ÖZET

:

Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından ortaklaşa çıkarılarak 19 Aralık 2012 tarihli ve 28502 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ ile 13 Aralık 2011 tarihli ve 28141 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan 1 Sıra Numaralı Elektronik Defter Genel Tebliği hükümlerine göre 2018 yılında tutulacak defterler ve tasdik durumları

Kişinin Hukuki Durumu

Tutacağı Defterler

Tacir (Gerçek ve tüzel kişi)

1. Yevmiye defteri,
2. Envanter defteri
3. Defteri kebiri

Şahıs şirketleri

1. Yevmiye defteri,
2. Envanter defteri
3. Defteri kebir
4. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

Anonim şirketler

Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler

1. Yevmiye defteri,
2. Envanter defteri
3. Defteri kebir
4. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
5. Pay defteri,
6. Yönetim kurulu karar defteri

Limited şirketler

1. Yevmiye defteri,
2. Envanter defteri
3. Defteri kebir
4. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
5. Pay defteri
6. Müdürler kurulu defteri (ihtiyari md.11/4)

Devlet, il özel idaresi, belediye ve köy ile diğer kamu tüzel kişileri tarafından kurulan ve tüzel kişiliği bulunmayan ticari işletmeler ile kamu yararına çalışan dernekler ve gelirinin yarıdan fazlasını kamu görevi niteliğindeki işlere harcayan vakıflar tarafından kurulan ticari işletmeler ve bunlara benzeyen ve tüzel kişiliği bulunmayan diğer ticari teşekküller

1. Yevmiye defteri,
2. Envanter defteri
3. Defteri kebir

Madde No

Konusu

2015 Yılında Uygulanan Miktar (TL)

2016 Yılında Uygulanan Miktar (TL)

2017 Yılında Uygulanan Miktar (TL)

MADDE 177-

Bilanço esasına göre defter tutma hadleri

Alış tutarı

160.000

168.000

170.000

Satış tutarı

220.000

230.000

230.000

2- Yıllık gayrisafi iş hasılatı

88.000

90.000

90.000

3- İş hasılatının beş katı ile yıllık satış tutarının toplamı

160.000

168.000

170.000

Mükellefler

Defterler

Birinci sınıf tüccar (Bilanço Esası)

Yevmiye defteri

Defteri kebir

Envanter defteri

İkinci sınıf tüccar (İşletme Esası)

İşletme defteri

İşletmenin faaliyet konusuna göre ayrıca tutulması zorunlu defterler

İmalat defteri

Kombine imalat defteri

Bitim işleri defteri

Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri

Ambar Defteri

Serbest meslek erbabı

Serbest meslek kazanç defteri

Noterler

Özel defterler

Çiftçiler

Çiftçi işletme defteri

Ayrıca tutulabilecek defterler

Banka, banker ve sigorta şirketlerinin gider vergisine ilişkin kayıtları

Damga resmi kayıtları[4]

Menkul ve gayrimenkul sermaye iratlarına ait kayıtlar

Tasdik Durumu

Türk Ticaret Kanunu

Vergi Usul Kanunu

İlk tasdik

İlk açılışta kullanılmaya başlamadan önce tasdik ettirilecek fiziki ortamda tutulan defterler

1. Yevmiye defteri,
2. Defteri kebir,
3. Envanter defteri,
4. Pay defteri,
5. Yönetim kurulu karar defteri
6. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri
7. Müdürler kurulu defteri[5]

1. Yevmiye defteri
2. Envanter defterleri;
3. İşletme defteri
4. Çiftçi işletme defteri;

----

1. İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri;

(Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)

1. Nakliyat Vergisi defteri;
2. Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri;
3. Serbest meslek kazanç defteri;
4. Bu defterler yerine kullanılacak olan defterler

Açılış onayı tasdik zamanı

1. Açılış onayları kuruluş sırasında ve kullanmaya başlamadan önce noter tarafından yapılır.
2. Açılış onaylarının noter tarafından yapıldığı hallerde ticaret sicili tasdiknamesinin noterce aranması zorunludur. Ticaret sicili tasdiknamesinin aslı ibraz edilmek kaydıyla bir örneği noterce saklanır.
3. Ticaret şirketleri dışındaki gerçek ve tüzel kişi tacirlerin kuruluş sırasında yaptıracakları ticari defterlere ilişkin açılış onaylarında ticaret sicili tasdiknamesi aranmaz.
4. Ticaret şirketlerinin ticaret siciline tescili esnasında birinci fıkrada yazılı defterlerin açılış onayları ticaret sicili müdürlükleri tarafından da yapılabilir.

