Engin Malay
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir

Esnaf Odalarında Defterler ve Tasdikleri

Yılsonu yaklaştı, bu nedenle ticari yaşamda kullanılan defterlerin tespiti ve tasdiki bu ayın sonuna kadar yapılması gerekmektedir.

Konuya ilişkin birçok makaleye internette ortamında bulabilirsiniz.

Bugün biz farklı bir konuda; 5362 sayılı yasa ile kurulmuş defterleri ele alacağız.

Bunu da aşağıdaki belirtildiği şekilde iki bölümde sizlere sunacağız.

1. Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde,

2. Muamelat Yönetmeliği çerçevesinde.

1. Muhasebe Yönetmeliği çerçevesinde,

5362 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Kanunu Muhasebe Yönetmeliği’nin; “Kullanılacak defterler ve kayıt düzeni” başlıklı 82’nci maddesinde; “Bu Yönetmeliğin uygulanmasında aşağıdaki defterlerin kullanılması esastır. Ancak, bu Yönetmelik kapsamındaki kuruluşlardan odaların, birliklerin ve federasyonların bütçe ve personel durumları dikkate alınarak bunlardan hangilerinin gelir gider defteri tutacaklarına Konfederasyon Yönetim Kurulunca karar verilir.
a) Yevmiye defteri,
b) Büyük defter (Defteri kebir),
c) Kasa defteri,
ç) Yardımcı hesaplar defteri (Tali hesap defteri),
d) Demirbaş defteri,
e) Kıymetli evrak defteri.
Bu defterlerden, yardımcı hesaplar defterleri, demirbaş defterleri ve kıymetli evrak defterleri hariç diğer defterler noter tasdikine tabidir.
a) Yevmiye defteri: Yevmiye defteri, kayda geçirilmesi gereken işlemlerin yevmiye tarihi ve numarasıyla ve maddeler hâlinde düzenli olarak yazıldığı müteselsil sıra numaralı defterdir. Yevmiye defterine açılış kaydı yapıldıktan sonra, günlük işlemler muhasebeleştirme belgelerine dayanılarak kaydedilir.” hükmüne yer verilmiştir.
b) Büyük defter: Büyük defter, yevmiye defterinde kayda geçirilmiş olan işlemleri usulüne göre hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir. İşlemler yevmiye tarihi ve numarasına göre yevmiye defterine kaydedildikten sonra, aynı yevmiye tarihi ve numarası ile her bir hesap için açılmış büyük defterde ilgili sayfalara tasnifli olarak kaydedilir.
c) Kasa defteri: Kasa işlemlerine ait defter, diğer defterlerde yer alan bilgilere ilaveten, günlük kasa sayımına ilişkin bilgileri ve sayman ve veznedar tarafından durumun tespitine ilişkin açıklamaları ihtiva edecek tarzda düzenlenir. Her gün işlenmesi mecburiyeti vardır. Kayıtlar; vezneye bakan memur tarafından her tahsil ve tediyede derhal yapılır.
ç) Yardımcı hesaplar defterleri: Yardımcı defterler, hesap planını oluşturan hesaplara ait bilgilerin ayrıntı bazında kaydına mahsus olarak tutulan defterlerdir.
d) Demirbaş defteri: Bilumum demirbaşların, sabit kıymetlerin, mefruşatların günü gününe kaydedildiği defterdir.
e) Kıymetli evrak defteri: Depodan alınan kıymetli evrakların, teslim eden ve teslim alan tarafından imzalandığı defterdir. (Md.82)
Bir not: 4369 sayılı Yasa ile ticari işletmeler için tutulması kaldırılan kasa defteri, esnaf odalarınca tasdiki ve kullanılması mecburi defterlerdendir. Buna karşılık birinci sınıf mükelleflerin tutması gereken defterlerden envanter defteri, meslek odalarınca tutulması zorunlu defterlerden değildir.

Tasdik zamanı:
Bu Yönetmelikte belirtilen defterleri kullanacak olanlar, bu defterleri kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda (aralık ayında), tasdike tabi defterlerin dolması dolayısıyla veya sair sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanmaya mecbur olanlar bunları kullanmaya başlamadan önce tasdik ettirmek zorundadırlar. Defterlerini ertesi yılda da kullanmak isteyenler kullanacakları yılın ocak ayı içinde tasdiki yeniletmeye mecburdurlar. (Md.83)
Muamelat Yönetmeliği çerçevesinde:

5362 sayılı Esnaf ve Sanatkârlar Meslek Kuruluşları Kanunu Muamelat Yönetmeliği’nde kullanılacak defterler; “Muamelatla ilgili defterler” başlıklı 48’inci maddesinde sayılmıştır. Esnaf odalarında kullanılacak defterleri içinden seçerek aşağıda sizlere sunuyoruz.

a) Üye Kayıt Defteri,

b) Genel Kurul Karar Defteri,

c) Yönetim Kurulu Karar Defteri,

d) Denetim Kurulu Karar Defteri,

e) Gelenek ve Teamül Defteri,

f) Denetim Defteri,

g) Gelen Evrak Kayıt Defteri,

h) Giden Evrak Kayıt Defteri,

ı) Kıymetli Evrak Defteri.

