E-Arşiv Fatura ve E-SMM İptal, İhtar/İtirazların GİB’e Bildirimine İlişkin Kılavuz Yayımlandı

ÖZET

526 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile e-Belgelere ilişkin olarak 6102 sayılı Türk Ticaret Kanun'un 18'inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi ile yapılan ihbar veya ihtarlar ile e-Belge iptal işlemlerinin 1 Mayıs 2021 tarihinden itibaren, ebelge.gib.gov.tr adresinde yayınlanacak kılavuzda belirtilen usul, esas ve süreler içinde, elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı bilgi işlem sistemine bildirilmesi zorunluluğu getirilmişti.

Söz konusu "E-ARŞİV UYGULAMALARI (E-ARŞİV FATURA VE E-SMM) İPTAL, İHTAR/İTİRAZ BİLDİRİM KILAVUZU”, ebelge.gib.gov.tr adresinde yayımlandı. Daha sonra 13 Mayıs 2021’de, GİB internet sitesinin e-fatura bölümünde, e fatura portala iptal itiraz ilavesi ve e arşiv fatura raporlamalarına da itiraz raporlaması eklendi.

Gelir İdaresi Başkanlığınca yayımlanan Kılavuzda belirtilen işlemler, Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) işlemleri1 yerine geçmemektedir. Bu işlemler sadece, KEP ya da noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla yapılan itirazların, ayrıca Gelir İdaresi Başkanlığı'na bildirilmesi içindir.

ÖZET

Türk Ticaret Kanunun 18/3 düzenlemesine göre tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarların veya ihtarların noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılacağı belirtilmiştir.

Dolayısıyla, mükelleflerin sadece GİB Kılavuzda belirtilen işlemleri yapmaları, Türk Ticaret Kanunu açısından hüküm ifade etmeyebileceğinden, hak kaybına uğranılmaması için yapılacak itirazlarda öncelikle Türk Ticaret Kanunu hükümlerine uyulması gerektiği ve daha sonra da Kılavuzda belirtilen işlemlerin yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.

e-Belgelere elektronik ortamda iptal/itiraz işlemi yapılabilmesi için; belgeyi düzenleyen satıcı veya duruma göre alıcı tarafından e-Belge Uygulamaları üzerinden iptal/itiraz talebi oluşturulması gerekmektedir. İptal/itiraz taleplerine ilgili faturanın alıcısı/satıcısı tarafından onay verilebildiği gibi, karşı tarafın onaylama zorunluluğu bulunmamaktadır.

Öte yandan 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 18 inci maddesinin 3'üncü fıkrasında; "tacirler arasında, diğer tarafı temerrüde düşürmeye, sözleşmeyi feshe, sözleşmeden dönmeye ilişkin ihbarlar veya ihtarlar noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile yapılır.” hükmü yer almaktadır.

Aynı Kanunun 21'inci maddesinin (2) numaralı maddesinde ise "Bir fatura alan kişi aldığı tarihten itibaren sekiz gün içinde, faturanın içeriği hakkında bir itirazda bulunmamışsa bu içeriği kabul etmiş sayılır” hükmü bulunmaktadır.

Kılavuzda e-Belge uygulamalarına taraf olanların birbirlerine düzenlemiş oldukları e-Arşiv Fatura ve e-SMM belgeleri için sistem üzerinden iptal işlemi gerçekleştirmelerinin mümkün bulunduğu gibi harici itiraz yollarının (noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak kayıtlı elektronik posta sistemi ile) kullanılmasına da engel teşkil etmediği belirtilmektedir. Bu durumda harici yollarla yapılan itiraz işlemlerinin sistem üzerinden bildirilerek alıcı/satıcının onayına sunulması gerekmektedir. e-Arşiv Faturalar ve e-SMM belgeleri sistem üzerinden iptal/itiraz işlemlerinin gerçekleştirilmesi özellikle sistem bilgileri ile beyan, bildirim ve formlardaki bilgilerin uyumluluğunun sağlanması açısından gereklidir.