Yeniden işe başlayanlar, sınıf değiştirenler ve yeni bir mükellefiyete girenler işe başlama, sınıf değiştirme ve yeni mükellefiyete girme tarihinden önce;

vergi muafiyeti kalkanlar, muaflıktan çıkma tarihinden başlayarak on gün içinde

Tasdik Durumu

Türk Ticaret Kanunu

Vergi Usul Kanunu

İzleyen dönemler

Açılış onaylarının her hesap dönemi için yapılması zorunlu defterler

1. Yevmiye defteri,
2. Defteri kebir,
3. Envanter defteri 
4. Yönetim kurulu karar defteri

---

Müdürler kurulu defteri

1.   Yevmiye defteri

2.   Envanter defterleri;

3.   İşletme defteri

4.   Çiftçi işletme defteri;

---

5.   İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri;

(Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)

6.   Nakliyat Vergisi defteri;

7.   Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri;

8.   Serbest meslek kazanç defteri;

9.   Bu defterler yerine kullanılacak olan defterler

İzleyen hesap dönemlerinde  açılış onayı yaptırılmaksızın kullanılmaya devam edilebilecek defterler[6]

(yeterli yaprakları bulunması kaydıyla)

1. Pay defteri
2. Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayı zamanı

İzleyen faaliyet dönemlerindeki açılış onayları ise defterlerin kullanılacağı faaliyet döneminin ilk ayından önceki ayın sonuna kadar noter tarafından yapılır.

Öteden beri işe devam etmekte olanlar defterin kullanılacağı yıldan önce gelen son ayda

Yaprakları bulunması halinde yeni hesap döneminin ilk ayı içerisinde onay yenilemek suretiyle kullanılacak defterler

1. Yönetim kurulu karar defteri,
2. Yevmiye defteri,
3. Envanter defteri
4. Defteri kebir

---

Müdürler kurulu defteri

1.   Yevmiye defteri

2.   Envanter defterleri;

3.   İşletme defteri

4.   Çiftçi işletme defteri;

---

5.   İmalat ve İstihsal Vergisi defterleri;

(Basit İstihsal Vergisi defteri dahil)

6.   Nakliyat Vergisi defteri;

7.   Yabancı nakliyat kurumlarının hasılat defteri;

8.   Serbest meslek kazanç defteri;

9.   Bu defterler yerine kullanılacak olan defterler

Onaya tabi defterlerin hesap dönemi içinde dolması dolayısıyla veya başka sebeplerle yıl içinde yeni defter kullanılması

Kullanmaya başlamadan önce

Kullanmaya başlamadan önce

Tasdik Durumu

Türk Ticaret Kanunu

Vergi Usul Kanunu

Kapanış tasdiki

Kapanış onayına tabi defterler

1. Yevmiye
2. Yönetim kurulu karar defterleri

---

Müdürler kurulu defteri

-

Kapanış onayı zamanı

Yevmiye Defteri; izleyen hesap döneminin altıncı ayı (30 Haziran 2018)

Yönetim kurulu karar defteri izleyen hesap döneminin birinci ayının sonu (31 Ocak 2018)

Vergi Usul Kanunu’nun 13 üncü ve 15 inci maddesi uyarınca Maliye Bakanlığı tarafından mücbir sebep halinin ilan edildiği yerlerde, defterlerin kapanış onayları, mücbir sebebin sona erdiği tarihi takip eden ayın sonuna kadar yapılabilir

-

Defter

Asgari Olması Gereken Bilgiler

Yevmiye defteri

a) Madde sıra numarası,

b) Tarih,

c) Borçlu hesap,

ç) Alacaklı hesap,

d) Tutar,

e) Her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları.

Defteri kebir

a) Tarih,

b) Yevmiye defteri madde sıra numarası,

c) Tutar,

ç) Toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri.

Envanter defteri

Taşınmazların, alacakların, borçların, nakit para tutarının ve varlıklar ile borçların değerleri

Pay defteri

a) Pay sahibinin adı soyadı veya unvanı,

b) Pay sahibinin iletişim bilgileri,

c) Varsa pay üzerindeki intifa hakkı sahiplerinin adı soyadı veya unvanı ve intifa hakkı sahibi oldukları paylar,

ç) Varsa intifa hakkı sahiplerinin iletişim bilgileri,

d) Payın nominal değeri,

e) Sahip olunan pay sayısı ve toplam tutar,

f) Payın tertibi,

g) Payın edinme tarihi,

ğ) Deftere kayıt tarihi,

h) Payın senede bağlanıp bağlanmadığı ve türü,

ı) Payın edinimi ve devrine ilişkin gerekli açıklamalar.

Genel kurul toplantı ve müzakere defteri

Tüzel kişi tacirlerin genel kurul toplantılarında görüşülen hususların ve alınan kararlar

(Genel kurul toplantı ve müzakere defteri, şirket genel kurul toplantısı yapılırken genel kurulda sorulan sorular, verilen cevaplar, sunulan önergeler, alınan kararlar işlenerek düzenlenebileceği gibi hazırlanan toplantı tutanağının deftere yapıştırılması şeklinde de tutulabilir.)

