Mehmet Cevat Kerem
Serbest Muhasebeci Mali Müşavir
cevat.kerem@gmail.com

İşletmelerin Dikkat Etmeleri Gereken Kurallar

Son zamanlarda başta maliye olmak üzere birçok devlet kurumu sıkı denetimlere başladıkları görülmektedir. İşverenlerin uygulamada sıkıntı ile karşılaşmamaları için dikkat etmeleri gereken bazı kuralları naçizane izah etmek istiyorum.

İlk olarak bu işleri yapacak ekipten başlamak üzere kaliteli ve bilgili çalışanları istihdam etmeleri ile yola başlamaları gerekmektedir.

Ön Muhasebeci ve İnsan Kaynakları sorumlusu olarak işe aldığınız kişinin bu işe yeteneğinin olup olmadığını, bilgi ve birikiminin buna yeterli olup olmadığı hususlarının kontrol edilmesi, ona göre işe başlamaları çok önem arz etmektedir. Yeterli deneyim ve bilgisi olmayan kişilerin bu alanda istihdam edilmesi, hem mali müşavirinize hem de size çok zorluk çıkaracak ve işlerin zamanında düzgün yapılmasına engel teşkil edecektir.

1-İleride doğabilecek anlaşmazlıkların önceden giderilmesi amacıyla yapacağınız her türlü ödeme karşılığında mutlaka makbuz isteyiniz,

2-Aynı gün içinde bir veya birden fazla her türlü mal alış veya satışlarınıza ait fatura toplamının 7.000,00.- TL veya üzerinde bir rakam olması halinde, söz konusu fatura ödemelerinizin mutlaka banka, PTT veya Finans kurumları aracılığıyla ödenmesi, çek veya senetle yapılan tahsilat veya ödemelerde ise söz konusu çek, senet Veya Banka Dekontlarının fotokopisinin faturaya eklenmesi gerekmektedir.

Özellikle ödeme dekontların veya çeklerin muhasebeye bildirilmesi alışkanlığının olmadığını, çok azının geldiğini, gelenlerinde birçoğunun zamanında gönderilmediği görülmektedir. Muhasebe işlemlerinde zaman ve dönemler çok önemlidir. Zamanında gelmeyen bir evrakın telafisi sonradan mümkün olamamaktadır.

Ödeme kuralına uymamanın cezası;  işleme konu tutarın % 5''i nispetinde özel usulsüzlük cezası kesilecektir.

3-Yapacağınız her türlü mal veya hizmet Alış-Satışlarınızı Fatura vb. belgelerle belgelendirmeniz, özellikle Pos cihazlarıyla yaptığınız her türlü satışlarınız için mutlaka (Fatura, Yazarkasa Fişi, Parkende Satış Fişi) kesmeniz gerekmektedir. (V.U.K. 353 Madde Gereği)

4-Bir defada kesilecek azami Yazar Kasa Fişi Tutarı (01.01.2024 Tarihinden İtibaren) 6900,00.-TL dir. Bu rakamın üzerindeki satışlarda mutlaka fatura düzenlenmesi gerekmektedir. (V.U.K. 232 Madde Gereği)

5-İşyerinizde sürekli olarak; Vergi Levhanızın, Yazar Kasa Levhasının , (Yazar Kasa Kullananlar İçin), Sigortalı Hizmet Listesinin,  (Sigortalı İşçi Çalıştıranlar İçin) İŞ yerinde bulundurulması gerekmekte, bulundurulmaması durumunda ise Yukarda belirtilen cezai müeyyidelerle karşılaşılacağınızın bilinmesi gerekmektedir.(V.U.K. 353 Madde Gereği) ve (5510 S.K 86 Madde Gereği).Ayrıca işyerinde asgari ücret uygulanmaktadır yazısı, görünür bir yere asılması gerektir.

6-İşyeri kira tahsilatı veya ödemelerinin 01.11.2008 tarihinden itibaren Banka veya PTT aracılığıyla ödenmesi zorunlu olduğundan kira ödemelerin mutlaka bu kurumlar aracılığıyla yapılmasının gerektiği bilinmelidir.

7-E faturaya ve E irsaliye ye geçeme şartı olan firmaların gerekli girimleri zaman kaybetmeden yapmaları gerekmektedir. Fatura kesilirken fatura tarihlerine dikkat edilmeli ileri geri olacak tarihler atılmamalı, aynı şekilde alırken de buna dikkat edilmeli ve fatura şekil şartlarına uygun olması gereklidir. Sevk irsaliyeli faturalarda mutlaka sevk tarihi ve saatinin girilmesi gereklidir. Sevk irsaliyesinde yada irsaliyeli faturalarda tarih, saat bölümlerinin girilmemesinin cezası fatura tutarının %10 kadar özel usulsüzlük cezası kesilmesine neden olunmaktadır.