Kılavuza göre yapılması gereken işlemler aşağıdaki gibidir.

1-) e-Belge (e-Arşiv Fatura, e-Serbest Meslek Makbuzu) İptal Talebi

e-Arşiv Fatura ve e-SMM belgelerinin iptal işlemlerinde 8 günlük sürenin tespiti e-belgenin alıcıya iletilme tarihinden itibaren başlar. İptal işlemi her durumda 8 günlük süre içinde yapılmalıdır. Alıcı ve satıcı tarafından başlatılacak iptal işlemi ve iptal işleminin onaylama/reddetme süreçlerinin detayları aşağıda açıklanmıştır.

1.1. Kendisine Düzenlenen e-Belgeler İçin İptal Talebi Oluşturma:

GİB portal yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura ve e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan (5000/30000 TL üzeri belgeleri GİB portaldan düzenleyen) mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak kendilerine düzenlenen e-Belgeler için "İptal Talebi” oluşturabilirler.

İptal talebi onaylanmışsa ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Sorgulama sonucu iptal talebi reddedildiyse ilgili belge hem alıc satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

1.2. Kendisi Tarafından Düzenlenmiş e-Belgeler Reddetme

GİB Portal Yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura ve e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan (5000/30000 TL üzeri belgeleri GİB portaldan düzenleyen) mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak düzenledikleri e-Belgeler için kendilerine ulaşan iptal taleplerinin "Onaylama/Reddetme” işlemlerini yapabilirler.

Kendisi tarafından düzenlenmiş e-Belge için gelen iptal talebinin kabul edilmesi durumunda;

ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Kendisi tarafından düzenlenmiş e-Belge için gelen iptal talebinin reddedilmesi durumunda;

ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

1.3. Düzenleyen Tarafından İptal Talebi Oluşturma

GİB Portal Yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura ve e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan (5000/30000 TL üzeri belgeleri GİB portaldan düzenleyen) mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak düzenledikleri e-Belgeler için "İptal Talebinde” bulunabilirler.

Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ise Başkanlığa gönderecekleri "İptal Raporu” ile düzenledikleri e-Belgeler için "İptal Talebinde” bulunabilirler. Bu şekilde iptal talebini iletilen durumlar için satıcı tarafından portal üzerinden yapılacak ayrıca bir işlem bulunmamaktadır. Fakat alıcıya bu yol ile iletilen iptal talebine yine GİB Portal üzerinden alıcı tarafından iptal talebi kabul ya da reddetme işlemi yapılabilecektir. İptal talebi onaylanmışsa ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

İptal talebi reddedilmişse ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının san al BS formunda yer alacaktır.

1.4. Adıma Düzenlenen e-Belgeler İçin Gelen İptal Talebini Onaylama / Reddetme

GİB portal yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura ve e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan (5000/30000 TL üzeri belgeleri GİB portaldan düzenleyen) mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak adlarına düzenlenen e-Belgelerin kendilerine ulaşan iptal talepleri için "Onaylama/Reddetme” işlemlerini yapabilirler.

Adlarına düzenlenen e-Belge için gelen iptal talebinin kabul edilmesi durumunda; ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

Adlarına düzenlenen e-Belge için gelen iptal talebinin reddedilmesi durumunda; ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

2-) e-Belge (e-Arşiv Fatura, e-Serbest Meslek Makbuzu) İtiraz Bildirim Talebi

İtiraz bildirim talebini hem satıcı hem de alıcı başlatabilir. TTK kapsamında alıcı ya da satıcı tarafından yapılan itirazların bildirimine ilişkin itiraz işleminin onaylama/reddetme süreçlerinin detayları aşağıda açıklanmıştır.

1.5. Kendisine Düzenlenen e-Belgeler İçin İtiraz Talebi Oluşturma

GİB portal yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura veya e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan (5000/30000 TL üzeri belgeleri GİB portaldan düzenleyen) mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak kendilerine düzenlenen e-Belgeler için ‘İtiraz Talebi’ oluşturabilirler.

