Erhan Selim
Vergi Müfettişi
E. Gelirler Kontrolörü
erhanselim@yahoo.com

Elektronik Olarak Dönüşmeyenlerde Bugün: Elektronik Defter, Belge ve Defter Beyan Sistemi

Elektronik olarak dönüşmekte zorluk çekiyor olabilirsiniz. Denetim tarafında da kısmen de olsa bu sıkıntılar var. Yalnız değilsiniz. Hep beraber dönüşürken zorlanıyoruz ve tam olarak neye dönüşeceğimiz konusunda bir belirlilik yok. Elektronik defter ve belgeleri düzenleyen 509 numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Elektronik Defter Genel Tebliği (Sıra No: 1)’nde Değişiklik Yapılmasına Dair Tebliğ (Sıra No: 3) yayınlandı. Mükellefleri ne gibi değişiklikler beklediğini ve uygulamanın nereye gittiğini önceki yazılarımızda ele almıştık. Güzel gelişmelerin tamamının hakkını verdiğimizi düşünüyorum. Sürecin destekçisi olduğumuzu bilmenizi isterim. Bu yazıda biraz da hayal kırıklıklarımızdan bahsedeceğiz. Elektronik deftere ilişkin düzenlemeleri okurken ne kadar keyiflendiysem, belgelere ilişkin düzenlemeleri okurken o kadar kederlendiğimi söyleyebilirim. Ortamı neşelendirmek için bir fıkrayla başlayalım.

E-fatura, Arşiv fatura, E-SMM ve E-defter Bir Gün Bir Restorana Gider

E-fatura, Arşiv fatura, E-SMM ve E-defter bir gün bir restorana gider. Siparişlerini verdikten sonra beklemeye koyulurlar. Biraz zaman geçtikten sonra garson ufukta belirir. Garson e-faturaya siparişi takdim ederken “buyrun igzamel bey” der. Aynı şekilde diğer belgelere de igzamel (XML)  bey olarak hitap eder. Teknik dilde “insan bey” der gibi bir durum. E-deftere sıra gelince bu sefer “işte sizin siparişiniz E-defter Bey” diye hitap eder. Elektronik belgeler duruma bozulurken e-fatura içerlemiş bir şekilde garsona “Kardeşim bizim bir ismimiz var ne demek igzamel bey” diye çıkışır. Garson da nereden bileyim üzerinizde yazmıyor ki der ve ortam gerilir.

İşte mükellef, bir klasör elektronik belge getirip Erhan Bey bütün elektronik belgelerimiz bu klasörün içerisinde dediği zaman, ben de komik olmayan bu fıkrada olduğu gibi geriliyorum. Çünkü elektronik belgelerin dosya isimlerinin halen standart bir ismi yok. Elektronik belgelerden oluşan bir sepet içerisinde sadece isimlerine bakarak hangi belgelerin e-fatura, hangilerinin arşiv fatura ya da diğer belgeler olduğunu anlayamıyorsunuz. E-faturaların arasından arşiv fatura, arşiv fatura arasından e-fatura çıkabiliyor. Dosyaların içerisine girip veriyi çekmeden belge türünü çözmek pek çok durumda mümkün değil.  Binlerce, on binlerce belgesi olan mükelleflerimiz var. Arşiv yönetimi bakımından olaya bakarsak, mükelleflerimiz açısından da çok sorunlu bir durum olduğunu söyleyebilirim. Aynı durum e-defter için geçerli değil. Sadece isimlerinden e-defter parçası mı berat mı olduğunu, hangi mükellefe, hangi yıla ve döneme ait olduğunu kontrol edebiliyorsunuz. Basit bir algoritma ile sadece isim kontrolü yaparak istediğiniz belgeyi nokta atışı bulabilirsiniz. E-belge uygulamasında bu konuda bir adım atılmamış olmaması tam bir hayal kırıklığı.

