Elif Tuncel
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
elifalayli83@gmail.com

Özlük Dosyası Hakkında Bilinmesi Gerekenler

Özlük dosyası bir şirketin çalışanlarının bilgilerinin bulunduğu dosyadır ve her işçi için ayrı ayrı düzenlenmelidir. Şirketlerin insan kaynakları birimi tarafından tutulur insan kaynakları bölümü olmayan şirketlerde muhasebe birimi bu dosyayı bulundurur. Bu dosyanın düzenli bir şekilde tutulması herhangi bir inceleme durumunda işveren açısından delil niteliği taşımaktadır. İşçi ve işveren uyuşmazlıklarında mahkeme tarafından işçinin özlük dosyası incelenebilmektedir.

Bu dosyanın nasıl hazırlanacağı ile ilgili standart bir format bulunmamakla birlikte belli başlı olması gereken belgeler ve dosya düzeni vardır.

Özlük dosyasını işçi işten ayrılsa bile hemen imha etmemeliyiz ki iş kanununa göre 5 yıl,5510 Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası kanununa göre de 10 yıl saklama süresi vardır.

Özlük dosyasının eksik veya hiç olmaması durumunda 2024 yılı için ceza tutarı 14.740 TL dir.

İşçinin ücretsiz izin alması durumunda ücretsiz izin formu imzalatılmalı ki izin süresi boyunca işçinin başına bir şey gelmesi durumunda bu form ile işçinin o zaman aralığında izinli olduğunu ispatlayabilelim. Yıllık izin formları da aynı şekilde imzalatılmalıdır. İşçinin hastalık nedeniyle izin alması durumunda ise rapor getirmesi gerekir.

Doğum izninde ise işçi gebeliğin 32.haftasından itibaren 8 çoğul gebelikte 30.haftadan itibaren 10 hafta ücretli izin hakkına sahiptir. İşçinin kendi iradesiyle veya erken doğum nedeniyle kullanmadığı izin doğum sonrasına eklenebilir. Kadın işçiye isteği üzerine 6 aya kadar ücretsiz izin verilebilir bu süre yıllık izinden düşülmez. İşverenin ücretsiz doğum iznini vermemesi halinde kadın işçi iş sözleşmesini haklı nedenle feshedebilir.

doğum sonrası izinlerin kullanımının sıralamasının şöyledir;

1- Ücretli izin

2- Ücretsiz izin

3- Süt izni

İşçinin kullandığı izinlere ilişkin formlar özlük dosyasına koyulur.

İşçi çalışırken çalışması için gerekli donanımlar verilebilmektedir örneğin; inşaat ise, baret ,eldiven vb. bazen de bilgisayar gibi araçlar verilebilmektedir bunlar için zimmet formu düzenleyerek işçinin özlük evraklarına eklenmelidir.

Burada değinmek istediğim önemli bir konu da ücret bordrolarının her ay imzalatılarak dosyalanmasıdır. Çünkü uyuşmazlıklarda delil niteliğinde geçerli en önemli evraktır. İşçi davalarında en sık rastlanan konularda olan örneğin; maaşım yatmadı, eksik yattı şeklideki durumlarda ücret bodrosu istenmektedir. Aynı zamanda ödeme makbuzlarını da özlük dosyasında bulundurmalıyız. Davalarda rastlanan sık durumlarda biri de bordroda asgari ücret üzerinden maaş gösterip kalan kısmın elden verilmesi, elden yapılan ödemeler için makbuz düzenlememiz gerekir. Şirketler tarafından bazen çok fazla önemsenmese de herhangi bir durum karşısında bu evraklar önem arz etmektedir.

 İş sözleşmeleri mutlaka imzalatılmalı ve işçiye hakları ile ilgili bilgi verilmeli fazla mesai durumunda fazla mesai muvafakatnamesi alınmalıdır. İşçini işten ayrılması durumunda istifa dilekçesi almalıyız bunların yanında ibraname, son ücret bordrosu da imzalatılmalı. İşveren işçiyi haklı nedenle işten çıkarabilir bu durumda işçi 1 yılı doldurmuş ise kıdem tazminatına hak kazanabilir o nedenle kıdem tazminatı bordrosunu da imzalatmak gerekir.

