilerinin kontrolü sağlanmalıdır. Bu konu yolsuzluk yapılan önemli işleyişlerden birisidir.

6-Demirbaşlara amortisman ayrılması gerekiyorsa, amortisman ayrılıp ayrılmadığı araştırılmalıdır.

İ-KISA VADELİ ALINAN DEPOZİTO VE TEMİNATLAR:

1-Hesapta geri dönüş vadeleri bir yıldan kısa olan nakdi teminatların izlenip izlenmediğinin kontrolü yapılmalı,

2-Depozito ve teminatın mahiyeti ile geri ödeme şekilleri kontrol edilmelidir.

3-Alınan depozito ve teminatın işin mahiyetine göre uygun olup olmadığı tespit edilmelidir.

J -ÇEŞİTLİ GİDERLER:

1-Genel Olarak: Sondaj usulü ile belge, sipariş ve sözleşme kontrolleri yapılmalıdır. Eksikliğinde harcama gerçekleştirilen harcamaların, içerik, yerindelik, onay ve gereklilikleri araştırılmalı, ilgili hesap kodlarına doğru olarak kaydedilip kaydedilmediği tespit edilmelidir.

2-Küçük Demirbaşlar: Değeri V.U.K.'da öngörülen değerin altında kalan demirbaşların hesaba kaydedilip kaydedilmediği, iktisadi ve teknik bakımdan bir bütün arz edenlerin değerlerinin toplamının bu kıyaslamada dikkate alınıp alınmadığı kontrol edilmelidir.

3-Kira Giderleri: Kira kontratına uygunluk sorgulanmalı, kira ödemelerinin kıst yapılıp yapılmadığı ve vergi kesilmesi gerekenlerin vergisinin kesilip kesilmediği kontrol edilmelidir. Kiralıkların sözleşme bitim sürelerine dikkat edilmelidir. Süre bitiminden önce gerekli tebligatlar zamanında yapılmalıdır.

4-Yakıt Giderleri: Havuz araçları ile inşaat ekipmanlar için (mülk ya da kiralama) kullanılan yakıtların birim fiyat ve miktarları ile, ekipman puantajlarının uyumu kontrol edilmelidir.

5-Gıda Giderleri: Lojman, şantiye ve kampta tüketilen gıdanın aylık irsaliye teslimli birim maliyetlerinin (çıplak veya giydirilmiş maliyet) yerindeliğinin kontrol ve teyit edilmelidir.

6-Bağış ve Yardımlar: Bağış ve yardım yapılıp yapılmadığı araştırılmalı, yapılan bağışların A-1 maddesinde verilen yetki uyarınca yapılıp yapıldığın tespit edilmelidir.

7-Temsil Giderleri: İşin gereğine uygunluk ve yetkili makamlardan alınan onayın doğruluğu kontrol edilmelidir.

8-Servis Vasıta Giderleri: Şantiyelerde kullanılan araçların kilometre kartlarının kontrolü yapılmalı, gereğinde yakıt masraflarının dökümü çıkartılmalı ve işin mahiyetine uygunluğu sorgulanmalıdır.

9-Dava Takip ve Müşavirlik Giderleri: Yapılan ödemelerle iliği olarak kesinti yapılması gerekenlerde gerekli kesintinin yapılıp yapılmadığının kontrolü tamamlanmalıdır.

10-Vergi, Resim-Harç Giderleri: Ödenen taşıt, emlak v.b vergilerin izlendiği bu hesapta ödemelerin zamanında, doğru tutarlar üzerinden ve ilgili tahakkuk belgeleri uyarınca yapılıp yapılmadığının kontrolü sağlanmalıdır.

11-Vergili Gider ve Cezalar: İş ve işletmeye göre önemli tutarda olanların mahiyetlerinin araştırılması, ilgililerden izahat alınması, gider yazılabilecek mahiyette olanlarının ayıklanıp ilgili gider hesabına intikalinin temini sağlanmalıdır. (Mahkeme kararına istinaden ödenen tazminatlarda olduğu gibi).

K-ŞUBE/MERKEZ BAĞLANTI HESABI:

Merkez ile şube arasındaki ilgili para hareketlerinin ve hesap bakiyesinin kontrolü yapılır. Bu hesabın kontrol edilmesi son derece önemlidir. Bu hesap ile merkez hesabının eşitliği, aynı zamanda sonuç hesaplarına aktarılacak tutarın belirleyicisi olacaktır.

L-TAŞERON İŞLEYİŞİ:

Taşeron işleyişinde;

a- Taşeron hak edişleri zamanında yapılıyor mu? (Taşeron hak edişleri zamanında yapılmadığı zaman Proje Maliyetleri gerçeği yansıtmayacaktır.)

b-Yapılan hak ediş kapaklarında proje muhasebe, ambar ve personel birimlerinin onayı (imzası) alınmış mı? Kontrole edilmelidir.

c-Taşeron işçilerine avans verilip verilmediğine ve özellikle taşeronlara verilen malzemelerin ilgili taşeron hesaplarına aktarıldığına dikkat edilmesi gerekmektedir.

