Celal Özcan
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
ozcancelal@mynet.com

6102 Sayılı TTK Ve 213 Sayılı Vuk Hükümleri Çerçevesinde Ticari Defterlerin Durumu

01.07.2012 tarihinde yürürlüğe giren 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun getirmiş olduğu yeniliklerden biriside ticari defterler konusu ile ilgili hükümleridir. Yılsonuna, diğer bir tabirle hesap dönemi sonuna yaklaştığımız bu günlerde bizleri bekleyen hususlardan biride 2013 yılı için ticari defterlerden hangilerinin, ne zaman ve ne şekilde tasdik edileceği ve kullanılacağına ilişkin husustur. 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ile 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerini ele alarak ticari defterler hususunu inceleyelim.

A - Kimler Defter Tutacak

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 172.maddesinde aşağıda belirtilen gerçek ve tüzel kişiler defter tutma bakımından yükümlü sayılmışlardır. İlgili kanun esasları çerçevesinde defter tutacaklar şunlardır:

a)      Ticaret ve sanat erbabı,

b)     Ticaret şirketleri,

c)      İktisadi kamu müesseseleri,

d)     Dernek ve vakıflara ait iktisadi işletmeler,

e)     Serbest meslek erbabı,

f)       Çiftçiler

Ayrıca 6102 sayılı yeni TTK’nın 64. maddesi gereği her tacirin kanun hükümleri çerçevesinde ticari defterlerini tutmakla yükümlü olduğu belirtilmiştir. Söz konusu defterlerin, tacirin ticari işlemleri neticesinde oluşan;

a)      İktisadi ve mali durumunu,

b)     Borç ve alacak ilişkilerini,

c)      Hesap dönemi içinde elde edilen neticelerini,

d)     Üçüncü kişi uzmanların yapacağı incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir vermesini

sağlayacak şekilde ve kanun hükümlerine uygun olarak tutulması gerekmektedir.

B - Hangi DefterlerinTutulması ve Onaylatılması Gerekecek

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 182. maddesi bilanço esasına göre tutulacak defterleri, 193.maddesi ise işletme hesabı esasına göre tutulacak defterleri belirlemiştir. Buna göre;

213 sayılı VUK 182.Maddeye Göre Bilanço Esasına Göre Tutulacak Ticari Defterler

a)      Yevmiye Defteri,

b)     Defteri Kebir,

c)      Envanter Defteri

213 sayılı VUK 193.Maddeye Göre İşletme Hesabı Esasına Göre Tutulacak Ticari Defterler

a)      İşletme hesabı defteri

Yukarıda sayılanlar dışında 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun ele almış olduğu diğer defterler ise şunlardır:

İmalat defteri, kombine imalatta imalat defteri, bitim işleri defteri, yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri, ambar defteri, serbest meslek kazanç defteri, özel defterler ve çiftçi işletme defteri.

6102 sayılı yeni TTK’ya göre ise64.maddenin üçüncü ve dördüncü fıkralarında belirtilen aşağıdaki defterlerin kullanılması gerekmektedir.

a) Yevmiye Defteri

b) Defteri Kebir

c) Envanter Defteri

d) Pay Defteri

e) Yönetim Kurulu Karar Defteri

f) Genel Kurul Toplantı ve Müzakere Defteri

Fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, envanter defteri ile defteri kebir ve 64.maddenin dördüncü fıkrasında sayılan ve işletmenin muhasebesi ile ilgili olmasa dahi ticari defter olarak kabul edilen pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterlerinin de açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından onaylanması gerekmektedir. Bu defterlerin açılış onayları, kullanılacağı yılın ilk ayından önce gelen ayın sonuna kadar noterde onaylatılmalıdır. Yani hesap dönemi takvim yılı olanlar için 2013 yılında kullanılacak defterler 2012 yılı Aralık ayının sonuna kadar tasdik edilmelidir. 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun tasdik zamanı ve tasdik yenileme konularını düzenleyen 221 ve 222. madde hükümlerinin, özel hesap dönemine tabi olanlar, yeni işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler açısından da göz önünde bulundurulması gerekmektedir.

Pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defteri için açılış onayı açısından istisnai bir durum 6102 sayılı yeni TTK’nın 64.maddenin üçüncü fıkrasının üçüncü cümlesinde ele alınmıştır. Buna göre pay defteri ile genel kurul toplantı ve müzakere defterleri yeterli yapraklarının olması durumunda açılış onayı yaptırılmaksızın izleyen faaliyet dönemlerinde de kullanılmaya devam edilebilecektir.

6102 sayılı yeni TTK gereği yukarıda sayılan defterler açılış onayına tabi olurken, kapanış onayı açısından sadece yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defteri kapsama alınmıştır. Yevmiye defteri ile yönetim kurulu karar defterinin kapanış onayları, izleyen faaliyet döneminin üçüncü ayın sonuna kadar notere yapılacaktır.