Kollektif ve komandit şirketlerde yönetimle görevlendirilen ortağın veya ortakların yahut bütün ortakların şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar da genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilir.

Müdürler kurulu karar defteri

Limited şirketlerde müdür veya müdürler kurulunun şirket yönetimi ile ilgili olarak aldığı kararlar genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilebileceği gibi ayrı bir müdürler kurulu karar defteri de tutulabilir. Müdürler kurulu karar defterinin tutulması halinde açılış ve kapanış onayları dahil olmak üzere yönetim kurulu karar defterine ilişkin hükümler uygulanır. Kararların genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilmesi halinde 10 uncu maddenin ikinci fıkrasında belirtilen hususların yazılması zorunludur. Ayrı bir müdürler kurulu karar defteri tutulması halinde müdür veya müdürler kurulu kararları genel kurul toplantı ve müzakere defterine kaydedilemez.

Türk Ticaret Kanunu’na Göre

Vergi Usul Kanununa Göre

10 yıl

5 yıl

Her tacir; tutmakla yükümlü olduğu ticari defterleri ve bu defterlere yapılan kayıtların dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde on yıl saklamakla yükümlüdür. Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı veya muhasebe belgelerinin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar.

Zamanaşımı süreleri dikkate alınarak

Örn.  Yıllara yaygın inşaat işinde hesap dönemi bütünlüğü dikkate alınmalıdır.

Elektronik ortamda defter tutmak zorunda olanlar

a) 4/12/2003 tarihli ve 5015 sayılı Petrol Piyasası Kanunu kapsamında madeni yağ lisansına sahip olanlar ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 25 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. (421 seri No’lu VUK Genel Tebliği ile)

b) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları imal, inşa veya ithal edenler ile bunlardan 2011 takvim yılında mal alan mükelleflerden 31/12/2011 tarihi itibariyle asgari 10 Milyon TL brüt satış hasılatına sahip olanlar. (421 seri No’lu VUK Genel Tebliği ile)

c) 2014 veya müteakip hesap dönemleri brüt satış hasılatı 10 Milyon TL ve üzeri olan mükellefler. (454  seri No’lu VUK Genel Tebliği ile)

d) 6/6/2002 tarihli ve 4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli I sayılı listedeki malların imali, ithali, teslimi vb. faaliyetleri nedeniyle Enerji Piyasası Düzenleme Kurumu (EPDK)'ndan lisans alan mükellefler. (Bayilik lisansı olanlar, münhasıran bu lisansa sahip olmaları nedeniyle bu bent kapsamında değerlendirilmeyecektir.) (454  seri No’lu VUK Genel Tebliği ile)

e) Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli III sayılı listedeki malları imal, inşa ve ithal eden mükellefler. (454  seri No’lu VUK Genel Tebliği ile)

Elektronik ortamda defter tutmaya geçiş zamanı

Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayı içerisinde başvuran (a) ve (b) bendindeki mükellefler 1/1/2015 tarihinden başlamak üzere elektronik defter tutmaktadırlar,

Elektronik defter uygulamasına 2014 Aralık ayından önce başvuran (a) ve (b) bendindeki mükellefler 2014 Aralık ayından başlamak üzere elektronik defter tutmaktadırlar,

Buna karşılık;

• (c) bendindeki şartı, 2014 hesap döneminde sağlayan mükellefler 1/1/2016 tarihinden itibaren, 2015 veya müteakip hesap dönemlerinde sağlayan mükellefler ise ilgili hesap dönemine ilişkin gelir/kurumlar vergisi beyannamesinin verileceği tarihi takip eden hesap döneminin başından itibaren,

• (d) ve (e) bentlerinde sayılanlardan 20/06/2015 tarihinden önce lisans alan veya mükellefiyet tesis ettiren mükellefler 1/1/2016 tarihinden itibaren, 20/06/2015 tarihinden sonra lisans alan veya mükellefiyet tesis ettirenler ise, lisans aldıkları ya da mükellefiyet tesis ettirdikleri tarihi izleyen hesap döneminin başından itibaren,

Elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır.

Bununla birlikte, lisans ya da mükellefiyet tesis tarihi ile izleyen hesap dönemi arasındaki sürenin üç aydan kısa olması halinde isteyen mükellefler bir sonraki hesap döneminin başından itibaren elektronik defter tutabilecekler ve e-Fatura uygulamasına geçebileceklerdir.

10/12/2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının elektronik fatura uygulamasına geçme yararlanma ve elektronik defter tutma zorunluluğu bulunmamaktadır.

