Erhan Selim
Vergi Müfettişi
E. Gelirler Kontrolörü
erhanselim@yahoo.com

Programı Çalıştır Ki İnsan Yaşasın

Muhasebe programları üzerine araştırmalar yürüttüğümüz bir dönemde, irtibata geçtiğimiz firmalardan muhasebe kısmında 100’ün üzerinde, ön muhasebe kısmında bunun kat be katı muhasebe programı olduğunu öğrenmiştik. Doğru sayıya Gelir İdaresi Başkanlığı daha iyi vakıftır. En azından bilmesi ve bir istatistik olarak yayınlaması gerekir diye düşünüyoruz. “Roma Bile Böyle Çökmemişken GİB Nasıl Çöktü” başlıklı bir önceki yazımızda, çok kısa da olsa “muhasebe programlarının başıboşluğuna” atıfta bulunmamız üzerine, çeşitli çevrelerden farklı dönüşler aldık. Bu yüzden bu yazıyı bu konuya ayırmak istedik.

Her Yiğit Yoğurt Yemesin

İncelediğimiz her programın farklı dille yazıldığını, farklı iş akışlarına ve farklı modüllere sahip olduğunu gördük. Bu modüllerin üretebildiği dökümlerin programlar üzerinden gerçekleştirilen ayarlar ile istenildiği kadar detaylandırılabilip istenildiği kadar sadeleştirilebildiğini; excel, pdf, rtf vb. birçok farklı formatlarda dışarıya çıktı alınabildiğini gözlemledik. Elbette serbest piyasada her yiğidin ayrı bir yoğurt yeme stili olduğunu yadırgamadık.

Buna karşın (ayrıntılı log mekanizması olmayan, bozuk format üreten, dökümleri kaydıran, veri hatası barındıran, basit modülleri bile içermeyen vb. şekillerde)ne yaptığını bilmeyen programları ele alacak olursak, yiğidin elindeki küçük kare kaptaki yoğurdu yiğide yakıştırmakta zorlandık. Fiyat rekabetinden kaynaklı olarak aşağı yönlü bir yarış ve kalitenin giderek düşmesi bu sektörün felaketi olacak gibi. Bunun dışında belirli bir kaliteyi koruyan, yeter ki Hazine ve Maliye Bakanlığı bir standart getirsin biz uyum sağlamaya hazırız diyen firmalar olduğuna da şahit olduk.

Diğer sektörlere de tavsiye ettiğimiz üzere, kaliteyi bir kenara bırakıp para hırsıyla ağızda oluşan enzimler yüzünden yoğurt mideye inmeden ayran oluyorsa, bu yoğurdu yemesen daha iyi olur yiğit. İyi firma kötü firmadan ayrılmalı.

Unesco Kültür Mirası

Bu güzel potpori, muhasebe programlarının hüküm sürdüğü bu kuralsız standartsız engin çayırlar, Unesco Kültür Mirası olarak değerlendirilir mi bilinmez ama ülke ekonomisine maliyetinin yüksek olduğunu söylememiz gerekir. Sırf birileri muhasebe programının ürettiği elektronik yevmiye defteri, defter-i kebir ve muavin defter dökümlerine bir veri standardı koymadı diye denetim tarafında çalışanlar olarak, e-defter ve defter beyan sisteminin gelişine kadar, yıllarca defter düzeltmek zorunda kaldık.

Bugün hangi denetim elemanına gitseniz, kendilerine verilen eğitimin de bir gereği olarak, düzelttiği defterin kavuşacağı format üç aşağı beş yukarı aynıdır. Genel olarak excel formatlı bir veride çeşitli indeksler(yevmiye no, tarih, hesap adı vb.) üzerinden hesapların veya yevmiyelerin filtreler üzerinden sorgulanması amaçlanır. Bu format oldukça basit olup her muhasebe programı tarafından kolaylıkla üretilebilir durumdadır.