Sarı Çizmeli E-fatura

Malumunuz istisnai durumlar hariç her bir elektronik belge için elektronik deftere bir kayıt atılmak zorunda. Kayıt atarken de fatura numarasına kayıtlarda yer veriliyor. Elektronik denetim sırasında bu numaradan yola çıkarak kayıtta yer verilen elektronik faturayı doğrudan görüntüleyebiliyoruz. Büyük ve orta ölçekli mükelleflerde fatura numaraları çakışıyor. Süreç içinden çıkılmaz bir hal alıyor. On binlerce fatura arasında tek tek fatura aradığınızı düşünün. Elektronik fatura ve diğer belge uygulamalarında faturayı benzersiz şekilde temsil edebilecek tek numara ise ETTN numarası. Elektronik defterde yer alan kayıtlarda ya bu numaraya ya da yine benzersiz daha küçük numaraya yer verilmek zorunda. Muhasebeci arkadaşlarımızı yormaması için muhasebe uygulamalarına bir düzenleme getirilebilir düşüncesine sahibim. Bu haliyle defter ve belge bağlantısı kurulmasında tam otomasyona geçmek mümkün değil.

Jose Antonio Fernando Alverez Garcia

Bazı elektronik uygulamaların isimlerini görünce iyi ki varsın kadim Vergi Usul Kanunu demeden kendimi alamıyorum. Örneğin berat, defter beyan sistemi ya da elektronik defter raporu beratı gibi. Bunlardan birini incelenmek üzere bir tutanağa bağlarsak elektronik defter raporu beratı tutanağı. Siz de bunlara bir dilekçeyle itiraz ederseniz elektronik defter raporu beratı tutanağı itiraz dilekçesi gibi. Sürecin elinizde İspanyol orta saha oyuncularının isimlerine taş çıkaran bir belge ile sonlanması ihtimal dâhilinde.

Aynı şey arşiv fatura için de geçerli. Arşivden mi bahsediyoruz faturadan mı? Mükelleflerin kafasının karıştığını, meslek mensuplarının konuyu anlatmakta zorluk çektiğini görüyorum. Teknik olarak kod yapısı aynı ama mimari olarak sadece Gelir idaresi Başkanlığının aracılık rolünün değiştiği faturadan bahsediyoruz. İki ayrı isim. 509 no.lu Tebliğ’de çok daha mantıklı bir tutum sergilenerek e-belge şeklinde tüm belge uygulamaları vurgulandı ve tek tebliğde toplandı. Güzel bir gelişme. Biraz daha sadeleşmeye ihtiyaç var, daha fazla adım atılmalı.

Ötenazi Hakkınızı Kullanabilirsiniz

Vergi Usul Kanunu tebliğlerinde 500’lü rakamları gördük. Elektronik defter de beklediğimiz birkaç değişiklik oldu. Defter ve beratların ikincil kopyalarının tutulması zorunluluğu geldi. Mükellef ve inceleme elemanları arasında sorun teşkil edebilecek ibraz sıkıntılarını çözme adına fevkalade bir gelişme. E-faturanın ve e-irsaliyenin örnekleri zaten uygulamanın başından beri Gelir İdaresi Başkanlığında bulunuyordu. Diğer belgelerin ikincil kopyaları ise çoğunlukla, mükellefin kullandığı yönteme göre de değişmek üzere, entegratörler üzerinden mükelleflere açılıyor. Bu rakamlar itibariyle halen inceleme elemanlarının elektronik defter ve belgeleri mükelleflerden yazı ile istediğini belirtmek isterim. Aynı durum defter beyan sistemi için de geçerli.

