Ali Rıza Akbulut
Yeminli Mali Müşavir
E. Baş Hesap Uzmanı
alirizaakbulut@gmail.com

E-Faturaların Saklanması

Bilindiği üzere e-fatura ve e-defter uygulaması günden güne yayılmakta ve her mükellef için geçerli bir düzenleme olmaktadır. Bunda özellikle her yıl düşürülen kapsama tavanının da büyük rolü vardır.
e-fatura mükellefleri halihazırda üç temel yöntemle e-fatura düzenleyebilmektedirler:

1. GİB-Portal 
2. Entegrasyon
3. Özel Entegrasyon

GİB- Portal üzerinde arşivlenecek fatura sayısı ve fatura arşivleme süresi ile ilgili sınır bulunmamaktadır. Ancak 6 aydan önce gönderilen ve gelen fatura ve yanıtlar portal üzerinden silinmektedir. Söz konusu portal üzerinde; 6 aydan eski faturalarınız ve uygulama yanıtlarınız sistemden kaldırılacaktır. Lütfen verilerinizi kendi bilgisayarınıza indirip saklamaya özen gösteriniz! uyarısını görmeniz mümkündür. 
Unutulmaması gereken en önemli husus, faturaları ve posta kutusu yanıtlarını saklamak mükellefin sorumluluğundadır. Faturaların Vergi Usul Kanunu uyarınca beş yıl boyunca saklanması zorunluluğu da göz önüne alınarak bilgisayara indirilmesi muhafaza ve ibraz yükümlülüğünün yerine getirilmesi bakımından kolaylık sağlayacaktır.

Tüm yöntemlerde (GİB-Portal, Entegrasyon, Özel Entegrasyon) faturaları saklamak mükellefin kendi sorumluluğundadır. Arşivlemede GİB için önemli olan faturanın XML belgesidir. Çünkü bu esas verinin geçerli halidir. Bunun yanında faturaya ait zarf numarasının da bilinmesi ileride bir anlaşmazlık olduğunda araştırmayı kolaylaştıracağı için saklanabilir. Bunun dışında faturayı nasıl saklayacağınıza GİB karışmamaktadır.

Portal üzerinde arşivleme yaptığınızda arşivlediğiniz faturaları «indir» seçeneği ile bilgisayarınıza indirip saklamalısınız. Portal üzerinde arşive alıp indirmediğiniz faturaların saklanma yükümlülüğü Gelir İdaresi Başkanlığı?nın sorumluluğunda değildir. Gelir İdaresi Başkanlığı faturalarınızı GİB sunucularında saklamayı taahhüt etmemektedir. Olası bir durumda faturanızı sistemde bulamadığınız takdirde GİB sorumlu tutulamaz.
İleride istenmeyen durumların oluşmaması için faturalarınızı kendi bilgisayarınıza indirip yedekleme/saklama yapınız. Fatura/uygulama yanıtı indirildikten sonra http://efatura.gov.tr adresinde yer alan E-Fatura Görüntüleyici programı ile görüntülenebilir, doğrulanabilir ve sorgulanabilir (1.7 sürümü ile). E-Fatura Görüntüleyici programı faturanın XMLini açar, farklı formattaki dosyaları ya da zarftan çıkarılmamış XML?î açmaz. Bu nedenle faturanızı/uygulama yanıtınızı açmadan önce zipten çıkarttığınızdan emin olunuz. Zip uzantılı dosyayı açabilmek için bilgisayarınızda winrar ya da winzip gibi bir programın yüklü olması gerekmektedir. Faturanızı zipten çıkarttıktan sonra E-Fatura

Görüntüleyicideki Aç düğmesine basınız. Ardından açmak istediğini fatura/uygulama yanıtı XMLinin bulunduğu yere gelip XMLi seçiniz. Faturanız açılacaktır. Ardından Doğrula ve Sorgula düğmelerini kullanarak doğrulama ve sorgulama işlemlerini gerçekleştirebilirsiniz.

E-Faturanın pdf hali, kağıt çıktısı, e-posta ile gönderilmesi, Aslı Gibidir yazılması vs. geçersizdir. Geçerli hali GİB üzerinden başarıyla geçmiş XMLidir. Faturaların XML halinde saklanması gerekmektedir. zipten çıkarıp çıkarmamak sizin tercihinizdir ancak önemli olan fatura XMLi ve bu XMLi istendiğinde ibraz edebilmenizdir.

19.01.2016

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.