Bir mal ve hizmetin tesliminden itibaren 7 gün içerisinde faturası kesilmelidir. Özellikle ihaleli işleri yapan firmalar bu işlerle ilgili olarak almış oldukları hizmet faturaları tevkifatlı olarak almalıdırlar. Birde kendilerine kesilen faturaların ihaleli işin bitim tarihinden önce olması önem arz etmektedir. Yani işin bitim tarihinden sonra fatura alınmamalıdır. Özellikle mal alış faturalarının mutlaka ama mutlaka irsaliyeli fatura olması yada düz fatura ise yanında, taşıma irsaliyesi, kantar fişi ve sevk irsaliyesinin alınması gerekmektedir.

8) İşyerlerinizde çalıştırmakta olduğunuz işçi sayısına bakılmaksızın, İşçilerle ilgili Maaş, Avans, Tazminat vs. Her türlü Ödemeyi Banka veya PTT yoluyla yapmak zorunda hale gelmiştir.

9) İşyerinde çalışmakta olan işçilerle ilgili Özlük Dosyalarının hazırlanması zorunludur. (4857 sayılı İş Yasası,75.Madde gereği)Bu dosyalar kırtasiyelerde temin edilebilir. Dosyada istenen evraklar hazırlanarak dosyalanmalıdır.

10)  İşçilerin Çalışmazlık Raporu Almaları halinde Raporun Bitim Tarihinden İtibaren En geç 5 gün içinde SGK sistemine girilmek üzere mali müşavirinize bildirilmesi gerekmektedir.(SGK-2010/66 Nolu genelge)

İşçilerin almış oldukları raporların rapor bitim tarihinden itibaren 5 gün içinde sisteme girilmemesi durumunda ,bunun ssk tarafından tespit edilmesi durumunda asgari ücretin yarısı kadar ceza kesilmektedir.süresi geçtikten sonra ssk tarafından  tespit edilmeden sisteme girilmesi durumunda ise asgari ücretin 10 da biri oranında ceza kesilmektedir.

 11) 1 Ocak 2014 tarihi itibariyle işyerleri tehlikeli ve çok tehlikeli sınıfında yer alan işyerleri -işçi sayısı     

 kaç olursa olsun- iş sağlığı ve güvenliği personeli çalıştırmak zorundadırlar. Bu personel işyeri hekimi,

 iş güvenliği uzmanı ve diğer sağlık personelinden oluşuyor.

12-Her ayın 1 ile 15’i arası önceki aya ait her türlü alış-satış faturalarınız ile gider faturalarınızın hazırlanması, bu tarihler arasında söz konusu faturalar işlenmek üzere mali müşavirinize gönderilmesi sağlanmalıdır. Faturaların Muntazam olarak Muhafaza edilip dış muhasebeye iletilmesi önemli bir husustur. Bu bağlamda işyerinizde fatura unutmamaya dikkat edilmeli, Unutulan faturalar acilen muhasebeye bildirilmelidir.

13-Şirket veya Ticari Banka Hesaplarınızda Mümkün olduğunca şahsi(Ticari Olmayan) işlemlerin yapılmamasına dikkat edilmelidir. Şahsi İşlemlerinizi Şahsınız Adına açtırdığınız hesaplarda takip etmeniz daha uygun olacaktır. Her ne kadar şirket ortağı olsanız bile, ortakların şirket paralarını kullanmaları vergi yasaları açısından suç teşkil etmektedir. Yani ortaklar şirketin parasını diledikleri gibi kullanamazlar..

14-Her türlü mali konuda karar vermeden evvel veya size tebliğ edilen her türlü mali yazışmalardan anında MALİ MÜŞAVİRİNİZE haber verilmesi, yapılacak hatalı işlemin önüne geçilmesini sağlayacaktır.

15-Stoklara dikkat edilmeli stokta olmayan yani girişi olmayan malın çıkışı yapılmamalıdır. Mükellef her geçici vergi döneminde kendi stoğunu hesaplamalı bunu muhasebeye bildirmelidir.

16-Banka hesap ekstreleri her ayın 1-31 günlerini kapsayacak şekilde mutlaka ama mutlaka faturalar ile birlikte muhasebeye gönderilmelidir.

