Envanteri ihmal eden şirketler zararı fark etmekte gecikiyor / Ahmet Yavuz

Bu durum birkaç ay daha kemerlerin sıkılacağı manasına geliyor. Böyle bir ortamda hesapta olmayan giderlere veya zararlara kimse tahammül edemez. Mesela daha önce ödenen bir borcun tekrar istenmesi veya işletme stoklarında yer aldığı zannedilen malların satıldığını, çalındığını, bozulduğunu veya kırıldığını öğrenmek herkes için kötü bir sürpriz olacaktır. Bu yüzden işletmenin gerçek mali durumunu net olarak görebilmek için yılsonu/yılbaşı itibarıyla envanter çalışmasının yapılmasında fayda var. Zaten vergi kanunları da her hesap dönemi sonunda, işletmedeki kıymetlerin gerçek durumunu ortaya çıkarabilmek ve vergiye tâbi kazancı tespit edebilmek için sayım ve kontrol işlemini mecbur tutuyor. Envanter olarak isimlendirilen bu işlem sene sonunda işletmenin kâr-zarar durumunun ortaya çıkarılması ve bilançonun hazırlanması aşamasında yapılması gereken teknik bir çalışmadır. Envanter işlemi muhasebe kayıtlarıyla gerçek durum arasındaki farkın ortaya konmasını sağlayan önemli bir aşamadır. Envanter, bilanço günündeki mevcutları alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde ve müfredatlı olarak tespit etmek şeklinde tanımlanabilir.

Muhasebeden beklenti artık sadece doğru matrah değil. Aynı zamanda doğru kâr veya doğru tablolar da son derece büyük bir önem arz ediyor. Bu yüzden işletmenin faaliyeti neticesinde mali durumun ne olduğunun görülmesi hem devlet, hem işletme ortakları hem finans kuruluşları hem de diğer işletmeler açısından oldukça önemli. Ayrıca işyeri sahipleri de işletme faaliyetlerini ve çalışanlarını her zaman kontrol edemiyor. En basitinden sene içerisinde istenmeden oluşan kayıpları bile fark edemeyebiliyor. Bu yüzden envanter ve değerleme işlemlerini ihmal etmemekte fayda var. Üstelik daha sonra vergi idaresi tarafından yöneltilecek sorulara ve istenecek bilgilere daha kolay cevap verilebilecektir. Yapılacak envanter neticesinde fiili durum ile muhasebe kayıtları arasında fark bulunuyorsa, bu farkın sebebi araştırılır ve gerekli düzeltme yapılır. Yazılı kayıtlar üzerinde yapılan çalışmalar neticesinde fiili envanterle olan farklılık sebepleri ve söz konusu farkın dayanağı bulunamıyorsa, mevcut yazılı kayıtlar fiili envantere göre düzeltilir.

Esasen hem Ticaret Kanunu hem de Vergi Usul Kanunu açısından tutulması mecbur olan envanter defteri maalesef hemen hemen hiç tutulmayan defter hüviyetine bürünmüş durumda. Bu yüzden uygulamada dönem sonu işlemlerine yeterince ehemmiyet verilmediği ve daha çok kaydi işlemler yani defter kayıtları esas alınarak mali tabloların düzenlendiğine şahit oluyoruz. Bu ise çoğu zaman şirket ile kamu idaresi, ortakları, müşterileri, satıcıları vs. arasında uyuşmazlıkların ortaya çıkmasına sebep oluyor. Ayrıca, envanter işleminden sadece stokların sayılması anlaşılmamalıdır. Envanterin bütün hesaplar için yapılması gerekiyor. Envanter sonrasında ayrıntılı bir şekilde listeler, tablolar vs. düzenlenmeli. Unutulmamalıdır ki işletmenin kârlılık durumunun doğru ve gerçekçi tespit edilmesi envanter ve değerleme işlemlerinin hatasız yapılmasına bağlı.

Envanter çıkarılırken nelere dikkat edilmeli?

Fiili sayım, işletmenin yapısına göre her malı tasnif edip her tür maldan kaç adet, kaç kilo, kaç metre olduğunun tespit edilerek envanter listesine alınması şeklinde yapılmalı. Listeler hazırlanırken malın işletme mülkiyetinde olup olmadığına bakılmalı. Satılmış ve kayıtlara intikal ettirilmiş fakat henüz işletmeden çıkmamış mallarla emanet olarak işletmeye bırakılmış mallar envanter listesine dahil edilmemeli. Envanter neticesinde dönem başı stok + dönem içi alışlar = dönem içi satışlar + dönem sonu stok eşitliğinin sağlanması gerekiyor.

Emtianın taşınma, depolama, üretim gibi işlemlere tâbi tutulması aşamalarında fiziken yok olması veya kullanılamaz hale gelmesi halinde meslek odaları tarafından ilan edilen fire oranları kapsamındaki tutarlar maliyete aktarılabiliyor. Fire oranlarını aşan kayıplar kanunen kabul edilmeyen gider olarak kabul ediliyor. Malların bozulması, kullanma tarihinin geçmesi gibi sebeplerle imha edilecek olması halinde, takdir komisyonlarına bedel takdiri yaptırmak şartıyla ticari kazancın tespitinde indirim konusu yapılması mümkün. Kasa sayımı yapılmalı ve fiili durumla kaydi durum arasında fark bulunması halinde gerekli düzeltme yapılmalı. Kasa sayımındaki noksanlar hesaba borç olarak yazılıp sebebi bulunursa kayıt düzeltilir. Kasayla ilgili diğer bir önemli husus, kasa bakiyesinin işletmenin büyüklüğüne ve iş hacmine göre yüksek kabul edilecek meblağda olmaması gerektiğidir.

Kasadaki dövizler, alınan ve verilen çekler, bankalar, alıcılar, alacak senetleri, satıcılar, cari hesaplar, amortismanlar kontrol edilmeli. Bu hesaplar reeskonta tâbi tutulmalı ve ilişkili kuruluşlarla yazılı mutabakata varılmalıdır.

İşletmeler üretim makinesi, araç, bina gibi iktisadi kıymetlerini yenilemek istiyorlarsa sattıkları bu kıymetlerle ilgili olarak elde ettikleri kârı pasifte bir hesapta tutarak vergi dışı kalmasını sağlayabilir. Kâr üç yıl yenileme fonunda tutulabiliyor. Üç yıl içerisinde aynı türden yeni bir iktisadi kıymet alınırsa bunun amortismanları mezkûr fondan mahsup edilebiliyor. Mal yenilenmezse de fon üçüncü yılın sonunda vergi matrahına dâhil edilerek vergiye tâbi tutuluyor. Ayrıca bir müeyyide uygulanmıyor.