Üye kayıt defteri

(1)  Bu defter; esnaf ve sanatkârlar meslek odalarınca tutulur. Oda üyelerinin kaydına mahsustur. Ciltli olması lazımdır. Kullanılmaya başlanmadan evvel notere tasdik ettirilir.

(2) Üye kayıt defterine, yönetim kurulu kararı ile oda üyeliğine kabul edilen üyenin üye kayıt beyannamesinde oda tarafından doldurulan bilgiler yazılır ve ayrıca üyenin bir fotoğrafı yapıştırılır.

(3) Odadan çıkan veya çıkarılan üye hakkındaki yönetim kurulu kararının tarihi ve sayısı üye kayıt defterine yazılır ve bu işlem üyeye tebliğ edilir. Üye ile ilgili hususlarda ortaya çıkacak değişiklikler de aynı şekilde bu deftere işlenir. (Md.49)

Genel kurul karar defteri

(1) Bu defter olağan ve olağanüstü genel kurul toplantılarında alınan, başkanlık divanı ve bakanlık temsilcisi tarafından imzalanarak tekemmül eden kararların kaydına mahsustur.

(2) Kararlar, bu deftere el yazısı ile yazılabileceği gibi, yazı makinesi veya bilgisayar ile yazılarak deftere yapıştırılır. Kenarları mühürlenir. (Md.52)

Yönetim kurulu karar defteri

(1) Bu defter yönetim kurulu kararlarının yazılmasına mahsustur. Ciltli olup kullanılmaya başlanmadan önce notere tasdik ettirilir. Yönetim kurulu kararları el yazısı ile yazılabileceği gibi yazı makinesi veya bilgisayar ile yazılarak deftere yapıştırılır. Kenarları mühürlenir.

(2) Her kararın başına tarihi, sıra numarası ve toplantıda bulunan üyelerin isimleri yazılmak suretiyle imzalanır. (Md.54)

Denetim kurulu karar defteri

(1) Bu defter denetim kurulu kararlarının yazıldığı bir defterdir. Alınan kararlar el yazısı ile yazılabileceği gibi yazı makinesi veya bilgisayar ile yazılarak deftere yapıştırılır. Kenarları mühürlenir. Alınan kararlar denetim kurulu üyelerince imzalanır. (Md.55)

Gelenek ve teamül defteri

(1) Bu defter, oda ve birliklerce tutulur. Bölge içinde tespit edilen gelenek ve teamüllerin kaydına mahsustur. (Md.57)

Denetim defteri

(1) Bu defter, Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Teftiş Kurulu Tüzüğünün 31 inci maddesine göre ihdas edilmiş olup, noter tasdikine tabi değildir.

(2) Defterin tasdiki Ankara’da Teftiş Kurulu Başkanlığınca, İzmir ve İstanbul'da (en kıdemli) Başmüfettişlikçe, diğer yerlerde denetimi yapan müfettişçe tasdiklenir. (Mühürlenip sayfa sayıları belirtilip son sayfasına gerekli açıklama yapılır, imzalanır.) Bu defter sadece, Sanayi ve Ticaret Bakanlığı Müfettişlerince yapılan denetimlerde kullanılır. Bu defter denetim dosyası ile birlikte muhafaza edilir.

(3) Denetim defteri süresiz saklanır. Denetim dosyasının saklanma süresi 10 yıldır. Defter ve dosyanın saklanmasından denetlenen birimin en üst yetkilisi sorumludur. Müfettişlikten veya Bakanlıktan gelen teftiş ve denetim ile ilgili rapor ve yazılara karşılık olarak yazılan yazılar bu deftere tarih ve sayıları belirtilip özetleri yazılır veya suretleri ya da fotokopileri onaylanarak yapıştırılır. (Md.58)

Gelen evrak kayıt defteri

(1) Kuruluşların dağıtım memurlarınca getirilen evrakın kaydedildiği bir defterdir. Bu deftere her sene başında birden başlayarak kayıt sıra numarası verilir. Evrakın tarihi, sayısı, geldiği makam ve konusu bu deftere işlenir. (Md.59)

Giden evrak kayıt defteri

(1) Giden evrakın kaydedildiği bir defterdir. Bu deftere her sene başında birden başlayarak kayıt sıra numarası verilir.

(2) Giden evrak defterine evrakın tarihi, sayısı, gideceği yer ve konusu işlenir. (Md.60)

Kıymetli evrak defteri

(1)  Bu deftere üst kuruluştan alınan kıymetli evrak, makbuzlar, tahsil, tediye ve mahsup fişleri kaydedilir.

(2) Kullanılmak üzere alınan tahsil, tediye ve mahsup fişleri ile kıymetli evrak için, bir tesellüm tutanağı ile verilen evrakın cilt ve sıra no., tesellüm tutanağının  tarihi ve numarası, kime teslim edildiği tespit olunduktan sonra deftere buna göre kaydı yapılır.

(3) Tamamen kullanılan kıymetli evrak için ilgili sütuna evrakın cilt ve sıra no.su kayıt edilir. (Md.61)

08.12.2015

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.