Bu tercihin inceleme sürecine maliyeti (defterin doğru formatta temini, veri götür getir süreçleri, dökümlerin istenilen detayda alınması, defterin düzeltilmesi vb.) 2 ile 20 gün arasında değişmektedir. Zaten uzun olduğuna dair eleştirilen bir süreç için kayda değer bir vakit kaybıdır. Ayrıca örneğin excel formatlı bir defterin düzeltilerek incelemeye uygun hale getirilmesi demek, bazı durumlarda veri kaybını da beraberinde getirmektedir. Oysa doğru bir denetim sürecinde mükellefin sağladığı formatta değişikliğe gidilmeden çalışılması daha sağlıklıdır.

Asimetrik Bilgi Dağları

Ülkemiz denetim süreçlerinde ne yazık ki asimetrik bilgi dağları oluşmaktadır. Öncelikli olarak bir denetim elemanının, eğer muhasebe tarafında bir geçmişi veya özel bir bilgisi yoksa, spesifik bir programın hangi formatta veriler üretebildiğini, hangi modüllere sahip olduğunu, hangi dökümleri verebildiğini bilmesi kolay değildir. Bu yüzden müşavir ve denetim elemanı arasındaki asimetrik bilgi, veri temini süreçleri üzerinden yıllardır süregelen bir güvensizlik ortamını temin etmiştir. Karşınızdaki kişinin istenilen detayda, istenilen formatta veri temin etmediğini düşündüğünüz vakit inceleme süreçleri gerilir.

Denetim tarafında biraz daha belirlilik olsa da, mükellef veya müşavirin önemli bir kısmının denetim elemanın kendisinden hangi formatta hangi dökümleri isteyeceğini tahmin etmesi ve önceden hazır etmesi mümkün değildir.  Oysa klasik olarak bir tam inceleme sürecinde istenebilecek dökümlerde (fatura dökümleri, amortisman listesi, çek dökümleri, senet dökümleri vb.) kısmen belirlilik bulunmaktadır. İstenebilecek bu dökümler bazı programlar tarafından üretilebilirken ne yazık ki bu dökümler için de belirlenmiş bir veri standardı bulunmamaktadır.

Hal böyleyken, denetim sürecinde klasik olarak ihtiyaç duyulan bazı verilerin (süre verilip bilgi istenmesi, verilen dökümlerin beğenilmeyerek yeniden süre verilmesi, müşavirin hibrit format üzerinde çalışması vb. şekillerde) peyderpey istenmesinin inceleme sürecine maliyeti 1 ila 2 ay arasında değişmektedir.

Çift Taraflı Kayıt Esası

Ülkemizde denetim süreçleri emek yoğundur. Veri temini ise bu sürecin önemli bir ayağını oluşturmaktadır. Çift taraflı kayıt esasına uygun olarak denetim elemanı ve müşavir karşılıklı olarak çalıştırılmaktadır. Buna rağmen emek yoğun bu sistemde inceleme süreleri rekora koşmaktadır. İdari kararlarla ve kısa süreler verilerek denetim elemanları daha kısa sürede işleri tamamlamaya zorlansa da ayrılan amortisman insan hayatındandır. Bu tarafa atılan kayıt, öbür taraftaki müşavirin hayatını da zorlaştırmaktadır.

Öncelikli olarak gerekli teknolojik dokunuşların yapılarak müşavirin, mükellefin ve denetim elemanının hayatlarının kolaylaştırılması gerekir. İnceleme sürecinde asgari olarak istenen dökümler/raporlar bir standarda kavuşturulmalı, tebliğ ile düzenlenerek kamuoyuna duyurulmalı, muhasebe programlarına bir vergi modülü eklenerek, bu dökümlerin standart olarak her program tarafından üretilebilmesi sağlanmalıdır. İncelemeye çağrılan mükellefler standart defterle beraber standart olan bu dökümleri denetime sunmalı ve bu dökümler önceden hazır bulundurulmalıdır. Bu sistemde incelemenin seyrine ve işin özelliğine göre ihtiyaç duyulan diğer veriler peyderpey alınabilecektir.