Durumun tuhaflığını şu şekilde hayal edebilirsiniz. İnceleme elemanları mükelleften defter ve belgelerini istiyor, mükellef de ibraz etmek istemediğini iletiyor. İbraz etmeme fiilinin kaçaklık fiilini işlenmesi anlamına geldiğini biliyorsunuz. Mükellef hakkında işlem yapıyorsunuz ancak istediğiniz defter ve belgeler zaten tüm detaylarıyla Hazine ve Maliye Bakanlığı ailesinin bir üyesi olan Gelir İdaresi Başkanlığına ibraz edilmiş durumda.  Size bir yazı kadar uzakta olan bu belgeleri Başkanlıktan talep ettiğinizde, birinci ihtimalde Başkanlığın mükellefin ibraz etmeme hakkı bulunuyor deme ihtimali nedir? Bu durumu hayal edin derim. İkinci ihtimalde bu raporun yargı önüne çıkması durumunda değerli hâkimlerimizin karşılaştığı durumun tuhaflığını göz önünde bulundurun. Kanunen böyle olması gerekir gibi tartışmalara girmek istemiyorum sadece hayal edin. Açıkçası ben mükelleflerimizin “Erhan Bey biz bu defter ve belgeleri zaten Gelir İdaresi Başkanlığına ibraz ediyoruz oradan neden almıyorsunuz?” şeklindeki haklı yakınmasından yoruldum. Hatta öncelikle Başkanlıktan istenmesi ve mükellefin konu hakkında bilgilendirilmesi taraftarayım.

  Neyse ki, mali yaşantımız böyle sürüp gidecek derken elektronik defter uygulamasında mali alanda çalışan herkes için olumlu bir adım atıldı ve mükellef tarafından ibraz edilmeyen defter ve beratların başkanlık tarafından verilmesinin yolu açıldı. Aynı düzenleme e-belge ve defter beyan sistemi açısından halen yok. Bu yüzden değerli mükellefler halen imkânınız varken defter ve belgelerinizi ibraz etmeme hakkınızı bu uygulamalar açısından kullanabilirsiniz.

Elektronik Faturanın İşlenmesi Sorunu

Elektronik belgeleri sadece mükelleften almak zorunda değilsiniz aynı zamanda bu belgeleri incelenebilir bir elektronik veriye dönüştürecek şekilde işlemek zorundasınız. Bu işleme sürecinde; şema ve şematron, imza değişmezliği ve Gelir İdaresi Başkanlığının aracılık rolüne ilişkin kontrolleri gerçekleştirmek denetim elemanına kalıyor. Büyük mükelleflerimizde belgelerin sayısal bir sınırı olmadığını gördük. Orta ölçekli mükelleflerimiz de dahi on binlerce fatura bulunabiliyor. Bu kontrollerin tamamının faturanın iletilmesi sırasında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından gerçekleştirildiğini söylesem herhalde şaşırmazdınız. Aynı işlemleri bir kez de denetim elemanları olarak biz tekrar ediyoruz. Ciddi bir zaman kaybı ve kaynak israfı. Mükelleften XML formatlı veri almak yerine Başkanlıktan kontrolden geçmiş CSV ve benzeri formatlı veri almayı tercih ederiz. Elektronik belgelerin üzerindeki bilgilerin ayrıştırılmak istendiğini konuya ilişkin Tebliğ’den gördük, umarım denetim tarafı da düşünülmüştür.

Elektronik Dönüşüm Sarmalı

Elektronik defter ve belge, teknolojik bir yenilik. Teknolojik yeniliklerin bu kadar sevilip benimsenmesinin en önemli nedeni ise birçoğunun insan hayatını oldukça kolaylaştırıyor olması. Elektronik defter ve belge uygulamasını tamamen gönüllü hale getirip kaç kişinin uygulamaya katıldığını test edebiliriz. Eğer katılım sayısında beklenilen rakam yakalanamıyorsa, uygulamaya çalıştığımız teknoloji, hedeflenen kitlenin hayatını çok da kolaylaştıramıyor olabilir. Yahut uygulamayı basit bir şekilde anlatamadığınız veya kamuoyunu yönlendiremediğiniz anlamına da gelebilir.