Elektronik fatura ve elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev'i) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev'i) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler de e-Fatura uygulamasına geçmek ve elektronik defter tutmak zorundadır. Bu durumda uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.

Elektronik Ortamda Tutulacak Defterler

Başlangıç aşamasında yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik defter kapsamında tutulması öngörülmüş olup, ilerleyen dönemlerde diğer yasal defterlerle ilgili duyuru yapılacağı belirtilmiştir.

Elektronik Defterlerin Tutulması ve Oluşturulması

Elektronik ortamda defter tutacak mükellefler duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler itibarıyla elektronik defterlerini oluşturmaya ve saklamaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterlerini kâğıt ortamında tutamazlar.

Elektronik defter tutma sürecinde hesap döneminin ilk ayının beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçer.

Uygulamadan yararlananlar, aylık dönemler itibarıyle oluşturdukları elektronik defterler için, aşağıda yer alan adımları izleyerek berat almak ve bunları istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.

Gerçek kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza veya mali mühür ile imzalar.

Tüzel kişiler elektronik defterlerini, ilgili olduğu ayı takip eden üçüncü ayın son gününe kadar (Hesap döneminin son ayına ait defterler kurumlar vergisi beyannamesinin verildiği ayın son gününe kadar) kendilerine ait mali mühür ile onaylar.

İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyaları oluşturulur ve bu dosyalar Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile GİB’in onayına sunulur.

GİB mali mührünü de içeren beratlar elektronik defter tutanlar tarafından indirilerek istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu elektronik defterler ile birlikte muhafaza edilir.

Aylık dönem, sadece onaya sunulan ayın defter kayıtlarını ifade etmekte olup, önceki aylara ait kayıtları içermez. Hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde de elektronik defter tutmaya başlanabilir. Ancak hesap dönemi veya takvim yılı içerisinde elektronik defter tutmaya başlayanlar, başladıkları tarihi izleyen bir aylık süre içerisinde eski defterlerine kapanış tasdiki yaptıracaklardır.

Yukarıda sayılan adımların neticesinde oluşturulan elektronik defterler, GİB tarafından onaylanan beratları ile birlikte Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.

Elektronik Defterlerin Muhafazası ve İbrazı

Elektronik defter oluşturma konusunda izin alanlar, muhafaza ve ibraz ödevlerini yerine getirirken aşağıdaki hususlara uygun hareket etmek zorundadırlar:

a) Elektronik defterler, istenildiğinde ibraz edilmek üzere ilgili olduğu beratları ile birlikte muhafaza edilmek zorundadır.

b) Elektronik defterler ile beratlarının veri bütünlüğünün sağlanması ile kaynağının inkâr edilmezliği, güvenli elektronik imza veya mali mühür ile garanti altına alındığı için elektronik defterler kâğıt ortamında saklanmayacaktır.

c) Defterlerini elektronik ortamında tutanlar, elektronik defterlerini ve ilgili beratlarını vergi kanunları, Türk Ticaret Kanunu ve diğer düzenlemelerde yer alan süreler dâhilinde elektronik, manyetik veya optik ortamlarda muhafaza ve istenildiğinde elektronik, manyetik veya optik araçlar vasıtasıyla eksiksiz ve okunabilir şekilde ibraz etmekle yükümlüdür.

ç)  Muhafaza ve ibraz yükümlülüğü, elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan (elektronik imza ve mali mühür değerleri dâhil)  her türlü elektronik kayıt ve veri ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntüleyebilmeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi sağlayacak biçimde yerine getirilmelidir.

d) Elektronik defterler ve beratların elektronik defter izni verilenlerin kendilerine ait bilgi işlem sistemlerinde muhafaza edilmesi mecburi olup, üçüncü kişiler nezdinde ya da yurt dışında muhafaza işlemi Başkanlık ve Genel Müdürlük açısından herhangi bir hüküm ifade etmemektedir. Muhafaza yükümlülüğünün Türkiye Cumhuriyeti sınırları içerisinde ve Türkiye Cumhuriyeti kanunlarının geçerli olduğu yerlerde yerine getirilmesi zorunludur.

Elektronik defter uygulamasında ihtiyarilik

Elektronik defter tutmak zorunda olan mükelleflerden mal veya hizmet alan ve belirlenen hadlerin altında kalan mükellefler de istemeleri halinde elektronik defter ve elektronik fatura uygulamalarından yararlanabileceklerdir.

Elektronik defter tutanların kağıt ortamında defter tutmaları

Elektronik defter tutma zorunluluğu getirilen mükellefler kâğıt ortamında defter tutamazlar. Bu mükelleflerin kâğıt ortamında defter tutmaları halinde hiç defter tutmamış sayılmayacakları belirtilmektedir.