“İtiraz Belge Numarası” alanına 6102 sayılı Kanunun 18'inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi ile yapılan işlemler neticesinde oluşacak belgenin numarası girilmelidir.

“İtiraz Belge Tarihi” alanına 6102 sayılı Kanunun 18'inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi ile yapılan işlemler neticesinde oluşacak belgenin tarihi girilmelidir. “İtiraz Yöntemi” alanına 6102 sayılı Kanunun 18'inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi yöntemlerinden hangisi aracılığıyla itiraz işlemi yapılmış ise o yöntem seçilecektir.

Belgeyi düzenleyen mükellefe iletilen talebin onaylanıp onaylanmama durumu, "Adıma Düzenlenen Belgeler” sekmesinden tarih aralığı seçilerek yapılan sorgulamada "İptal/İtiraz Durumu” sütunundan takip edilebilmektedir.

1.6. Kendisi Tarafından Düzenlenmiş e-Belgeler İçin Gelen İtiraz Talebini Onaylama / Reddetme

GİB portal yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura veya e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan (5000/30000 TL üzeri belgeleri GİB portaldan düzenleyen) mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak düzenledikleri e-Belgeler için kendilerine ulaşan itiraz talepleri için "Onaylama/Reddetme” işlemlerini yapabilirler.

İtiraz talebinin kabul edilmesi durumunda;

İtiraz işleminin düzenleyicisi tarafından kabul edilmesi ve bu işlemin belgenin ait olduğu ayı izleyen ayın 20'nci günü sonuna kadar yapılması durumunda ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

İtiraz talebinin süresinde onaylanmaması ya da reddedilmesi durumunda;

İtiraz işleminin düzenleyicisi tarafından kabul edilmemesi ya da itiraz işlemine ilişkin kabul işlemlerinin belgenin ait olduğu ayı izleyen ayın 20'nci günü sonuna kadar yapılmaması durumunda belge, alıcısının sanal BA formunda yer almayacak olup, bununla birli kte itiraz talebini süresinde onaylamayan ya da reddeden satıcının sanal BS formunda yer alacaktır.

1.7. Düzenleyen Tarafından İtiraz Talebi Oluşturma

GİB Portal Yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura ve e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan (5000/30000 TL üzeri belgeleri GİB portaldan düzenleyen) mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak aşağıda belirtilen şekilde düzenledikleri e-Belgeler "İtiraz Talebinde” bulunabilirler.

Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ise Başkanlığa gönderecekleri "İtiraz Raporu” ile düzenledikleri e-Belgeler için "İtiraz Talebinde” bulunabilirler.

1.8. Adıma Düzenlenen e-Belgeler İçin Gelen İtiraz Talebini Onaylama / Reddetme

GİB portal yöntemini kullanan e-Arşiv Fatura veya e-SMM kayıtlı kullanıcısı olan mükellefler mali mühür/elektronik imzaları ile GİB Portal Uygulamasına giriş yaparak, Özel Entegratör ve Entegrasyon Yöntemini kullanan mükellefler ile kayıtlı e-Belge kullanıcısı olmayan (5000/30000 TL üzeri belgeleri GİB portaldan düzenleyen) mükellefler ise İnteraktif V.D kullanıcı kodu ve şifreleri ile 5.000 TL ve 30.000 TL e-Arşiv Fatura Portalına giriş yaparak adlarına düzenlenen e-Belgelerin kendilerine ulaşan itiraz talepleri için "Onaylama/Reddetme” işlemlerini yapabilirler.

İtiraz talebinin kabul edilmesi durumunda;

İtiraz işleminin alıcısı tarafından kabul edilmesi ve bu işlemin belgenin ait olduğu ayı izleyen ayın 20'nci günü sonuna kadar yapılması durumunda ilgili belge hem alıcının sanal BA hem de satıcının sanal BS formunda yer almayacaktır.