Fiziki ortamda tutulacak ticari defterlerin açılış ve kapanış durumu ile ilgili durum yukarıda bahsettik. Pekâlâ, elektronik ortamda tutulacak defterler açısından açılış ve kapanış onayı nasıl olacaktır. 64. maddenin üçüncü fıkrasında elektronik ortamda tutulacak defterlerin açılış ve kapanışında noter onayının aranmayacağı belirtilmiştir.

Ancak gerek fiziki gerekse elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarına ilişkin şekil ve usul esasları Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından müştereken çıkarılacak tebliğle belirlenecektir. İlgili tebliğin tasdik zamanı olan Aralık ayına kadar çıkmasını bekliyoruz.

6102 sayılı yeni TTK’nın 64.maddesinin beşinci fıkrasında tacirlerin, ticari defterlere ilişkin şekil ve usul esaslarının belirleneceği tebliğ dışında bu hususla ilgili olarak, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun defter tutma ve kayıt zamanı ile ilgili hükümleri ile Maliye Bakanlığı’nın ilgili hususlarda düzenleme yapma yetkisine sahip olduğunu belirten 175. ve mükerrer 257. maddeleri çerçevesinde yapılacak düzenlemelere uymaları gerektiği belirtilmiştir. Hatta 6102 sayılı yeni TTK; defter tutma, envanter çıkarma, mali tablolarının düzenlenmesi, aktifleştirme, karşılıklar, hesaplar, değerleme, saklama ve ibraz konularındaki hükümlerinin, 213 sayılı VUK ile diğer vergi kanunlarının bu konulardaki hükümlerinin uygulanmasına, vergi matrahının tespit edilmesine ve mali tabloların hazırlanmasına engel olmayacağını belirtmiştir. Kanun metninden anlaşılacağı üzere ticari defterlerin tutulması ve vergi matrahının belirlenmesi ile diğer hususlar hakkında 6102 sayılı TTK, 213 sayılı VUK ile diğer vergi kanunlarının bir arada ele alınması gerekecektir.

Burada dikkat çeken bir diğer husus ise 6762 sayılı eski TTK’nın 66.maddesinin birinci fıkrasının üçüncü cümlesinde tacirin hakiki şahıs olması ve işletmesinin mahiyet ve önemine göre sadece işletme defteri tutabileceği belirtilmiştir. 6102 sayılı yeni TTK’nınticari defterler konusu ile ilgili bölümünde işletme defteri ile ilgili bir hususa yer verilmemiştir. Bu hususta VUK hükümlerine bakmak gerekecektir.

6102 sayılı TTK’ya göre tutulması ve tasdiki zorunlu olan defterleri yukarıda belirttik. Pekâlâ, 213 sayılı Vergi Usul Kanunu hükümlerine göre tasdike tabi defterler hangileridir.

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun tasdikini zorunlu tuttuğu defterler ise 220.madde de sayılmıştır. İlgili madde hükmüne göre tasdiki zorunlu olan defterler şunlardır:

a)      Yevmiye ve envanter defterleri,

b)     İşletme defteri,

c)      Çiftçi işletme defteri,

d)     İmalat ve istihsal vergisi defterleri,

e)     Nakliyat vergisi defteri,

f)       Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri,

g)      Serbest meslek kazanç defteri

213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun cevaz verdiği hallerde yukarıda belirtilen defterlerin yerine kullanılacak olan defterlerin de tasdike tabi tutulacağı belirtilmiştir.

C - Defterler Nasıl Tutulacak

6102 sayılı yeni TTK’nın 65. maddesi ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 215-218. maddeleri ile defterlerin nasıl tutulacağı konusu düzenlenmiştir. İlgili kanun hükümlerini sırasıyla ele alalım.

a)      6102 sayılı yeni TTK’nın65.maddesine göre defterler ve diğer kayıtlar;

• Türkçe tutulacak,
• Kısaltma, rakam, harf ve semboller kullanıldığı takdirde anlamları açıkça belirtilecek,
• Defterlere yapılacak yazımlar ve diğer gerekli kayıtlar eksiksiz, doğru, zamanında ve düzenli olarak yapılacak,
• Bir yazım veya kayıt önceki içeriği belirlenemeyecek şekilde çizilmeyecek ve değiştirilmeyecek,
• Kayıt sırasında mı yoksa daha sonra mı yapıldığı anlaşılmayan değiştirmeler yasaktır.
• Defterler ve diğer kayıtların dayanağını oluşturan belgeler dosyalanarak veya veri taşıyıcıları aracılığı ile tutulacaktır.
• Elektronik ortamda tutulacak olan kayıtların saklanma süresince kolaylıkla okunmasının temin edilmesi şarttır.