Bu uygulamaların paydaşları olarak sadece gider kalemlerini azaltmak isteyen mükellefler görülmemeli. Elektronik defter ve belgeyi işleyen meslek mensupları, yeminli mali müşavirler, bağımsız denetçiler, inceleme elemanlarının hepsi bu paydaşların arasında yer alıyor. Elektronik defter ve belge uygulaması işte tam da bu noktayı dışsallaştırdığından kendi kendine zarar veren bir sarmal içerisine giriyor. Bir örnek vermek gerekirse, açıklık adına elektronik deftere her doküman için birer kayıt atılması zorunluluğu getirildiğinde, bu zorunluluk meslek mensuplarının hayatını kolaylaştırmadığından tepki çekiyor. Sonra bu kural icmallerle ve toplu kayıtlarla yumuşatılıyor. Bu sefer de mevcut uygulama, inceleme görevini yerine getirmesi gereken inceleme elemanlarının ve diğer denetçilerin hayatını zorlaştırıyor. Dahası, bu defter ve belgelerden toplanacak verinin niteliği değiştiğinden risk analiz ve istatistik çalışmaları da bu süreçten etkileniyor. Sonuçta elektronik defter ve belge uygulaması sadece kâğıt tasarrufu savunmasıyla karşımıza çıkıyor ki önceki yazılarda ne kadar tasarruf edebildiğimizi ele almıştık. İşte uygulamadaki en önemli eksik bu.

Aynı tepkinin elektronik belgelere girilmesi gereken her bir ek bilgi için de doğması muhtemel. E-fatura, Arşiv Fatura uygulamalarına kayıtlı olmayan mükelleflerce düzenlenen faturaların, vergiler dâhil toplam tutarının 30.000 TL ‘yi (vergi mükelleflerine düzenleyenler açısından 5.000-TL’yi ) aşması halinde söz konusu faturaların e-Belge düzenleme portalı üzerinden Arşiv Fatura olarak düzenlenme zorunluluğunda da sorunlar çıkacak gibi. Bu kadar bilgiyi toplamaya niyet etmişken, bir yandan da BA-BS uygulaması halen olduğu gibi devam ediyor. Bir gözden geçirme yapılması gerekebilir.

507 no.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Güvenli Mobil Ödeme ve Elektronik Belge Yönetim Sistemi kurgulanarak ödeme ve belge uzlaştırması üzerinden mükellefin işini kolaylaştıracak önemli bir adım atıldığını söyleyebiliriz. Yani belgelerin ödemeye bağlı otomatik süreçler üzerinden düzenlenmesi gibi. Peki, bu belgelerin muhasebe kayıtlarının işlenmesi açısından atılmış bir adım var mı? Örneğin elektronik belgeler için kayıt oluşturulmasını kolaylaştıracak bir modül muhasebe uygulamaları açısından zorunlu kılınabilir mi?

Cari Dönem İncelemesi Hoş Bir Hayal

Mükelleflerimiz artık tercihte bulunarak, geçici vergi dönemine ilişkin defterlerini, bu dönemi takip eden ikinci ayın son gününe kadar elektronik olarak imza edip beratlarını alabiliyor olacak. Nisan ayında bir cari dönem incelemesine başladığınız durumda, mükellefin defterlerini peyderpey almak zorundasın. Haziran ayına geldiğinizde mükellefin; nisan, mayıs ve haziran ayının defterlerinin içeriğini değiştirip beratını alabileceği iki koca ayı daha bulunuyor. Bu defterlerden inceleme yapmak ne kadar makbul dersiniz. Cari dönemin incelenmesinin daha makul olduğu ve devletin alacağından çok fazla ayrı düşmeden tahsilatın gerçekleşmesi gerektiği hep dile getirilir. Bu hamle ile bu düşünce çelişiyor olabilir. Aslında defterle ilgili yeni süreç tek hayal kırıklığımın bu düzenleme olduğunu ifade edebilirim. Elektronik dönüşüm sarmalı yine iş başında... Merak ettiğim bu mükellefler için defter raporu beratının yüklenme süresinde bir değişikliğe gidilip gidilmeyeceği çünkü gidilirse işler daha da karışacak.