İş kazası durumunda 2 şahit ile birlikte tutanak tutmalıyız, iş kazası bildirim formu, muayene formları ve raporlar, kaza analiz raporunu da işçinin özlük dosyasına eklemeliyiz

İşçilerin günlük puantaj kaydı imzalı olarak tutulmalı ve bunları özlük dosyasında bulundurmalıyız.

Özlük dosyasına koyulması gereken evraklar madde madde aşağıda sıralanmıştır;

1-Bu dosyanın nasıl hazırlanması gerektiği ile ilgili örnek bir çerçeve çizecek olursak şu şekildedir

• çalışanlar için ayrı ayrı klasörler oluşturulur çalışanın Adı ve Soyadı yazılır.
• Özlük dosyasında olası gereken belgelerin bir listesi çıkarılır her çalışan için bu liste takip edilir.
• Dosyaya koyulan belgeler için kontrol listesi çıkarılır. Eksik olan evraklar buradan takip edilir.
• Aynı zamanda excel üzerinden bir liste hazırlanıp buradan da eksik evraklar takip edilebilir.
• Bu hazırlanan dosyaların dijital olarak saklanması gerekir. Fiziki olarak da ıslak imzalı şekilde saklamalıyız.

2-Özlük dosyasında olması gereken evraklar ise şu şekildedir

• İşe giriş bildirgesi,
• Öz geçmiş,
• İş Başvuru Formu,
• İş / Hizmet Sözleşmesi,
• KVKK belgesi,
• Fazla çalışma onay formu,
• Kimlik Fotokopisi,
• Ehliyet,
• Fotoğraf (2 adet),
• Adli sicil kaydı,
• Nüfus Kayıt Örneği,
• İkametgah belgesi,
• Diploma Fotokopisi,
• Sağlık Raporu,
• İsg belgesi,
• Erkekler İçin Askerlik Durum Belgesi
• Varsa meslek ile ilgili ustalık belgesi.

3-İşçinin çalıştığı süre boyunca özlük dosyasında bulunması gereken evraklar

• İmzalı Ücret bordroları ve ücret pusulaları,
• Ücretsiz izin,yıllık izin belgeleri,
• Çalışan hakkında tutulan tutanaklar,
• Doğum izni ve emzirme izni belgeleri,
• İstirahat ve iş göremezlik raporları,
• Performans değerlendirmesi yapılyor ise formları,
• İş kazası durumunda İş kazası tutanağı,
• Çalışan hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar.

4-Özel durumlar için özlük dosyasında bulundurulması gereken evraklar şunlardır

• Personel engelli ise engelli raporu,
• Teşvikten yararlanan personel var ise teşvik belgesi,
• 18 yaşından küçük işçiler için ebeveyn onay belgesi,
• Yabancı çalışanlar için çalışma izni belgesi,
• Eski hükümlü, terör mağdurları için İŞKUR kayıt belgesi.

5-Bu bilgilere ek olarak işten ayrılma durumunda özlük dosyasına eklenmesi gereken belgeler ise

• SGK İşten Ayrılış Bildirgesi,
• İşçi istifa etmiş ise istifa Dilekçesi,
• İbraname,
• Kıdem ve İhbar Tazminatı varsa buna ait bordrosu

Yukarıda özlük dosyası nasıl hazırlanmalı içeriğindeki evraklar neler olmalı özel durumlarda hangi evraklar alınmalı ve işçinin işten ayrılması durumunda hangi evrakları almalıyız konularına yer verdim.

Burada belirtmek istediğim özlük dosyası tutmanın ne kadar önemli olduğu ve gerekli durumlarda işveren açısından savunma yapabilmesi için önemini vurgulamak istedim.

İş sözleşmesinin başlangıcından sözleşmenin bitimine kadar geçen süre içerisinde işçi ile ilgili yazışma ve belgelerin bulundurulması gerekliliğini konusu üzerinde durmuş oldum.

Yararlı olmasını umuyorum…

Unutmayın ki her şey hayalle gerçekleşir hayal kurmaktan sınırlarınızın ötesine geçmekten vazgeçmeyin…

29.08.2024

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.