Yıl sonunda muhasebe kayıtlarınızdaki banka tutarları ile bankalardaki para tutarlarınız birbiri ile uyumlu olması gerekir. Aksi taktirde fazla olan paraya adat faizi uygulayarak şirket ortağına % 20 KDV üzerinden fatura kesilmesi icap etmektedir.

17-Şirketin banka hareketlerine dikkat edilmesi gerekir. Çünkü bankalar bu bilgileri gelir idaresine aktarmaktadır. Gelir İdaresi kurmuş olduğu bir sistemle muhasebecinin göndermiş olduğu beyannameler ile bankalardan gelen bilgiler ışında mükellefleri 3 gruba ayıracak, buna göre riskli, orta ve iyi derecede mükellef gruplarını belirlemekte.

Özellikle bankalardan alınan kredilerin mutlaka zamanında muhasebeye bildirilmeli ve kayıtlara alınması sağlanmalıdır. Alınan kredilerin kayıtlara alınmamasının çok büyük riskleri vardır. Örneğin alınan kredinin kayıtlara alınmamsı sonucu şirkete büyük miktarda vergi cezasına sebebiyet verileceği unutulmamalıdır.

 18-ticaret yapanlar mümkün olduğunca hamiline çek kullanmamalıdır. Çünkü bu çekleri bankalar gelir idaresine bildirmektedirler. Birde vergi kaydı olmayan şahıslar üzerinden bankalarda yapılan para hareketlerine dikkat edilmelidir. Bununla ilgili gelir idaresinden bilgi talep edildiği zaman gerekli açıklanmanın yapılmaması durumunda büyük sorunlar ortaya çıkacaktır.

19-şirket ortakları şirket hesaplarını kendi şahsi harcamaları için kullanmamalı, aynı şekilde de şahsi hesaplarını da şirkete kullanmamalıdırlar. Yani şirket benimse istediğim gibi kullanırım mantığı terk edilmelidir..

20-vergi-ssk gibi konularda mutlaka muhasebe ile istişare edilerek karar alınmalıdır. SSK borcu olanlar SSK yı gider olarak kullanmamaları gerekmektedir.

21-SSK dosyaları 5510 sayılı yasa ile diğer teşvikli kanunlardan faydalananlar borçlarını mutlaka zamanında ödemelidirler.aksi halde indirim tutarının tamamı geri alınmaktadır. AYRICA; YATIRIM TEŞVİK BELGESİ KAPSAMINDA SSK DESTEĞİNDEN FAYDALANAN FİRMALARIN FAYDALANDIKLARI DÖNEM İÇİN SSK BORÇLARININ YANINDA VERGİ DAİRESİ VE DİĞER KURUMLARADA HERHANGİ BİR BORCUNUN OLMAMASI GEREKMEKTEDİR.

22-Yeni  Türk Ticaret Kanununa göre limited şirketlere de genel kurul yapma zorunluluğu getirilmiştir. Genel kurullarını yapmayan şirketler şirket ana sözleşmelerinde herhangi bir değişiklik yapmak istediklerinde mutlaka genel kurulunu yapmış olmaları icap etmektedir.

23-İhaleli işlerde SSK dosyası açılması için, ihale sözleşmesi, yer teslim tutanağı mutlaka muhasebeye teslim edilmelidir. Aynı şekilde yapılan ihaleli işin bittiğini gösteren geçici kabul tutanağı da aynı şekilde muhasebeye zamanında teslim edilmelidir.

24-işe giriş ve çıkışlar için telefon ile verilen sözlü talimatlar yerine, mutlaka mail ile muhasebeye gönderilmelidir. İşe giriş için işçinin adı soyadı  TC no su  adresi mesleğini belirtilecek şekilde yazılıp gönderilmelidir.

03.06.2024

Kaynak: www.MuhasebeTR.com
(Bu makale kaynak göstermeden yayınlanamaz. Kaynak gösterilse dahi, makale aktif link verilerek yayınlanabilir. Kaynak göstermeden ve aktif link vermeden yayınlayanlar hakkında yasal işlem yapılacaktır.)

>> Duyurulardan haberdar olmak için E-Posta Listemize kayıt olun.

>> Uygulamalı Enflasyon Muhasebesi (171 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> SGK Teşvikleri (150 Sayfa) Ücretsiz E-Kitap: hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Apple Store 'dan hemen indir.

>> MuhasebeTR mobil uygulamasını Google Play 'den hemen indir.