1961 Model Kanunla 2000’li Yılları Yaşamak

Hazine ve Maliye Bakanlığı ailesinde görev yapan bir denetim elemanı olarak her zaman Bakanlığım ve yaptığım işle gurur duyduğumu ifade etmek zorundayım. Bakanlığımız pek çok kişi tarafından geleneklerine oldukça bağlı olarak değerlendirilir ve bu güzel bir şey. Oturmuş bir düzen ve belirli bir iş akışı var. Bakanlığın bu tarihe kadar çok nitelikli bürokratlar yetiştirdiği herkesin malumu ve bu tarihten sonra da böyle olacak. Ancak dışardan bir gözle değerlendirilip bir stil yarışmasına katılmış olsak herhalde stilimiz Retro bulunurdu. Sebebi de çalıştığımız kanunların çok eskimiş olması ve artık ihtiyaca cevap verme yeteneğini kaybetmeye başlaması. Örneğin Vergi Usul Kanunu’nda defter, belge ve kayıtlar için geçerli olan hususlar elektronik defter, belge ve kayıtlar için aynen geçerlidir demekle olmuyor. Ya da açılış onayı açılış tasdiki, kapanış onayı kapanış tasdiki yerine geçer demekle. Eğer bu konuda bir tartışmaya gireceksek, defter ve belgelerle ilgili bir iyi biçimlendirilememe yahut şema – şematron hatası aldığımızda takip edilmesi gereken adımlar konusunda Kanunun rehber olup olmayacağını sormak isterim. Beratın tasdik veya zaman damgası yerine geçip geçemeyeceğini ya da imza değeri değişmiş defterle ilgili müeyyidenin ne olması gerektiğini?

Mükellefler Kullanılan Teknolojinin Alt Yapısını Kavramakta Zorlanıyor

Mükellef olarak size şöyle bir cümle kurduğumu farz edin. “Ahmet Bey, 2017 yıl elektronik defterlerinizi şema ve şematron kontrolüne tabi tuttuğumuzda bazı XML elemanlarının yanlış kullanılmasından kaynaklı şema ve şematron hataları aldığımızı gördük. Bu defterlerin ayrıştırılmasında sorun yaşıyoruz. Ayrıca bazı faturalarda imza değeri değişmiş hatası olduğunu tespit ettik. Elektronik imzanın altyapısında özetleme algoritmaları kullanıldığından faturadaki bir bitlik bir değişikliği dahi fark edebiliyoruz. Bu defter ve belgelerin hukuki geçerliliğinde bazı sıkıntılar yaşayabiliriz.” Sizlere on beş seneye yaklaşan teknik bilgi birikimle ne demek istediğimi tüm teknik detayları ile açıklayabilirim. Peki, mükellef daha teknik bir açıklamaya ne kadar hazır? Bu cümleler olayın en basit dille anlatılması olmasına karşın pek çok kimseye yabancı gelebiliyor veya bazı durumlarda bu cümleler kurulamıyor. Yani müfettişler veya diğer denetim elemanları yazılım bilmek zorunda değil. Müfettiş olarak bizler durumu mükelleflere anlatırken çok fazla zorluk çekerken mali alanda görev yapan diğer personellerin neler yaşadığını kavramak zor. XML, şema, şematron, elektronik imza gibi elektronik defter ve belge uygulamalarının altyapısını oluşturan temel taşlarının, basit bir dille mükelleflere ve mali alanda çalışan diğer paydaşlara anlatılması gerekiyor. Kılavuzlar ve yerelde gerçekleşen seminerler dışında henüz interaktif bir anlatım veya geniş kapsamlı bir hamle göremedik.

Elektronik dönüşüm ile ilgili yazılabilecek çok fazla hayal kırıklığı var. Hepsini tek kalemde ele alarak okuyucularımızı melankolik bir ruh haline sürüklemek istemem. Şimdilik en iyisi son tebliğlerle gelen kazanımlara odaklanmak ve daha fazlasını beklemek.

NOT: Makalemiz www.vergisorunlari.com.tr adresinde yayınlanmıştır.

23.10.2019

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.