Ali Rıza Akbulut
Yeminli Mali Müşavir
E. Baş Hesap Uzmanı
alirizaakbulut@gmail.com

E-Defter Uygulamaları-(III)

Gelir İdaresi Başkanlığınca 26.02.2015 tarihinde e-Defter uygulamasında dikkat edilmesi gereken hususlar için uygulama kılavuzu yayımlanmıştır. Söz konusu kılavuzda teknik hususlar yer almakta olup geçen haftaki yazıdan itibaren biz de bu konulara başlıklar halinde değinmeye çalışacağız. Bu kapsamda geçen haftadan devamla söz konusu kılavuzda yer alan konular aşağıdaki gibidir:

Belge Tipi : Muhasebe kaydına esas teşkil eden belgenin tipini gösteren alandır.
19 Aralık 2012 tarih ve 28502 Sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğde yevmiye maddelerinin içermesi gerektiği şartlardan biri de, her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları maddesidir.

Buna göre; e-Defter uygulamasında her bir belgeye ait bilgilerin, tek bir yevmiye kaydında gösterilmesi esastır. Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanıyorsa, mutlaka belge tipi alanının kullanılması gerekmektedir. Ancak muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa belge tipi alanı elektronik defterlerde kullanılmamalıdır. Dolayısıyla muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem bir belgeye dayanmıyorsa, belge türü, tarihi veya numarası gibi bilgiler verilemez. Örneğin, açılış-kapanış işlemleri belgeye dayalı olmayabilir. Gelir İdaresi Başkanlığının yayımlandığı yevmiye defteri kılavuzunda sekiz belge tipi tanımlanmıştır. Bunlar; çek, fatura, müşteri sipariş belgesi, satıcı sipariş belgesi, senet, navlun, makbuz, diğer şeklindedir. Muhasebe kaydına esas teşkil eden işlem sayılan belge tiplerinden birine dayanıyorsa, bu durumda belge tipi belirtildiği şekilde tanımlanmalıdır. Örneğin fatura girişlerinde kullanılması gereken belge tipi “fatura” olacaktır. Ancak fatura yerine geçen belgeler için “fatura” belge tipi kullanılamaz. Örneğin serbest meslek makbuzu, fatura yerine geçen bir belge olmasına rağmen, elektronik defterde “fatura” olarak değil; “diğer” belge tipinde gösterilmelidir. Açıklama kısmında ise “serbest meslek makbuzu” olarak tanımlanmalıdır. Sayılan ilk yedi belge tipinin dışında muhasebe kaydına esas teşkil eden belgeler için “diğer” belge tipi kullanılır ve bu belgenin ne olduğuna dair açıklaması yapılır. Bu alan serbest metin olarak giriş yapılan bir alandır. Ancak belge açıklama alanına yapılan işlemin adı değil, doğrudan kayda esas belgenin adı yazılmalıdır. Örneğin, ücret bordrosu, teminat mektubu, sigorta poliçesi, dekont vb. belgeler “diğer” olarak tanımlanabilecek belgelerdir. Ancak havale, eft, ödeme vb. işlem adları kayda esas belge olarak belge açıklaması alanına yazılmamalıdır. Kayda esas belgenin üzerinde kendine ait numara ve tarih var ise, belge numarası ve belge tarihi alanlarına belge üzerindeki bilgiler yazılmalı, bu bilgiler yerine muhasebe fişinin tarihi ve numarası yazılmamalıdır.

- Banka işlemlerine istinaden açıklama
Bankaya ait işlemlerde muhasebe kaydına esas belge dekont olmaktadır. Dekontların e-Defter uygulamasında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “dekont” olarak kaydı yapılır ve dekontun numara ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak dekont üzerinde belge numarası-tarihi yok ise, kullanılan muhasebe programının söz konusu işleme vermiş olduğu tarih ve numara, belge numarası ve tarihi olarak yazılabilir. Eğer bankaya ait işlemler dekont bazında tek tek muhasebeleştirilemiyorsa, bu banka işlemleri günlük olarak, banka banka ayrıştırmak koşuluyla, her bir bankadan yapılan işlemler birer muhasebe fişinde işlenebilir. e-Defterde bu kayda esas belge olarak muhasebe fişi gösterilebilir. Bu muhasebe fişi e-Defter uygulamasında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “muhasebe fişi” olarak kaydı yapılır ve fişin numarası ve tarihi girilir.