Taşeron cari hesaba yazılması gereken, taşeron namına yapılan alımların atlanmaması için, taşeron malzeme talepleri alımlarının ayrı faturalandırılması vs. gibi farklı iç kontrol teknikleri kullanılmalıdır. Taşeron sözleşmelerde belirli limitlerle sınırlandırılmış kullanım haklarında (yemek, konaklama, iş güvenlik ekipmanı, iş makinaları için yakıt, vs. kotalarında) aşımı varsa taşeron cari hesaplarına yansıtılıp yansıtılmadığı kontrol edilmelidir.

d-Taşeronlar ile yapılan sözleşmelerde, sözleşmeye uygunluk, ödeme zamanları, hak ediş uygulamaları, gider yansıtmaları, fiyat farkları, sözleşme şartlarının değişmesi, cezai şartlar, gibi detaylar da dikkate alınmak suretiyle taşeron sözleşmeleri ile, bu sözleşmelere bağlı cari hesapların detaylı kontrolünün yapılması sağlanmalıdır.

M -DİĞER KONTROLLER:

1-Yerel, resmi muhasebe ile merkez muhasebeciler tarafından tutulan cari hesaplarının mutabakatı yapılır.

2-Yerel ülkede yerel mevzuat uyarınca yapılması gereken her türlü gelir ve kurumlar vergisi beyanının tam ve zamanında yapılıp yapılmadığının tahakkuk ve ödeme belgesi bazında kontrolü sağlanmalıdır.

3-Yerel ülkede söz konusu olabilecek varsa mali uyuşmazlıkların, vergi ve mali cezaların kontrolü yapılmalıdır.

4-Faaliyette bulunulan ülkede halen uygulanmakta olan ve şantiyeye uygun durumda olduğu anlaşılan teşvik ve benzeri avantajlı uygulamalar olup olmadığının, yerel resmi otoriteler veya hizmet alınan müşavirler nezdinde araştırılması, varsa bu tür avantajlardan yararlan konusunda gerekli başvuruların yapılması sağlanmalıdır.

5-Denetçiler İş Güvenliği ve işçi sağlığı eğitimlerinden geçirilmiş olmalıdır. Şantiye ziyaretlerinde dar kapsamlı da olsa iş güvenliği ve işçi sağlığına yönelik önlemleri de denetlemeliler ve iş güvenliği cezaları ile iş güvenliği ödüllerinin şirket prensiplerine dahilinde uygulanıp, uygulanmadığına raporlarında yer vermelilerdir.

6- Genelde şirket merkezleri tarafından yapılan İnşaat all risk ve işveren mali mesuliyet sigortalarının yanı sıra, çalışılan ülkede yerel işçilere yapılması gereken sigortalar, yerel taşıt sigortaları, mali mesuliyet sigortaları gibi sigortaların hem ana şirket hem de alt yükleniciler tarafından yapılıp yapılmadığı denetlenmelidir.

N-AKARYAKIT KONTROLLERİ:

Şantiyelerin akaryakıt ihtiyaçları, şantiyelerin iş hacmi küçük ise anlaşmalı akaryakıt bayilerinden yapılır. Şantiyenin iş makine parkı büyük ise akaryakıtlar tankerle ile şantiyeye getirilir. Şantiyedeki kullanılan akaryakıtların, nerelerde ve kimler tarafından kullandığı takip ve kontrol edilmelidir. Özellikle taşeronlara verilen akaryakıtların ilgililerin hesaplarına aktarılmasına dikkat edilmelidir. Akaryakıt kontrolleri yapılırken araçların km kontrolleri de yapılamalıdır. Araçların iş dışında kullanmamasına dikkat edilmelidir.

O-GENEL DEĞERLENDİRME VE ÖNERİLER:

Denetim konusunda, yukarıda belirtilen konularda dikkate alınmak suretiyle düzenlenecek Denetim Raporunun sonuç bölümünde, (özet mahiyetinde de olsa) şirket yönetimini bilgilendiren bir şekilde mutlaka değerlendirme ve önerilere yer verilmelidir. Saptanan aksaklıkların, bir sonraki denetime kadar giderilmesi ve aksaklığın gelecekte engellenmesi açısından düzeltici ve önleyici işlemler de raporda mutlaka belirtilmelidir.

Hazırlanan rapor, merkezde, muhasebe, finans, teknik birim yetkilileri ile değerlendirilir. Daha sonra yönetime sunulur. Yönetimin direktifleri doğrultusunda raporun şantiyeyi ilgilendiren kısımları süzülerek şantiye yetkililerine gönderilir. Raporda belirtilen aksaklıkların giderilip giderilmediği, şantiyeden istenilen raporlarla takip edilir.

P-SONUÇ:

Son yıllarda gerek yurt içinde gerekse yurtdışında yüzlerce hatta binlerce işçinin çalıştığı birkaç yıl süren inşaat şantiyeleri oluşmaktadır. Bu şantiyelerin organizasyonu, yönetiminin zorlukları yanında denetimleri de ayrı bir uzmanlık işidir. Özellikle yurtdışında yapılan inşaatlarda, yerel mevzuatın uygulanması konusu nedeniyle denetimleri daha dönemsel ve daha özenli yapılmasına neden olmaktadır.

Yaklaşık 40 yıla yakın şantiye denetimi deneyimlerimle ve bu işlemleri yapan yakın çalışma arkadaşlarımın katkıları ile hazırladığım bu makalemin uygulamacılara faydası olacağını umut ederim.                                                                               

09.03.2021

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.