Cevdet Akçakoca
Yeminli Mali Müşavir
Bağımsız Denetçi
akcakoca@superonline.com

Yeni Yıla Girerken Muhasebe Sistemi İle İlgili Yapılacak İşlemler

DİKKAT

Özellikle Mart 2015 sonuna kadar genel kurul yapılması gerektiği göz önüne alınarak bu çalışmaların çok ciddi olarak zamanında yapılması, sayım sonuçlarına göre envanter ve kar / zararın daha kısa zamanda tespit edilebileceğinin unutulmaması gerekir.

YENİ YILA GİRERKEN MUHASEBE SİSTEMİ İLE İLGİLİ YAPILACAK İŞLEMLER

ENVANTER – SAYIM

Envanter veya kısaca Türkçe ismi ile sayım yapılması, muhasebenin yıl sonunda yapması gereken en önemli işlemidir. Türk Vergi Usul Kanununda 258 ve devamındaki maddeler genel olarak değerleme ve envanter konusunu işlemektedir.

İmalat ve ticaret işlemlerinde yıl içinde birçok mal giriş çıkışı olur, imal edilen ve satılan mallar bulunur. Bütün bu faaliyetler esnasında, işletmeler ne kadar dikkatli ve hassas bir sistem kursalar bile yine de kırılan-bozulan-kaybolan bir takım kıymetler olacaktır ve olmaktadır da. Bu sebeple işletmenin 31 Aralık tarihindeki statik mevcutlarının tesbiti gerekir. Böyle bir tesbit ise sayımlar ve mutabakatlarla yapılır.

Sayım nasıl yapılır?

1-   Önce sayılacak kıymetler tesbit edilir. Bunlar hammaddeler, yarı mamuller, mallar, işletme malzemeleri, sabit kıymetler, nakitler, kıymetli evraklar olarak ayrılabilirler.

2-   Sayımı yapılacak kıymetlerin cinslerine göre sayım ekipleri hazırlanır. Sayım ekipleri bizim tecrübelerimize göre 3 kişiden az olmamalıdır.Ekiplerin kurulmasında bir ekip başı, bir sayıcı ve bir yazıcının olmasına dikkat edilir. Ekip elemanlarından en az biri sayılacak malı tanımalıdır.

3-   Sayım başlamadan önce ekipler ambarları ve işletmeyi dolaşıp işin nasıl yapılacağını ve ne kadar süreceğini planlamalıdır.

4-   Sayımdan önce ekiplerin sayım yaptıkları kıymetleri işaretlemesi ve hataya düşmemeleri için “SAYIM YAPILDI” yazılı kağıtların bastırılması tavsiye edilir.

5-   Sayım günü ekipler “SAYIM DEFTER” veya “FORMLARINI” alarak sayıma başlarlar. Ekipten bir kişi kıymetin ismini, parti numarasını, miktarını okur, ikinci kişi deftere yazar, üçüncü kişi ise “sayım yapıldı” kağıtlarını yerleştirir.

6-   Sayım bittikten sonra sayım amirinin başkanlığında ekipler sayımı yapılan bölgeyi bir daha kontrol ederek herhangi bir unutma ve yanılma ihtimalini önler.

7-   Sayım bitiminden sonra “SAYIM DEFTERLERİ” değerleme, anbar kayıtları ile karşılaştırma ve yıl sonu muhasebe işlemleri için muhasebeye teslim edilir.

8-   Muhasebe servisi “SAYIM DEFTERLERİNDEKİ” rakamları tesbit ve vergi usul kanununa göre değerleme yapar.

9-   Daha sonra SAYIM DEFTERLERİ ile rakamlandırılmış sayım sonuçları muhakkak ciltlettirilerek veya dosyalanarak arşive kaldırılıp saklanmalıdır.Buraya kadar klasik sayımı anlattık, oysa artık BARKOD var.

10- Teknolojik gelişmeler sonucu, barkodla yapılan sayımlar da gündeme gelmiştir. Barkod okutulmak suretiyle yapılan sayımlar da yine ekiple ve yukarıdaki usullere göre yapılmalı, aynı şekilde listelenerek listeler imzalanmalıdır.

11- Sayımda kasada bulunan dövizler efektif kurla, diğerleri M.B. döviz alış kuruna göre değerlenir.