- Masraf listesine istinaden açıklama
Gün içinde işletmenin ya da personelin yapmış olduğu giderlere ilişkin alınmış belgeler teknik kılavuzlarda sayılan belgelerden biriyse mutlaka belge tipi kılavuzda belirtildiği gibi olmalıdır. Eğer yapılan giderle ilgili belge tipi, sayılan ilk yedi belge tipinden biri değil ise bir masraf formu oluşturulup e-Defter uygulamasında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “masraf formu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu masraf formunun numarası, tarihi, firma kaşesi ve imzasıyla matbu olarak ya da elektronik imza/mali mühür ile elektronik ortamda muhafaza edilmek zorundadır.

- Z raporuna istinaden açıklama
Gün sonunda her bir yazar kasadan alınan Z raporu, muhasebe kaydında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “Z raporu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca bu Z raporunun numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur. Ancak gün içinde yapılan satışlarda Z raporunun üzerinde yer alan ödeme yöntemlerine (nakit, kredi kartı, vb.) göre ayrıştırılmalıdır. Ödeme yöntemine isabet edecek KDV tutarlarının da ayrıştırılması ve her bir ödeme yönteminin farklı yevmiye maddelerinde gösterilmesi gerekmektedir.

- Çek bordrosuna istinaden açıklama
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge tiplerinde olduğu gibi, her bir çek belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak çek bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla çek aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “çek bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu çek bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Her bir çek bordrosunda, çeklerin detayları yer almak zorundadır.

- Senet bordrosuna istinaden açıklama
e-Defter uygulamasında kılavuzda sayılan tüm belge türlerinde olduğu gibi, her bir senet belgesinin de ayrı yevmiye maddelerine kaydedilmesi esastır. Ancak senet bordrosuyla da kaydı mümkün olduğundan e-Defter uygulamasında da bu bordolar üzerinden, aynı alıcı veya satıcıya ait olmak şartıyla, birden fazla senet aynı yevmiye maddesinde kaydedilebilir. Ayrıca muhasebe kaydında belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “senet bordrosu” olarak kaydı yapılır ve bu senet bordrosunun numarası ve tarihinin girilmesi zorunludur. Senet bordrolarında, senetlerin detayları yer almak zorundadır.

- Ücret bordrosuna istinaden açıklama
Firmalar çalışanları için aylık olarak oluşturacakları ücret bordrolarını, e-Defter uygulamasına aktarırken, tüm personel için oluşan bordroları bir listeye bağlayıp, belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “ücret bordrosu icmali” olarak kaydedebilir. Ücret bordrosu icmalinin numara ve tarihinin girilmesi zorunludur. Ancak ücret bordrosu icmalinde matbu bir numara ve tarih olmadığı için, oluşturulacak her bir icmal listesi için müteselsil bir numara verilmeli ve icmalin oluşturulduğu günün tarihi üzerine yazılmalıdır. Bu ücret bordrosu icmalinde her bir ücret bordrosunun detayları yer almalıdır.

- Serbest meslek makbuzuna istinaden açıklama
Serbest meslek erbabının, mesleki faaliyetlerine ilişkin her türlü tahsilatı için düzenlediği belge serbest meslek makbuzudur. Bu makbuz e-Defter kılavuzunda sayılan belgeler arasında yer alan “makbuz” ile karıştırılmamalıdır. Serbest meslek makbuzu sayılan belgeler arasında yer almadığı için belge tipi “diğer” ve belge açıklaması “serbest meslek makbuzu” olarak kaydı yapılır. Ayrıca belgenin numarası ve tarihinin de girilmesi zorunludur.
 

01.04.2015

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> YIL SONU KAMPANYASI: Muhasebecilere Özel Web Sitesi 1.249 TL yerine 999 TL + KDV
     Ayrıntılar için tıklayın.

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.