İşverenler Özlük Dosyasına Dikkat! / Özgür Erdrusun

 Sosyal Güvenlik ve Çalışma hayatı ile ilgili köşemizde sizlere bilgiler aktarıyoruz. İşverenler, Özgür Bey sürekli işçi haklarını yazıyorsunuz, işçileri bilgilendiriyorsunuz, diyorlar. Bugün işverenlerin dikkat etmesi gereken bir konu olan işçi özlük dosyaları ve düzenlenmemesi durumunda uygulanacak idari para cezası hakkında bilgi aktaracağız.

İşçi özlük dosyaları ile ilgili 4857 Sayılı İş Yasasının 75. Maddesi aşağıdaki gibidir:

Madde 75. – İşveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu kanun ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür.

10.6.2003 tarihinde yürürlüğe giren 4857 sayılı İş Yasası, yukarıda belirtmeye çalıştığımız önem doğrultusunda işçi özlük dosyaları tutulmasını yasa kapsamı içine almıştır. Anılan yasanın 75. Maddesine göre; işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, bu yasa ve diğer yasalar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

Aynı yasanın 104. Maddesi de özlük dosyalarının tutulmaması halinde idari para cezasını öngörmüştür. 2016 yılı itibarıyla 1.560 TL idari para cezası söz konusudur.

 

İŞE GİRİŞTE PERSONELDEN MUTLAKA TEMİN EDİLMESİ GEREKEN EVRAKLAR;

– Nüfus cüzdanı fotokopisi

– Nüfus kayıt örneği

– İkametgâh belgesi

– Diploma fotokopisi

– Sağlık raporu

– Kan grubu kartı

– Adli sicil kaydı

– 2 adet resim

– Aile durumunu bildirir belge

– Askerlik durumunu gösteren belge

– İş Sözleşmesi / Hizmet Sözleşmesi

– SGK işe giriş bildirgesi

 

İŞÇİNİN ÖZELLİKLERİNE GÖRE ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR

•Teşvikten faydalanılıyorsa bunu gösteren belgeler

•Personel engelli ise Sakatlık Raporu fotokopisi ya da aslı

•Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan alınmış indirim yazısı

•Eski Hükümlü, terör mağduru veya engelli işçinin İŞKUR müracaat kayıt evrakı

•İşçi 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi

•Yabancı işçiler için çalışma izni kartı fotokopisi ya da izin belgesi

 

İŞİN NİTELİĞİNE GÖRE ÖZLÜK DOSYASINDA BULUNMASI GEREKEN EVRAKLAR

•Fazla mesai için işçinin onay verdiğini gösteren imzalı belge

•Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet belgesi

•İşin niteliğine uygun muayene raporları

•Periyodik sağlık kontrolü gerektiren işler için sağlık raporları

•Ağır ve tehlikeli işlerde çalıştırılan personellerin bilgilerinin olduğu liste

•Şoför işçi için ehliyet fotokopisi

•İşçinin değişen vardiyalarla çalışması halinde haftalık çalışma saatlerini gösteren posta çizelgesi

 

İŞE DEVAM EDEN PERSONELİN BU SÜREÇTE ÖZLÜK DOSYALARINA EKLENMESİ GEREKEN EVRAKLAR

•Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,

•Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,

•İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,

•İstirahat ve iş göremezlik raporları

•İmzalı bordrolar/ücret pusulaları

•Ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler

•Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,

•Performans değerlendirme formları

•İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri

•İş kazası tutanağı

•Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge

•İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

 

İŞTEN ÇIKIŞTA ÖZLÜK DOSYASINA EKLENMESİ GEREKEN EVRAKLAR

•SGK işten ayrılış bildirgesi

•İbraname

•Çalışma belgesi/hizmet belgesi

•Fesih bildirimi

•İstifa dilekçesi

•Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları

•Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler

•İşçiye noterle yapılan bildirimler

•İhbarname

 

VARSA ÖZLÜK DOSYASINDA SAKLANMASINDA FAYDA OLAN DOSYALAR

•İşe başvuru Formu

•İş teklif formu

•Evlilik cüzdanı fotokopisi

•Referans mektupları

•Özgeçmişler

•Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri

•Daha önceki işyerinden alınmış bonservis/hizmet/çalışma belgesi

•O ay için bir önceki işyerinde Asgari Geçim İndiriminden faydalandığını gösteren belge

 

İŞE DEVAM EDEN PERSONELİN BU SÜREÇTE ÖZLÜK DOSYALARINA EKLENMESİ GEREKEN EVRAKLAR

•Yıllık izin, ücretsiz izin, mazeret izni ve benzeri izin belgeleri,

•Doğum izni, çalışabilir/çalışamaz raporları, emzirme izni dilekçeleri,

•İşçi hakkında tutulan tutanak, olay tespit formları, işçiden istenen savunma talep yazısı, işçinin savunması, işçiye verilen uyarılar,

•İstirahat ve iş göremezlik raporları

•İmzalı bordrolar/ücret pusulaları

•Ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler

•Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,

•Performans değerlendirme formları

•İşçilerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gerekli tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri

•İş kazası tutanağı

•Geçici olarak bir başka işyerine devredilecek işçinin rızasını gösteren belge

•İşçi hakkında yapılan tüm resmî yazışmalar

 

SORU: Özgür Bey, ben 17.1.1971 doğumluyum. 15.4.1993 tarihinde işe başladım. Bir sene Türkiye’de çalıştıktan sonra Almanya’ ya yerleştim. Almanya ‘da 18.9.1995 ve 24.11.1998 tarihlerinde iki doğum yaptım. Fakat Almanya da hiç çalışmadım. Doğum yaptığım bu süreleri borçlanabilir miyim ve ne zaman emekli olabilirim? Sema Güneş

 

CEVAP:Sema Hanım, yurtdışında yapmış olduğunuz doğum sürelerini Türkiye den borçlanabilirsiniz. İşe başlangıç tarihinize göre 49 yaş 5600 gün şartı ile 17.1.2020 tarihinde emekli olabilirsiniz.  

(Kaynak: Olay | 26.09.2016)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.