12- Teknolojik gelişmeler, barkod uygulamaları ve MRP gibi sistemler kullanımı sonucu bazı firmalar, nasıl olsa sayım sonuçları ve teknolojik kayıtlar aynı olur, sayım sonucu = bilgisayar kayıtlarıdır diye düşünmektedir.Böyle bir düşünce kesinlikle yanlıştır. Muhasebe ve bilgisayardaki sonuçlar ile sayım sonuçları arasında farklar olabilir. Bu sebeple firmalar, sayım yapmalı ve muhasebe ve bilgisayar kayıtları ile karşılaştırmalı, buna göre sarfları, muhasebe kayıtları ve maliyetlerini düzenlemelidir.
Teknoloji, siz yürütebiliyorsanız, gerekli kontrolleri yapıyorsanız iyidir, teknolojik bilgi akışında aksaklık olursa, elde edilen bütün bilgiler yanlış olur ve sonuçlar da yanlış çıkar. Bu unutulmamalı ve sayım yapılmalıdır.

Sayım işlemi yukarıda sayılan kıymetlere göre nasıl yapılır?

a) Hammadde, yarı mamul ve mamul maddeler ile işletme malzemeleri:  Her kalemin cinsi, miktarı, parti veya kod numarası, ambalaj şekli sayım listesine kaydedilir.

b) Kasa: Çek, senet ve döviz kasalarında bulunan kıymetler tek tek veya kupürleri belirtilerek kaydedilir.

c) Senetler: Borçlusu, vadesi, tutarı belirtilerek sayılır, kaydedilir.

d) Makineler: Her bir makinenin cinsi, modeli bulunduğu bölüm, çalışıp çalışmadığı gibi hususlar tesbit edilip kaydedilir.

e) Demirbaşlar: Her birinin cinsi, modeli, miktarı, kullanılır durumda olup olmadığı tesbit edilir. Gerekli olanlar kayıtlardan silinmek üzere hurda demirbaşlar olarak kaydedilir.

Sağlıklı bir sayım yapıldıktan sonra değerleme işlemleri mali müşavir veya Yeminli Mali Müşavir kontrolü altında muhasebe servisi tarafından yapılır.

YIL SONU İŞLEMLERİ VE 2015 YILINA HAZIRLIKLAR

a)   2014 Yılı Kıst Amortismanları: Yeni alınıp işletme aktifine kaydedilen binek otomobillerine kıst amortisman uygulanacaktır.

b)  2015 Yılı İçin Tasdik Edilmesi Gereken Defterler:

   1- Defterler Aralık ayı içinde tasdik ettirilir.

   2- Devam edilecek defterler Ocak 2015 ayı içinde devam tasdiği yaptırılır.

   3- Defter tasdikleri için ticaret sicil tasdiknamesi alınması ve notere ibraz edilmesi gerekir.

   4- Yevmiye defterinin kapanış onayı izleyen faaliyet döneminin altıncı ayının sonuna kadar  (30.06.2015 sonuna kadar), Yönetim Kurulu karar defterinin kapanış onayı ise izleyen faaliyet döneminin birinci ayının sonuna kadar (31.Ocak.2015 sonuna kadar) yaptırılır.

   5- E-defter uygulamasına geçenler yevmiye ve defter-i kebir tasdik ettirmezler. Aşağıda sayılan diğer defterleri tasdik ettirirler.

Şahıslar, şirketler ve bunların tasdik ettireceği defterleri bir daha sayalım:

GELİR VERGİSİ MÜKELLEFLERİ İÇİN

1)-Bilanço Esasına Göre Tutulacak Defterler (Gerçek Kişiler- kollektif ve komandit şirketler);

a)-Yevmiye Defteri

b)-Defteri Kebir

c)-Envanter Defteri

d= Genel kurul toplantı ve müzakere defteri (Koll.ve Kom. Şirketler için)

2)-İşletme Defteri

3)-Serbest Meslek Kazanç Defteri

Yukarıda sayılanlar dışında 213 sayılı Vergi Usul Kanununu hükümlerine göre ihtiyaç halinde tutulması gereken diğer defterler ise şunlardır:

İmalat defteri, bitim işleri defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hâsılat defteri, ambar defteri ve çiftçi işletme defteri gibi.

KURUMLAR VERGİSİ MÜKELLEFLERİ İÇİN

a) Yevmiye Defteri

b) Defteri Kebir

c) Envanter Defteri

d) Yönetim Kurulu Karar Defteri (Aş.ler için)

e) Pay Defteri

f) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri (A.Ş. ve Ltd. Şirketler için)

 Mevcut durumda kullanılmakta olan, pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla ve Tebliğde belirtilen bilgilerden eksik olanların yazılması suretiyle açılış onayı yapılmaksızın kullanılmaya devam edilebilir.

