E-Defterleriniz Güvende Mi? (2) / Recep Bıyık

 22 Eylül tarihli DÜNYA’nın bu köşesinde yasal defter ve belgelerin saklanması, ibrazı ve zayi olması ile ilgili konuları yazmıştım. Bugün aynı konulara e-Defter ve e-Fatura özelinde devam etmek istiyorum.

e-defter ve elektronik belgelerin saklama ve ibraz zorunluluğu

Defter ve belgelerin saklanma ve istendiğinde ibraz etme yükümlülüğü elektronik defter ve belgeler için de geçerli. Defterlerini elektronik ortamda tutanlar ile elektronik ortamda fatura düzenleyenler ve alanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik ortamda muhafaza ve istenildiğinde eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlü.

Kâğıt ortamındaki defter ve belgelerde olduğu gibi, e-defter ve e-faturaların herhangi bir mücbir sebep hali olmaksızın ibraz edilmemesi durumunda bunun çeşitli müeyyideleri ve sonuçları var. Kâğıt ortamında tutulan ve düzenlenen/alınan faturalardan bir farkı yok. Önceki makalede bunlara değinmiştim.

Diğer defterlerde olduğu gibi, e-defter ve e-faturaların ibraz edilememe nedeninin mücbir sebebe dayanıp dayanmadığı, sonuçları itibariyle oldukça farklı.

e-Defter ve belgelerin zayi olması hangi durumlarda mücbir sebep sayılır?

Vergi ödevlerinin yerine getirilmesine engel olacak yangın, yer sarsıntısı ve su basması gibi afetler sonucu veya sahibinin iradesi dışındaki sebepler dolayısıyla defter ve belgelerin elinden çıkmış bulunması mücbir sebep hali olarak kabul ediliyor. Bütün defterler ve belgeler için kural bu.

e-Defter ve e-Faturalar zayi olur mu, olursa ne yapmak gerekir?

Elektronik ortamda tutulan defterler ile düzenlenen ve alınan e-faturaların saklandığı donanımlar; tabi afetlerde yok olabilir, çalınabilir veya son zamanlarda sıklıkla karşılaşıldığı gibi siber saldırılara maruz kalarak ibraz edilemez duruma gelebilir. Ancak elektronik ortamdaki kayıt ve belgelerin yok olmasını kâğıt ortamındaki defter ve belgelerden farklı değerlendirmek gerekir. Gerekli önlemlerin alınması durumunda, elektronik defter ve belgelerin yok olması olasılığı kâğıt defter ve belgelere göre karşılaştırılamayacak kadar düşüktür. Zaten bu uygulamalara başlamadan önce her türlü önlemin alındığına, yok olacak kayıt ve belgelerin nasıl tekrar geri getirileceğine ilişkin senaryolar raporlanmakta ve taahhütler verilmektedir. Bu nedenle elektronik defter ve kayıtların bir şekilde yok olması durumunda zayi belgesi alınması ve mücbir sebep kapsamında işlem yapılmasında çeşitli zorluklar olabilir.

Ancak bütün önlemler alınmasına, farklı lokasyon ve ortamlarda yedeklenmesine rağmen, çok büyük bir afet veya siber saldırı nedeniyle elektronik kayıt ve belgeler yok olabilir. Genel bir afet durumunda zaten genel bir mücbir sebep ilan edileceğinden mücbir sebep hali konusunda sorun olmaz. Ancak önlenemez bir siber saldırı durumunda bunun uygun bir yöntemle tevsiki, rapora bağlanması ve zayi belgesi alınması gerekir.

e-Defter ve beratlarının zarar görmesi durumunda ne yapılabilir?

En yaygın karşılaşılan durum, bilgisayar sistemlerinde muhafaza edilen e-Defter ve beratlarının siber saldırı veya virüs gibi nedenlerle zarar görmesi halidir. Bu konuda ne yapılması gerektiğine ilişkin açık bir düzenleme yoktur. Gelir İdaresi Başkanlığı, mevcut beratların silinip defterlerin yeniden oluşturulup beratların e-defter uygulamasına gönderilebilmesi için izlenmesi gereken yolu özetle aşağıdaki şekilde açıklıyor.

Muhasebe programında kaydedilen muhasebe fişlerinde herhangi bir problem yoksa şu belgeler hazırlanıp Başkanlığa gönderilmelidir.

• Silme gerekçesinin ayrıntılı anlatıldığı bir dilekçe ile başvurulmalıdır.

• YMM tarafından hazırlanacak Özel Amaçlı Rapor Başkanlığa başvuruya eklenmelidir. Raporda en az şu bilgiler bulunmalıdır: Silinmesi istenen aya ait defterin ve yeniden oluşturulan defterin; borç-alacak dip toplamları, yevmiye başlangıç-bitiş numarası, hesaplanan KDV, indirilecek KDV, devreden KDV, ödenecek KDV.

YMM raporunun sonuç bölümünde yapılacak işlemlerin vergisel anlamda bir kayba neden olmayacağı taahhüt edilmelidir.

Yine YMM raporunda şu başlıklara yer verilmelidir:

KDV bakımından; yeni kayıtlarla önceden verilen beyannamedeki verginin matrahı, hesaplanan vergi ve oranı, oranlar itibariyle vergi indirimlerinin ve varsa istisnaların önceden verilen beyanname ile uyumu hakkında bilgi verilmelidir. Ayrıca Ba ve Bs formlarındaki belge adet ve tutarlarının yeni kayıtlarda yer alıp almadığı ve KDV beyannamesiyle uyumu araştırılmalıdır.

Gelir vergisi stopajı - Sigorta primleri bakımından; zamanında verilmiş olan muhtasar beyannamedeki bilgilerin (matrah ve vergilerin) yeni kayıtlar ile örtüşüp örtüşmediği hakkında bilgi verilmelidir.

Ayrıca muhtasar beyannamede yer alan tutarların ilgili döneme ait SGK’ya verilen bildirgeyle ve bu bildirgede yer alan tutarların yeni kayıtlarla uyumu araştırılmalıdır. Ayrıca, silinmesi talep edilen aydan önceki ve sonraki dönemlerin yevmiye başlangıç - bitiş numaraları eklenmelidir.

- Veri kurtarma merkezlerinden oluşan durum ile ilgili (virüs) durum tespit tutanağı alınmalıdır. Tespit tutanağında; incelenen diskin bilgileri, virüsün gerçekleştiği tarih, virüsün türü, işlem ile ilgili yapılan teknik çalışmalar ve işlemin sonucu belirtilmelidir.

(Kaynak: Dünya Gazetesi | 27.09.2017)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.