 

b)     213 sayılı VUK’nunilgili maddelerine göre defterler ve diğer kayıtlar;

• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 215.maddesine göre defterler ve kayıtların Türkçe tutulması zorunludur. Buradaki istisnai durum Türkçe kayıtlarının bulunması şartıyla defterlerde başka dilden kayıtta yapılabileceği belirtilmiştir. Kayıt ve belgelerde Türk para birimi kullanılmalıdır. Yurt dışındaki müşterilere düzenlenecek belgelerde Türk parası gösterilme şartı olmamakla birlikte diğer belgelerde Türk parası gösterilme şartı ile yabancı para birimine göre belgeler düzenlenebilir.
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 216.maddesine göre tutulması mecburi olan defterler mürekkeple veya makine ile yazılır. Kopya kâğıdı, ıstampa ve sair damga aletleri ile kopya konulması uygundur.
• 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’nun 217.maddesine göre yevmiye defteri maddelerinde yapılan yanlışlar muhasebe kurallarına göre, diğer defter ve kayıtlara ilişkin düzeltmeler ise yanlış yazı ve rakam okunacak şekilde çizilmek, üst veya yan tarafına veyahut ilgili bulunduğu hesaba doğrusu yazılmak suretiyle yapılabilir.

D – Cezai Hükümler

6102 sayılı TTK’nın 562. maddesine göre tacirin;

a)      64.maddenin ikinci cümlesi gereği üçüncü kişi uzmanlarca yapılacak incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulmayan defterlere,

b)     64.maddenin üçüncü cümlesi gereği defterlerden işletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesinin izlenmemesi durumunda,

c)      64.maddenin ikinci fıkrası gereği tacrin işletmesi ile ilgili gönderilmiş bulunan her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzeri şekilde bir kopyasını yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamayanlara,

4.000,00 TL idari para cezası uygulanacaktır.

 d)   6102 sayılı TTK hükümlerine göre tutulmak ve muhafaza edilmekle yükümlü olunan defter, kayıt ve belgeler ile bunlara ilişkin bilgilerin denetime tabi tutulan gerçek veya tüzel kişiye ait olup olmadığına bakılmaksızın 210.madde gereği denetime yetkili olanlarca istenmesine rağmen vermeyenler veya eksik verenler veyahut bu kişilerin görevlerini yapmalarını engelleyenler fiilleri daha ağır cezayı gerektiren bir suç oluşturmadığı takdirde

üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezası uygulanacaktır.

e)     Ticari defterlerin mevcut olmaması veya hiçbir kayıt içermemesi veyahut kanuna uygun saklanmaması hallerinde

sorumlular üçyüz günden az olmamak üzere adli para cezasıyla cezalandırılır.

f)       Denetçilerin sır saklamadan soğan sorumluluk konusunu düzenleyen 404.madde hükmü saklı kalmak koşulu ile denetim görevini ifa edenlerin incelemeye sunulan defter ve belgeler neticesinde elde ettikleri iş ve işletme sırlarını açıklamaları halinde TCK’nın 239.maddesi hükümlerine göre cezalandırılır.

g)      549.maddede belirtilen belgeleri sahte olarak düzenleyenler ile ticari defterlere kasıtlı olarak gerçeğe aykırı kayıt yapanlara bir yıldan üç yıla kadar hapis cezası verilir.

E–Diğer Hususlar

Ticari defterler, 6102 sayılı TTK’nın 82.maddesi gereği ticari defterlere son kaydın yapıldığı takvim yılının bitişinden itibaren on yıl süreyle saklanmalıdır. Vergi Usul Kanunu’nun 253. maddesine göre bu süre beş yıldır.

Gerçek kişi tacirin ölümü halinde mirasçıları veya ticareti terk etmesi halinde kendisi defterleri saklamakla yükümlüdür. Mirasın resmi tasfiyesinde veya tüzel kişi sona ermişse defterler yine on yıl süreyle sulh mahkemesi tarafından saklanacaktır. Tasfiyeye girmiş şirketler açısından da on yıllık süre geçerlidir.

Tacirin saklamakla yükümlü olduğu ticari defterlerin yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir,zıyai öğrendiği tarihten itibaren onbeş gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilecektir.

F–Sonuç

Tacir olmanın hükümlerine bağlanan durumlardan biride ticari defterlerin tutulmasıdır. Ticari defterlerin tutulması, tasdiki ve diğer yükümlülüklerinin yerine getirilmesi hususunda 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve 213 sayılı Vergi Usul Kanunu çerçevesinde getirilen yükümlülüklerin bir arada değerlendirilmesi gerektiği ortadadır. Bu bağlamda 2013 yılına girerken özellikle 6102 sayılı yeni Türk Ticaret Kanunu’nun ticari defterler konusu ile ilgili getirmiş olduğu yükümlükler ile 2012 yılı bitmeden ticari defterlerin nasıl tutulacağı, defterlere kayıt zamanı, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarına ilişkin şekil ve usul esasları konuları ile ilgili olarak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı’nın müştereken çıkaracakları tebliğ hükümlerininde dikkate alınarakhareket edilmesi gerekecektir.

16.10.2012

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.