 Limited şirketlerde halen kullanılmakta olan ortaklar kurulu karar defterlerinde yeterli yaprakları bulunmak kaydıyla, genel kurul toplantı ve müzakere defteri olarak kullanılmaya devam olunabilir.

c)   Yeni Sene İçin firmalarda kullanılan bazı evrak ve vesikalar bastırılması :

6102  Sayılı TTK.nun 39. Maddesiyle  tacirlerin kullandığı belgelerde açıklamalardan sonra sayılan bazı bilgilerin bulunması zorunluluğu getirilmiştir. Belgeler Ticari mektuplar ve ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgelerdir

Vergi Usul Kanunu uyarınca; ticari defterlerde kayıtların dayanağı belge olarak kullanılan, fatura, sevk irsaliyesi, perakende satış fişi, yazar kasa fişi, gider pusulası, müstahsil makbuzu, ücret bordrosu, taşıma irsaliyesi, tahsilat ve tediye makbuzları  bu kapsamda sayılabilir.

6102 sayılı  TTK 39. Maddesi uyarınca, Ticari mektuplar ve ticari defterlere yapılan kayıtların dayandığı yukarıda sayılan belgelerde;
1- Tacirin sicil numarası
2- Ticaret unvanı
3- İşletmesinin merkezi
4- Tacir internet sitesi oluşturma yükümlülüğüne tabi ise tescil edilen internet sitesinin adresi mutlaka yazılı olmalıdır.( TTK 1524/1. maddesi uyarınca  denetime tabi olan sermaye şirketleri internet sitesi açmak zorundadır.)

Zorunluluk 01.01.2014 tarihinde başlamakta idi.( TTK 1534/5)

TTK 39. Maddesi ile getirilen bu yükümlülüğe uymayanlar hakkında idari para cezası uygulanacaktır. ( TTK 51/2)

Bastırılacak evrakları bir daha sayalım.

¦    Fatura, İrsaliyeli fatura, İrsaliye, Perakende satış fişleri, Yazar kasa ruloları , Yolcu

taşıma biletleri, Gider Pusulası, Müstahsil Makbuzu, Ücret bordroları, Mahsup fişleri, Kasa tahsil ve tediye fişleri, Dekontlar,Makbuzlar , Taşıma irsaliyeleri, Yolcu listeleri, Günlük müşteri listeleridir.

d.Yılsonu sayımı ve envanter hazırlıkları yapılmalıdır.

            Bu konu defalarca işlendiği için hangi kıymetlerin ne şekilde sayılacağı burada tek tek açıklanmamıştır. Ancak, gerek elle, gerek gözle ve gerekse barkod sistemi ile mevcutların, kasa, çek ve senetlerin yıl sonunda sayılıp, ölçülüp tartılarak doğru olarak tesbit edilmesi gerekir.

e. 2014 yılı için yeniden değerleme yapılmayacaktır. Ancak 2014 yılı bazı işlemleri için kullanılması gereken yeniden değerleme oranı %10,11 dir.

f.Sabit kıymetler ve gayrimenkuller için Vergi Usul Kanununda belirtilen oranlarda normal veya hızlandırılmış amortisman uygulanacaktır.

g. Vergi Usul Kanununun 323. Maddesine göre dava ve içra safhasındaki alacaklar, yapılan protestoya veya yazı ile bir defadan fazla istenilmesine rağmen borçlu tarafından ödenmeyen ve dava ve icra takibine değmeyecek kadar küçük alacaklar için Şüpheli Alacak karşılığı ayrılacaktır. Zamanında şüpheli alacak karşılığı ayrılmazsa bu hak kaybedilir.

h. İhracat yapanlar döviz olarak elde ettikleri hasılatın %05 (Binde beşi ) oranında götürü gider ayırabilir, ancak söz konusu götürü gider bedelinin yıl içinde fiilen harcanmış olması esastır.

h. Firmalar, Vergi Usul Kanununun 328. Maddesine göre sattıkları iktisadi kıymetin yerine yenisini alacaklarsa satıştan elde edilen karı YENİLEME FONU adı altında pasifte bir fon hesabına kaydedebilirler.

i. Kur farkları ve faizlerin hesaplanıp ilgili gelir-gider hesaplarına kaydedilmesi gereklidir.

j. Alacak ve borç senetleri ile çeklere reeskont uygulanabilir.

k. Ar-ge ile bağış ve yardımlar ilgili hesaplarda kaydedilip beyannamede indirim ve istisnalarda kullanılmak üzere dikkatle kontrol edilmelidir.

l. Yatırımlar özellikle dikkatle ve teşvik belgelerine uygun olarak yapılıp yapılmadığı incelenerek indirimli kurumlar vergisi hesapları şimdiden yapılmalıdır.

Yıl sonu ve yeni yıla hazırlık çalışmaları için bu hazırlıkların yapılması doğru bir muhasebe ve vergi beyannamesi açısından çok önem taşır.

24.12.2014

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.