İtiraz talebinin süresinde onaylanmaması ya da reddedilmesi durumunda;

İtiraz işleminin alıcı tarafından kabul edilmemesi ya da itiraz işlemine ilişkin kabul işlemlerinin belgenin ait olduğu ayı izleyen ayın 20'nci günü sonuna kadar yapılmaması durumunda belge satıcının sanal BS formunda yer almayacak olup, bununla birlikte itiraz talebini süresinde onaylamayan ya da reddeden alıcının sanal BA formunda yer alacaktır.

Öte yandan yayımlanan Kılavuz vergi uygulamaları açısından yapılması gereken düzenlemeleri içermektedir. Dolayısıyla, mükelleflerin sadece GİB Kılavuzda belirtilen işlemleri yapmaları, Türk Ticaret Kanunu açısından hüküm ifade etmeyebileceğinden, hak kaybına uğranılmaması için yapılacak itirazlarda öncelikle Türk Ticaret Kanunu hükümlerine uyulması gerektiği ve daha sonra da Kılavuzda belirtilen işlemlerin yapılması gerektiği değerlendirilmektedir.

Ayrıca önümüzdeki dönemde Gelir İdaresi Başkanlığı'nın KEP ve Noterlerle bilgi paylaşıma giderek, bu Kılavuzla getirilen ayrıca bildirim yükümlülüğünü ortadan kaldırması beklenmektedir.

(KEP), e-imza ve zaman damgası kullanılarak, bir elektronik postanın iletildiğini garanti altına almayı, gönderen ve alan tarafların kim olduklarının bilinmesini, gönderilen iletinin ne olduğunu, içeriğinin başkalarınca değiştirilmediğini ve gönderim zamanının kesin olarak tespit edilmesini sağlamaktadır. Kayıtlı elektronik posta sisteminde gönderim yapabilmek için elektronik imza sahibi olunması gerekmektedir. Bkz. KAYITLI ELEKTRONİK POSTA SİSTEMİNE İLİŞKİN USUL VE ESASLAR HAKKINDA YÖNETMELİK, 25.8.2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmi Gazete.

526 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğiyle, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine "V.10. e-Belgelere İlişkin İptal/İtiraz, İhbar ve İhtarların Bildirilmesi" başlıklı bölüm eklenmiş olup, söz konusu bölüm uyarınca, 509 Sıra No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğ kapsamında düzenlenen e-Belgelere ilişkin olarak 6102 sayılı Kanunun 18'inci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza kullanılarak KEP sistemi ile yapılan ihbar veya ihtarlar ile e-Belge iptal işlemlerinin 01/05/2021 tarihinden itibaren, ebelge.gib.gov.tr adresinde yayınlanacak kılavuzda belirtilen usul, esas ve süreler içinde, elektronik ortamda Gelir İdaresi Başkanlığı bilgi işlem sistemine bildirilmesi zorunluluğu getirilmiştir.

GİB tarafından Arşiv Uygulamalarında (e-Arşiv Fatura, e-SMM) düzenlenen belgeler için düzenleyicisi ve belgenin muhatabı vergi mükellefiyeti bulunan alıcıları (alıcı VKN veya TCKN bilgisinin belge üzerinde yer alması durumunda) tarafından kullanılması suretiyle, düzenlenmiş belgelerin elektronik ortamda iptal/itiraz talepleri oluşturulması ve iptal/itiraz taleplerinin elektronik ortamda onaylanmasına ilişkin süreçlerin nasıl gerçekleştirileceği ile ilgili “E-ARŞİV UYGULAMALARI (E-ARŞİV FATURA VE E-SMM) İPTAL, İHTAR/İTİRAZ BİLDİRİM KILAVUZU” hazırlanmış ve ebelge.gib.gov.tr adresinde duyurulmuştur.

TÜRMOB

(17.05.2021)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.