SAF-T, Sürekli Gözetim ve İncelemeye Sunum Dosyası

OECD tarafından uygulamaya konulan SAF-T projesinin felsefesi, muhasebe verisine bir standart kazandırılması üzerinedir. Bu veriler sürekli veya (inceleme süreçleri gibi) ihtiyaç duyulduğu zaman idare tarafından toplanabilmektedir. Bu uygulamanın ülkemize yansıması Vergi Denetim Kurulu Başkanlığı’nın çabalarıyla şekillenen 431 no.lu VUK Genel Tebliği’dir.

Tebliğde sektörel bir uygulama benimsenmiştir. Sürekli Gözetim kapsamında değerlendirilen, yani VDK tarafından kendilerine tebligat yapılarak bu kapsamda sürekli bilgi istenen, mükelleflerden gereken verinin XBRL GL standart ve XML formatında alınması uygun görülmüştür. Tebliğ ekindeki veriler aylık raporlar halinde temin edilmektedir.

Sürekli Gözetim, idarede yer aldığımız süreçten çok daha önce çıkmış ve teknik altyapısı çok daha önce kurgulanmış bir sistematiğe sahiptir. Devralarak konu hakkında çalıştığımız dönemde çok sayıda teknik ve hukuki sıkıntıyla karşılaşılmıştır. Bu kapsamda Sürekli Gözetim kapsamında temini istenen raporlar güncellenmiş, sistemin mevzuata ve veri temin edilen (akaryakıt)sektörlere uyumlaştırılması sağlanmaya çalışılmıştır. Ayrıca kıt insan kaynağı olabildiğince verimli kullanılmak suretiyle veri temin edilen mükelleflere gerekli rehberlik verilmeye çalışılmıştır.

431 No.lu VUK Genel Tebliği Değişikliği

Önceki çalışmalara ek olarak, sektörel uygulama dışında kalan tüm mükellefler için mevcut proje İncelemeye Sunum Dosyası olarak bir alt kola ayrılmış, inceleme sürecinde istenebilecek dökümler standart tablolar şeklinde oluşturulmaya çalışmıştır. Eğer muhasebe programlarına bir veri standardı getirilirse, bu tabloların excel veya xml herhangi bir formatta üretilmesi önemli değildir. Proje hayata geçirilirse, inceleme sürecinde istenilen bilgilerde asgari düzeyde bir standart ve belirlilik sağlanacaktır.

Bugün içinde bulunduğumuz süreçte Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından yayınlanan 431 no.lu VUK genel tebliği değişiklik taslağı ise işin felsefesini kavramaktan uzaktır. Sürekli gözetim raporları ve henüz ortada olmayan incelemeye sunum dosyasındaki dökümlerin üretilmesi konusunda muhasebe programlarına bir zorunluluk getirilmemesi, üreticilere ayrıntılı rehberlik sunulmaması ve kamu – özel sektör ortak çalışmasına gidilmemesi durumunda istenilen hedeflere hiçbir zaman ulaşılamayacaktır.

Yeni bir sektörün kapsama alınması ise şimdilik doğru bir tercih olarak görünmemektedir. Elbette takdir idarenindir ancak Sürekli gözetim kapsamına alınacak her sektörün uzunca süre çalışılması önemlidir. Her sektörün kendi dinamikleri, fireleri, satış, ithalat, ihracat politikaları bulunmakta olup ayrıntılı bir rehberlik sunulmadığı durumda kafalar karışmaktadır.

Denetim elemanı olarak açılış tasdikini yaptığımız bu deftere atılan kayıtlar artıp boş sayfalar azalırken, en azından kapanış tasdikinden önce alandaki insanların hayatını kolaylaştıran bazı gelişmelerin beklentisinde olmak bize göre beyhude değildir. En azından bu konuda tarihe bir şerh düşülmesi gerekir. Öngörülen hedefler tek bir kurumun tek başına gerçekleştirebileceği hedefler olmayıp birden fazla kurumun birden fazla başlıkta ortak çalışmasına ihtiyaç duymaktadır. Vergi Denetim Kurulu Başkanlığı’nın çabalarıyla birlikte dileriz bu konuda gerekli adımlar atılabilir ve insanın değil de programın çalıştırıldığı bir veri temin süreci hayata geçirilebilir.

06.08.2020

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.